Geschäftsbrief nach DIN 5008

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Vorwort

Das Video "Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Writer - LibreOffice" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details enthält.

Corporate Identity

Für Unternehmen, Organisationen, Behörden etc. ist es wichtig, wie sie von außen wahrgenommen werden.

Dies wird in der Gesamtheit als Corporate Identity (Identität) bezeichnet.

Siehe auch: Corporate_Identity⁠

Corporate Design

Das Corporate Design ist ein Teil der Corporate Identity und umfasst das Erscheinungsbild des/r Unternehmens/Organisation.

Dazu gehören auch die Geschäftsbriefe/-papiere.

Siehe auch: Corporate_Design⁠

Für die Geschäftsbriefe nach außen hin, ist die DIN 5008 maßgebend.

Link zum Video

Link zum Video:

Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Writer - LibreOffice

Geschäftsbrief nach DIN 5008

Form B - Oberer Abschnitt einer Seite - Prinzipdarstellung

Die Erstellung eines Geschäftsbrief⁠ nach DIN_5008⁠ als Dokumentenvorlage erfordert große Anstrengungen in der Umsetzung.

Die Anordnung und die möglichen Varianten bei den Briefteilen für Anschrift und Absender sind recht komplex.

Ein besonderes Augenmerk ist auf das gesamte Seitenlayout mit Firmenlogo und den zugehörigen Schriftzug zu richten.

Das Video und die nachfolgenden Beschreibungen sollen bei der Erstellung einer eigenen Briefvorlage für "Geschäftsbriefe nach DIN 5008" behilflich sein.

Innerhalb dieser Beschreibungen, wie auch schon oberhalb, sind Links zu Wikipedia⁠ geschaltet, bei deren Aufruf sich erweiterte Informationen ergeben.

Vorüberlegungen

Geschäftspapier aus der Druckerei

Gleich vorweg, ein Bild und Logo einfügen, wie hier im Beipiel dargestellt, macht nur Sinn, wenn Sie ganz wenige Geschäftsbriefe schreiben.

Der Grund sind die Kosten für das Druckermaterial, wie beispielsweise Tinte oder Toner für farbige Abbildungen.

Deshalb wird dieses Beispiel wohl nur in ganz wenigen Fällen greifen.

Bedrucktes Geschäftspapier bekommt man schon zu recht günstigen Preisen.

Wenn Sie also Ihr Geschäftspapier drucken lassen, können Sie im Beispiel einfach auf das Bild und Logo verzichten.

Informationsblock

Überlegen Sie, wie Sie die Darstellung der Absender-Informationen vornehmen möchten.

Als Block auf der rechten Seite oder aufgeteilt rechts und als Zeilen vor dem Betreff.

Besonderheit

In der Schreibmaschinenwelt, basierten die Felder für Adresse und Absender auf die vohandene Zeilenschaltung.

In Writer wird der gesamte Bereich für Adresse und Absender als Randbereich definiert, so dass hier kein Fließtext möglich ist.

Die Felder für Adresse und Absender werden über Rahmen definiert.

Seite/Briefbogen-Layout

Form A

Form A für Privatbriefe. Abstand zum oberen Rand: 0,27.

Form B

Form B für Geschäftsbriefe. In einem Abstand von 4,50 cm vom oberen Rand des Blattes beginnt das Adressfeld und bei 9,84 (9,846 cm) cm das Textfeld.

Papierformat

Für den normalen Geschäfts-Briefverkehr ist nach DIN 5008 das Papierformat⁠ vorgegeben.

Als übliches Papierformat wird DIN-A4 verwendet.

Briefbogen / -papier

Briefpapier: blanko, meistens weiss

Briefbogen⁠: teil-vorgedruckt oder vorgedruckt, meistens weiss mit Farbdruck.

Die Papierqualität sollte mindestens 80 g/m² haben.

Ausgenommen davon sind Kurzbriefe und andere Sonderformen.

Hinweis: Der Briefbogen ist ein wichtiges Element für den Wiedererkennungswert. Im Beispiel wird ein Rahmen als Textfeld und ein Bild für den Briefkopf verwendet, sowie ein großes farbiges Logo, dass eine Häuserreihe darstellt. Für eine Ausgabe auf einen Drucker ist dies eine ziemlich große Farbfläche. Dies kann zu hohen Kosten von Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner) führen. In vielen Fällen wird es deshalb sinnvoll sein, den Briefbogen mit Briefkopf und -fuß, Absenderkennung und Infoblock bei einer Druckerei herstellen zu lassen.

