Video "Dokumentenvorlage Brief"

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Vorwort

Das Video "Brief als Dokumentenvorlage erstellen" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details bietet. Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version LibreOffice 5.2. Die Beschreibung erläutert, wie eine Dokumentenvorlage in Writer erstellt wird, die für Briefe verwendet wird.

Link zum Video

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Wozu eine Domkumentenvorlage als Brief

Wer häufiger Briefe schreiben muss oder will möchte nicht jedesmal ausprobieren, wo die besten Positionen für Absender, Datum und Anschrift sind. Außerdem wäre es schön, wenn der Brief den Absender und die Anschrift für einen Briefumschlag im Format: "DL (DIN-Lang) - 220/110 mm" Briefumschlag - Wikipedia mit Fenster am richtigen Platz hätte. Desweiteren Faltmarken für den Briefumschlag und eine Marke für die Lochung. Dies können wir alles in einer Dokumentenvorlage festlegen.

Brief als Dokumentenvorlage erstellen

Diese Beschreibung erläutert, wie eine Dokumentenvorlage in Writer erstellt und für Briefe verwendet wird.

Im vorgegebenen Anschriftenfeld in Tabellenform passen die 9 Zeilen nicht komplett in Größe 12 pt hinein.
Hier darf in der Vorlage die Größe auf 11 pt eingestellt werden. Im normalen Text wird Größe 12 pt verwendet.

Seite formatieren

Formatieren entsprechend Video

Dazu öffnen wir Writer. Die Seitenränder passen wir über das Menü Format ▸ Seite und sich öffnender Dialogbox "Seitenvorlage: Standard" an. Für "Links"=2,00 cm, "Rechts"=1,25 cm, "Oben"=1,00 cm, "Unten"=1,50 cm und klicken auf OK.

Hinweis: Diese Vorlage entspricht zur Zeit nicht der DIN 5008.

Formatieren entsprechend DIN 5008

Hier wird alternativ beschrieben, wie eine entsprechende Seite nach DIN 5008 (Wikipedia) erstellt wird. Dazu öffnen wir Writer.
Die Seitenränder passen wir über das Menü Format ▸ Seite an. Für "Links"=2,41 cm, "Rechts"=2,00 cm, "Oben"=1,69 cm, "Unten"=2,00 cm und klicken OK.

Die Seitenränder müssen nicht millimetergenau eingestelt werden. Es besteht die Möglichkeit die Ränder auf einstellige Kommawerte zu runden (definieren): 2,4 oder 2,5 cm für "Links", 1,70 cm für "Oben". In der Kopfzeile wird von oben gemessenen Rand die Differenz zum gesamten oberen Briefkopf, der in der DIN 5008 mit 4,5 cm vorgegeben ist, der Wert 2,80 oder 2,81 cm eingestellt. Der Rechte Rand steht standardmäßig auf 2,00 cm und kann bei viel Text auf bis 0,81 cm ausgeweitet werden. Der untere Rand ist in der DIN nicht definiert. Er kann bei Standard 2,00 cm eingestellt werden, aber nicht kleiner als 1,5 cm. Wird eine zusätzliche Fußzeile benötigt muss dieser Wert in der Fußzeilenhöhe wie bei der oberen Differenz berücksichtigt werden. So wird z. B. der untere Rand auf 1,5 cm und die Höhe der Fußzeile ebenfalls auf 1,5 cm festgelegt.

Dies hat auch einen Grund. Einige Drucker können im Textprogramm nicht den ganzen Rand bedrucken. Ist der Rand z. B. unten oder rechts zu schmal eingestellt, wird der Text eventuell abgeschnitten, also teilweise verschwindet durch die Maße eine ganze Zeile. Hier kann man die automatische Korrektkur benutzen, dann springt der Wert auf 1,46 cm. Daher kommt auch der Wert von 1,5 cm.

Allgemein wird im Schriftverkehr die Form B (Wikipedia) verwendet. Bei der Form A (Wikipedia) beträgt die Kopfzeile 2,7 cm. Dazu muss die Höhe der Kopfzeile dann auf 1,01 bzw. 1,00 cm eingestellt werden.

Zwei Leerzeilen einfügen

Wir fügen zunächst zwei Leerzeilen ein.

