Videos "Dokumentenvorlagen einsetzen"

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Vorwort

Volage (*.ott) wird zu Dokument (*.odt)
Dialogbox: Vorlagenverwaltung - Ordner
Dialogbox: Vorlagenverwaltung - Vorlagen

Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version LibreOffice 5.1. Die Video-Serie in sieben Teilen "Dokumentenvorlagen einsetzen" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details enthält. Grundlage dieser Video-Serie ist das "Writer Handbuch - Kapitel 10 - Dokumentenvorlagen einsetzen".

Links zu den Videos

LINK zum Video: 01 Einführung
LINK zum Video: 02 Eine Dokumentenvorlage verwenden um ein Dokument zu erstellen
LINK zum Video: 03a Eine Dokumentenvorlage aus einem Dokument erstellen
LINK zum Video: 03b Eine Dokumentenvorlage mit dem Assistenten erstellen
LINK zum Video: 04 Eine Dokumentenvorlage bearbeiten
LINK zum Video: 05 Eine Standard-Dokumentenvorlage festlegen
LINK zum Video: 06 Dokumentenvorlagen verwalten

01 Einführung

Eine Dokumentenvorlage ist ein Muster, das verwendet wird, um neue Dokumente zu erstellen. Der große Vorteil der Dokumentenvorlagen besteht darin, sind sie einmal als ott-Dateien gespeichert, können sie nicht ohne weiteres überschrieben werden. Wird eine Dokumentenvorlage in Writer über Datei ▸ Neu ▸ Vorlagen... geöffnet, wird automatisch eine Kopie davon zum Dokument. Im einfachsten Fall, wenn wir Writer öffnen, wird immer automatisch die Standardvorlage (meist als weißes Blatt) zum Dokument und als "Unbenannt1" angezeigt. Somit kann die Standardvorlage beim Speichern nicht überschrieben werden, sondern das neue Dokument wird standardmäßig beim Speichern als odt-Datei angelegt.

Ausführen der einzelnen Schritte

Wir öffnen die Dokumentenvorlage "Brief Max Mustermann". Die Dokumentenvorlage wird automatisch zum neuen Dokument. Wir schreiben den Brief. Den fertigen Brief speichern wir über Datei ▸ Speichern unter..., mit dem Dateinamen, z.B. "Mein neuer Brief.odt".

02 Eine Dokumentenvorlage verwenden, um ein Dokument zu erstellen

Um Dokumentenvorlagen verwenden zu können, müssen sie als solche in einem Vorlagenordner von LibreOffice gespeichert sein. Um eine Dokumentenvorlage für die Erstellung eines Dokuments zu verwenden, gehen wir wie folgt vor:
Wir öffnen Writer.

  1. Wir wählen aus dem Hauptmenü Datei ▸ Neu ▸ Vorlagen... aus.
  2. In der sich öffnenden Dialogbox "Vorlagenverwaltung" sehen wir oben die Tabs, "Texte", "Tabellendokumente", "Präsentationen" und "Zeichnungen". Wir wählen den Tab "Texte". Hier werden einige Ordner mit darin enthaltenen Vorlagen angezeigt. Vorhandene Vorlagen werden in den Ordnern als Symbol dargestellt.
  3. Wir doppelklicken auf den Ordner, der die gewünschte Vorlage enthält. Wir wählen hier den Ordner "Meine Vorlagen" aus. Die im Ordner enthaltenen Dokumentvorlagen werden angezeigt.
  4. Wir klicken auf eine Dokumentenvorlage und haben nun die Möglichkeiten Öffnen, Bearbeiten, Eigenschaften, als Standard setzen, in Ordner verschieben, Exportieren. Über Eigenschaften können wir uns die Vorlageneigenschaften anzeigen lassen, inclusive einer kleinen Vorschau.
  5. Wir klicken auf Öffnen. Die Dialogbox "Vorlagenverwaltung" wird geschlossen und ein neues, auf der gewählten Dokumentvorlage basierendes Dokument wird erstellt.

Wir können das neue Dokument nun bearbeiten und mit einem gängigen Namen speichern, genauso wie wir es von jedem anderen Dokument gewohnt sind. Die Dokumentenvorlage bleibt unverändert erhalten.

03a Eine Dokumentenvorlage aus einem Dokument erstellen

Eigene Dokumentenvorlagen können aus einem bestehenden Dokument erstellt werden. Wir öffnen ein bestehendes Dokument 201806 LO HB Dialogbox WindowsExplorer Dateidarstellung.png, dass wir für die Dokumentenvorlage verwenden möchten. Wir fügen Inhalte und Formatierungen nach Bedarf ein. Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentenvorlage ▸ Als Vorlage speichern... Die Dialogbox "Vorlagenverwaltung" zeigt die Vorlagen-Ordner an. Den Ordner anklicken, in dem die neue Dokumentenvorlage gespeichert werden soll. Auf Speichern klicken. In der Dialogbox "Geben Sie einen Namen ein:", geben wir "Vorlage_Betriebsferien" ein und OK. Writer speichert die neue Dokumentenvorlage und die Dialogbox wird geschlossen.