Seitenvorlagen

Die Festlegungen für das Seiten-Layout wird in den Seitenvorlagen vorgenommen.

Wenn Seiten, beispielsweise die erste Seite und die Folgeseiten, unterschiedliche Layouts erhalten sollen, benötigen Sie für jede Seite die anders sein soll, als die andern, eine Seitenvorlage. Öffnen Sie Writer.

Üblicherweise zeigt Ihnen Writer eine Seite als weißes Blatt.

Die Seitenvorlagen befinden sich in der Seitenleiste ( Strg + F5 ).

Und klicken Sie oben bei Formatvorlagen auf das Symbol "Seitenvorlagen".

Dort ist bereits eine Seitenvorlage "Erste Seite" und "Standard".

Für die erste Seite des Geschäftsbriefs verwenden Sie die Seitenvorlage "Erste Seite" und für die folgenden Seiten "Standard".

Konfigurieren der Seitenvorlage "Erste Seite" für die erste Seite

Das geöffnete weiße Blatt wird in der Seitenleiste als Seitenvorlage "Standard" angezeigt (hervorgehoben).

Doppelklicken Sie nun auf die Seitenvorlage "Erste Seite", um diese dem weißen Blatt zuzuweisen.

Rechtsklicken Sie auf die Seitenvorlage "Erste Seite" und wählen Vorlage bearbeiten…

Der Dialog "Seitenvorlage: Erste Seite" wird geöffnet.

• 

  Dialog "Seitenvorlage: Erste Seite" Tab "Seite"

Geben Sie die oben gezeigten Werte für Ränder und Layout-Einstellungen ein.

Mögliche Briefkopf-Gestaltung

Briefkopf mit Grafik und Textlogo entsprechend Punkt 3.

Grundsätzliche Möglichkeiten

1. Nur Textfeld
2. Textfeld und Grafik
3. Nur Grafik
4. -keine- (bleibt leer), d.h., es wird vorgedrucktes Briefpapier verwendet

In diesem Beispiel wird nach Punkt 3. verfahren.

Briefkopf / Seitenkopf erstellen

Der Seitenkopf in der Gestaltung als Grafik des Unternehmens.

Fügen Sie nun das Bild "242DE Häuser-Reihe.png" ein.

Klicken Sie zweimal auf das Bild hier am rechten Rand, um es herunterzuladen.

Ihre eigene Grafik können Sie natürlich entsprechend dem vorhandenem Platz im Briefkopf anpassen.

Schauen Sie dazu die Maßskizze unter Form B an, um zu sehen, welche Möglichkeiten Sie haben.

Wählen Sie im Menü Einfügen ▸ Bild.

Ein Dialog "Bild einfügen" öffnet sich.

Suchen Sie den Verzeichnispfad und klicken dann auf das Bild, das Sie einfügen möchten.

Klicken Sie auf Öffnen.

Das Bild wird nun am Cursor eingefügt.

Rechtsklicken Sie auf das Bild und wählen Eigenschaften….

Der Dialog "Bild" mit mehreren Tabs wird geöffnet.

Die Werte, die in die gewünschten Tabs einzutragen sind, entnehmen Sie den folgenden Screenshots und Texten.

Die Werte beziehen sich alle auf das hier dargestellte Beispiel mit den Häusern.

Für Ihre eigenen Grafiken müssen Sie die Werte entsprechend anpassen.

Bild: Häuser mit Textlogo

Tab "Position und Größe":

• 

  Dialog "Bild" - Graphik

Gleiche Werte für alle Rahmen in den Tabs "Optionen", "Umlauf" und "Umrandung".

Tab "Optionen":

Für die Funktion Schützen setzen Sie ein Häckchen bei ☑ Position und bei ☑ Größe.