Tabelle einfügen

Für den Briefkopf fügen wir eine Tabelle ein. Wir setzen den Cursor wieder an die linke oberste Position. Wir wählen das Menü Tabelle ▸ Tabelle einfügen…. In der Dialogbox "Tabelle einfügen" geben wir ein: "Spalten=" 1, "Zeilen=" 3 und klicken auf Einfügen. Wir haben nun drei Tabellen-Zeilen, die wir für unsere Zwecke noch anpassen.

Tabelle anpassen – erste Zeile

Wir markieren die erste Zeile und wählen Tabelle ▸ Zellen teilen…. In der Dialogbox bei "Teilen", "Zeile teilen in" geben wir 3 ein, machen ein Häkchen bei "Richtung", "Gleichmäßig teilen", wählen "Vertikal" und OK. Im nächsten Schritt passen wir die Zeilenhöhen an. Wir klicken mit der rechten Maustaste in die erste Zeile und wählen Größe ▸ Zeilenhöhe…. In der Dialogbox "Zeilenhöhe" geben wir bei "Höhe" 3,6 cm ein und entfernen den Haken bei "dynamisch anpassen" und klicken OK.

Tabelle anpassen – zweite Zeile

Wir klicken mit der rechten Maustaste in die zweite Zeile und wählen Größe ▸ Zeilenhöhe…. In der Dialogbox "Zeilenhöhe" geben wir bei "Höhe" 0,65 cm ein und entfernen den Haken bei "dynamisch anpassen" und klicken OK.

Tabelle anpassen – dritte Zeile

Wir klicken mit der rechten Maustaste in die dritte Zeile und wählen Größe ▸ Zeilenhöhe…. In der Dialogbox "Zeilenhöhe" geben wir bei "Höhe" 5,5 cm ein und entfernen den Haken bei "dynamisch anpassen" und klicken OK.
Damit haben wir die Tabelle in Form gebracht, die Absender, Datum und Anschrift aufnehmen soll.

Tabelle anpassen – Schriftart und Größe

In unserem Beispiel markieren wir nun die Tabelle über Tabelle ▸ Auswählen ▸ Tabelle. Wir geben die Schriftart "Arial, 11 pt" vor.

Tabelle Zeile_1 – Absender und Datum schreiben

Absender schreiben

Wir setzen den Cursor in Zeile_1, in das rechte Tabellenfeld. Wir schreiben unseren Absender, z.B.: "Max Mustermann, Klonstraße 33,12345 Musterhausen" – (untereinander). Wir setzen eine Leerzeile, dafür betätigen wir zweimal die Return-Taste.

Datum schreiben/einfügen

Wir schreiben "Datum", betätigen Return und wählen Einfügen ▸ Feldbefehl ▸ Weitere Feldbefehle…. In der Dialogbox "Felder" wählen wir Datum ▸ Datum (fix) ▸ 31.12.1999 und Einfügen.

Tabelle Zeile_2 – Absender schreiben

Wir setzen den Cursor in Zeile_2 und schreiben wieder unseren Absender, z.B. "Max Mustermann, (zwei Leerzeichen), Klonstraße 33, (zwei Leerzeichen), 12345 Musterhausen". Wir markieren den Absender und wählen Schriftgröße 8 pt aus. Wir setzen den Cursor jeweils in die Mitte der zwei Leerzeichen und wählen Einfügen ▸ Sonderzeichen - Schriftart "Windings". In der Dialogbox "Sonderzeichen" klicken wir auf das Zeichen, den zentrierten Punkt (•), (in der achten Zeile = Hexadezimal: U+ F09E) und klicken auf Einfügen oder (ALT+0149=•).

Tabelle Zeile_3 – Anschrift schreiben

Wir setzen den Cursor in Zeile_3 und schreiben die Briefanschrift (hier als Platzhalter), "- anrede, - vorname - name, - strasse - hnr, - plz - ort".

Tabelle-Umrandung -ohne-

Wir klicken mit der rechten Maustaste beliebig in die Tabelle und wählen Tabelleneigenschaften…. Wir wählen den Tab "Umrandung" und klicken bei "Standard" auf das linke Symbol und OK. Damit ist die Tabelle quasi unsichtbar geworden.

Brieftext schreiben

betreff (Platzhalter)

Wir setzen den Cursor direkt unterhalb der Tabelle (wir orientieren uns links am Lineal) und schreiben: "betreff" (in "fett")

Das Wort "betreff" ist hier nur als Platzhalter gedacht. In einem Betreff im Brief wird heutzutage das Wort "Betreff:" grundsätzlich nicht mehr vorangestellt.