03b Eine Dokumentenvorlage mit dem Assistenten erstellen

Eigene Dokumentenvorlagen können mit Hilfe eines Assistenten erstellt werden. Wir können die Assistenten von LibreOffice verwenden, um verschiedene Arten von Dokumentenvorlagen in Writer zu erstellen - beispielsweise Briefe, Faxe oder Agenden. Wir wählen für unsere Übung über das Hauptmenü Datei ▸ Assistenten ▸ Fax... Wir folgen den Anweisungen des Assistenten in der Dialogbox.
Wir legen das "Seitendesign" fest.
Wir wählen die "Bestandteile" aus.
Wir geben "Name" und "Speicherort" an.
Wir klicken auf Fertigstellen.
Anschließend haben wir die Möglichkeit, basierend auf die soeben gespeicherte Dokumentenvorlage, sofort ein neues Dokument damit zu erstellen bzw. in der Folge beliebig viele Dokumente davon abzuleiten. Das nun geöffnete Dokument kann beliebig bearbeitet und dann gespeichert werden.

04 Eine Dokumentenvorlage bearbeiten

Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentenvorlage ▸ Verwalten. Die Dialogbox "Vorlagenverwaltung" wird angezeigt. Als Beispiel nehmen wir hier den Ordner "Meine Vorlagen". Sie können jeden beliebigen Ordner öffnen und eine Dokumentenvorlage auswählen. Wir klicken doppelt auf den Ordner "Meine Vorlagen" und klicken dann auf "Brief Max Mustermann". Die ausgewählte Vorlage wird in Writer geöffnet. Wir können nun das Dokument beliebig bearbeiten, und danach wieder als Vorlage speichern.

05 Eine Standard-Dokumentenvorlage festlegen

Sobald man Writer normal öffnet, wird die Standardvorlage als Dokument geöffnet. Alternativ auch über das Hauptmenü Datei ▸ Neu ▸ Textdokument. Man kann jedoch ohne weiteres eine andere Dokumentenvorlage als Standard festlegen, solange diese in einem Ordner in der Dialogbox "Vorlagenverwaltung" angezeigt wird. Bei Bedarf kann man auch wieder zur alten Standardvorlage zurück wechseln. Wenn man eine Dokumentenvorlage verwenden möchte, die noch nicht in der Dialogbox "Vorlagenverwaltung" enthalten ist, so muss diese erst gespeichert werden. Wir ändern für eine neue Dokumentenvorlage die Schrift auf "Tahoma". Diese Benutzervorlage als Standard festlegen.

  1. wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Als Vorlage speichern....
  2. in der Dialogbox klicken wir auf Speichern... und geben ein "Standard Tahoma" und OK. Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Verwalten.
  3. wir klicken auf die Vorlage, die als Standard festgelegt werden soll...
  4. ... und klicken auf Als Standard setzen und dann Schließen.
  5. Das nächste mal, wenn wir Writer öffnen oder über das Hauptmenü Datei ▸ Neu ▸ Textdokument wählen, wird ein Dokument auf Basis der eben als Standard festgelegten Dokumentenvorlage erstellt.

06 Dokumentenvorlagen verwalten

Writer kann nur Dokumentvorlagen verwalten, die in Vorlagenordnern gespeichert sind. Hier behandeln wir:
• Einen Vorlagenordner erstellen
• Einen Vorlagenordner löschen
• Eine Dokumentenvorlage verschieben

Einen Vorlagen-Ordner erstellen.

Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Verwalten. Die Dialogbox “Vorlagenverwaltung” wird geöffnet.
1. - 3. in der Dialogbox können wir direkt "Neuer Ordner" auswählen.
4. es öffnet sich die Dialogbox "Ordnernamen eingeben:" Hier geben wir einen Ordnernamen, z.B. "Briefvorlagen" ein. Wir klicken auf OK. Der Ordner wird dadurch gespeichert.
5. wir klicken auf Schließen.

Einen Vorlagen-Ordner löschen.

Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Verwalten. Die Dialogbox "Vorlagenverwaltung" wird geöffnet.
1. - 3. in der Dialogbox klicken wir auf den Ordner der gelöscht werden soll, und klicken auf Löschen. Eine Dialogbox "Sollen die ausgewählten Ordner gelöscht werden?" kann mit Ja für das Löschen bzw. mit Nein zum Abbrechen bestätigt werden.
4. wir klicken auf Ja. Der markierte Ordner wird gelöscht.
5. wir klicken auf Schließen.

Eine Dokumentenvorlage verschieben.

Wir wählen über das Hauptmenü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Verwalten. Die Dialogbox "Vorlagenverwaltung" wird geöffnet.

  1. in der Dialogbox doppelklicken wir auf den Ordner, der die Dokumentenvorlage enthält, die zu verschieben ist. Im Ordner werden die entsprechenden zugehörigen Dokumentvorlagen angezeigt.
  2. wir klicken auf die Dokumentenvorlage, die verschoben werden soll und klicken auf In Ordner verschieben. Im sich öffnenden Dropdown-Menü kann ein beliebiger Ordner ausgewählt werden.

Alternativ auch Neuer Ordner. Die Dokumentenvorlage "Standard Calibri" liegt nun im Ordner "Meine Vorlagen".