Tab "Umlauf":

Einstellungen: Durchlauf

Abstand: Links: 0,00 cm; Rechts: 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":

Linienanordnung: "Voreinstellungen: Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand: Links: 0,00 cm; Rechts: 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Anschriftenfeld (Adressfeld)

Rahmen (Anschriftenfeld)

Übersicht

Rücksendeangabe ¹⁾

Zusatz- und Vermerkzone

Empfängeradresse

Fügen Sie nun die Rahmen ein.

Dieser Vorgang ist für alle Rahmen zu durchlaufen

Wählen Sie im Menü Einfügfen ▸ Rahmen ▸ Rahmen….

Der Dialog "Rahmen" mit mehreren Tabs wird geöffnet.

Entnehmen Sie die einzutragenden Werte für die erforderlichen Tabs den nachfolgenden Screenshots und Texten.

Nachdem jeweils alle Werte eingetragen sind, klicken Sie auf OK.

Der/die Rahmen ist/sind nun eingefügt.

Die Schrift im Rahmen kann nur eingefügt werden, wenn der Rahmen nicht ausgewählt ist.

Rücksendeangabe ¹⁾

Eine Zeile, Höhe: max. 0,50 cm,

Schriftgröße 6-8 pt,

Die Rücksendeangabe enthält meist in Kurzform:

• Unternehmen / Vorname Name
• Strasse / Postfach
• PLZ Ort

mit einer Unterstreichungslinie

Zusatz und Vermerkzone

Beispiele:

• Einschreiben
• Büchersendung
• Warensendung
• Persönlich
• Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück

Schriftgröße 6-8 pt.

Rahmen - Absender über dem Anschriftenfeld

• 

  Dialog "Rahmen - Absender" Tab "Position und Größe"

Rahmen - Anschriftenfeld

• 

  Tab Position und Größe

Briefsendungen korrekt adressieren

Weblinks: Korrekte Adressierung|Wikipedia

Schriftgröße für die Anschrift

Schriftgröße mindestens 8 pt, ab 10 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Informationsblock

Übersicht Schema

Gesprächspartner:
Abteilung:
*
Telefon:
Telefax:
E-Mail:
*
Datum:

Informationsblock - Beispiel

• 

  Informationsblock - Beispiel

Rahmen Informationsblock - Bearbeiter

• 

  Tab "Position und Größe"

Rahmen Informationsblock - Datum

Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden.

Die internationale Schreibweise sieht die Folge JAHR-MONAT-TAG vor. (siehe auch ISO 8601).

In der deutschen Schreibweise hat sich jedoch die Folge TAG-MONAT-JAHR eingebürgert und ist nach DIN 5008 ebenfalls korrekt.

Beispiele für die Schreibweisen:

• 2018-04-25
• 25.04.2018
• 01.04.2018 (hier mit führender Null beim Tag)
• 1. April 2018 (hier ohne führende Null beim Tag)

• 

  Tab "Position und Größe"

Rahmen Informationsblock - Schriftgröße

Schriftgröße mindestens 8 pt, ab 10 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Liberation Sans.

Textbereich

Struktur des Textbereiches

• Betreffzeile
• Anrede
• Brieftext
• Grußformel
• Unterschrift
• Anlage(n)

Beispiel Dokumentvorlage

• 

  Textbereich

Beispiel: Übersicht Textbereich

* Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien
*
*
Sehr geehrte Damen und Herren,
*
wir freuen uns, Ihnen ein Top-Angebot nur für Sie unterbreiten zu können.
Aus der neuen Ernte 2018 bieten wir Ihnen frische Tomaten aus Italien an.
Die Preise entnehmen Sie bitte der beigefügten Preisliste. Nur für Sie, abzüglich 5% Rabatt.
Das Angebot ist bis zum 31. August begrenzt.
Gerne nehmen wir Ihre Bestellung entgegen.
Über weitere Produkte aus Italien können Sie sich in unserem beiliegenden Flyer informieren.
Rufen Sie uns an, wenn Sie Hilfe benötigen.
*
Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano
*
Anlagen
Preisliste für Großkunden
Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien

Betreff-Zeile

Die Betreffzeile, z.B. "Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien", wird unterhalb des Anschriftenfeldes erstellt.

Das Wort "Betreff" oder Ähnliches wird nicht mehr benutzt, es entfällt.