Sehr geehrte…

Zwei Leerzeilen einfügen und wir schreiben: "Sehr geehrte Damen und Herren,"

text, text, text (Platzhalter)

Eine Leerzeile einfügen und wir schreiben: "text text text" - (dies ist der Platzhalter für den späteren Text).

Für Ihre…

Eine Leerzeile einfügen - und wir schreiben: "Für Ihre Bemühungen vielen Dank im Voraus."
Wenn diese Zeile nicht benötigt wird, kann sie natürlich entfernt werden.

Mit freundl…

Eine Leerzeile einfügen und wir schreiben: "Mit freundlichen Grüßen."

Max Must…

Da drunter schreiben wir: "Max Mustermann"

Brieftext auf Schriftgröße 12 pt setzen

Wir markieren den Text ab "betreff" - bis zum Ende - und wählen Schriftgröße 12 pt.

Falz- und Lochmarken setzen

Symbolleiste Zeichnung

Nun setzen wir noch Falz- und Lochmarken. Dazu benötigen wir die Symbolleiste "Zeichnung".

Linie_1 ziehen und Werte eingeben

Wir wählen Linie - und ziehen eine waagerechte Linie, etwa 0,5 cm vom linken Rand und 1,0 cm oberhalb von "betreff", mit einer Breite von ca. 0,5 cm. Wir klicken mit der rechten Maustaste auf die Linie und wählen "Position und Größe…" aus. In der Dialogbox "Position und Größe" geben wir folgende Werte ein:
bei "Größe Breite:" 0,30 cm, "Höhe:" 0,04 cm.
"Verankerung" - "An der Seite"
"Position Horizontal: Von Links um:" 0,50 cm
"Position Vertikal: Von Oben um:" 10,50 cm und OK.

Linie_2 + _3 ziehen

Wir ziehen noch zwei weitere Linien, jeweils vom linken Seitenrand 0,5 cm. Linie_2 (am Lineal ausrichten) etwa bei 14 cm und Linie_3 bei ca. 20,8 cm.

Werte für Linie_2 eingeben

In der Dialogbox "Position und Größe" geben wir für die Linie_2 ein:
bei "Größe Breite:" 0,30 cm, "Höhe:" 0,04 cm.
"Verankerung" - "An der Seite"
"Position Horizontal: Von Links um:" 0,50 cm
"Position Vertikal: Von Oben um:" 14,85 cm und {{bc|OK}.

Werte für Linie_3 eingeben

In der Dialogbox "Position und Größe" geben wir für die Linie_3 ein:
bei "Größe Breite:" 0,30 cm, Höhe: 0,04 cm.
"Verankerung" - "An der Seite"
"Position Horizontal: Von Links um:" 0,50 cm
"Position Vertikal: Von Oben um:" 20,80 cm und {{bc|OK}.

Je nach Drucker, können die Falz- und Lochmarken leicht verschoben sein. In diesem Fall sind die Marken entsprechend anzupassen.

Dokument speichern

Nachdem wir die Falz- und Lochmarken gesetzt haben, speichern wir das Dokument als Dokumentenvorlage ab. Wir wählen Datei ▸ Vorlagen ▸ Als Vorlage speichern… und wählen zunächst unsere Vorlagenkategorie über "Vorlagenkategorie wählen" aus. Bei Vorlagennamen eingeben, geben wir ein, z.B. "Brief Max Mustermann" und klicken auf Speichern. Damit ist unser Brief als Dokumentenvorlage gespeichert.

Dokumentenvorlage verwenden

Nun kann die Vorlage über das Hauptmenü Datei ▸ Neu ▸ Vorlagen… aufgerufen und als Brief verwendet werden.

Natürlich können Sie die Dokumentenvorlage beliebig für Ihre Zwecke abändern. Viel Erfolg.

Weitere Informationen

Arbeitsdokumente

Entsprechend Video

Brief Max Mustermann - Umrandung sichtbar
Brief Max Mustermann - Umrandung nicht sichtbar

Nach DIN 5008

Briefbeispiel nach DIN 5008

Die Vorlagendateien können nur als Vorlage aufgerufen werden, wenn sie zuvor in einem Vorlagenordner gespeichert wurden.

Briefsendungen international korrekt adressieren

Eine Empfehlung der: © 2016 Deutsche Post AG Brief beschriften