Die Betreffzeile erhält am Ende keinen Punkt, etc. Üblicherweise wird die Betreffzeile durch Fettschrift hervorgehoben.

Die Anrede

Die Anrede, z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren,", erfolgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile.

Der eigentliche Brief-Text

Nach der Anrede eine Leerzeile einfügen und danach können Sie den Text schreiben.

Schriftgröße für den Textbereich

Schriftgröße mindestens 10 pt bis 12 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Grußformel

Mit einer Leerzeile zum Text schreiben Sie die Grußformel, z. B.:

• "Freundliche Grüße"
• "Freundliche Grüße aus Milano"
• "Freundliche Grüße und Ihnen ein schönes Wochenende"

Unterschrift

Nach der Grußformel lassen Sie (üblicherweise) drei Zeilen Zwischenraum für die Unterschrift.

Danach kann die Unterschrift in Maschinenschrift eingefügt werden, da nicht jeder unbedingt eine leserliche Unterschrift hat.

Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano

Anlage(n)

Beispiel:

Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano
*
Anlagen
Preisliste für Großkunden
Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien

Schriftgröße für die Grußformel

Schriftgröße mindestens 10 pt bis 12 pt mit Serifen möglich, aber wie im Textbereich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Brieffußgestaltung/Unterer Rand

Nach DIN 5008 gibt es keine Vorgaben für den unteren Rand.

Unter Umständen müssen Sie den unteren Rand anpassen, je nach Informationsmenge, die untergebracht werden muss.

Der untere Rand sollte alle wichtigen Unternehmensdaten und Pflichtangaben beinhalten:

• Name des Unternehmens
• Rechtsform
• Unternehmenssitz
• Name des Geschäftsführers / der Vorstandsmitglieder / Aufsichtsrat
• Registergericht
• Bankverbindung
• Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Evtl. Aufsichtsbehörde, etc.

• 

  Beispiel unterer Briefrand

Wählen Sie die Schriftgröße nicht zu klein (min. 6 pt und je nach Informationsmenge max. 8 pt).

Rahmen unterer Rand

• 

  Tab "Position und Größe"

Falz- und Lochmarken für Briefumschlag DIN lang

Falz- und Lochmarken - Maße vom oberen Seitenrand

Briefumschlag

Ein Briefumschlag⁠ ist die Verpackung eines Briefes.

Loch- und Falzmarken (auch Faltmarken) im Dokument dienen dazu den Briefbogen DIN A4 für eine zweifach quer Faltung vorzubereiten.

Nach der Faltung kommt der Briefbogen üblicherweise (bei richtig platzierten Anschriftenfeld) in einen Fenster-Briefumschlag DIN lang⁠.

Linien zeichnen

Die Falz- und Lochmarken zeichnen Sie jeweils mit einer Linie.

Dazu verwenden Sie die Symbolleiste "Zeichnung".

Wenn die Symbolleiste nicht zu sehen ist, wählen Sie im Menü Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Zeichnung.

Den folgenden Vorgang wiederholen Sie für jede Linie:

Wählen Sie das Symbol "Linie einfügen".

Zeichnen Sie eine kurze Linie an die Position, wo die Linien platziert werden soll (ungefähr).

Bei markierter Linie rechtsklicken Sie auf die Linie und wählen Position und Größe.

Tragen sie die unten angegebenen Werte für die Linie ein und klicken OK.

Falzmarke_1

• 

  Falzmarke 1

Lochmarke

• 

  Lochmarke

Falzmarke_2

• 

  Falzmarke 2

Folgeseiten einfügen

Wenn die Seite 1 eines Briefes nicht ausreicht, werden Folgeseiten benötigt.

Dazu ist es erforderlich eine Seite 2 ff. anzufertigen.

Diese Seite 2 wird typischerweise mit einer entsprechenden Formatvorlage (Seitenvorlage) erstellt, damit der vergößerte obere Seitenrand der Seite 1 beim Seitenwechsel nicht übernommen wird.

Oben bei - Seitenvorlagen - haben wir festgestellt, dass es bereits die Seitenvorlagen "Erste Seite" und "Standard" gibt.

Für die folgenden Seiten nach der ersten Seite können Sie die Seitenvorlage "Standard" verwenden, beziehungsweise wird diese automatisch im Fließtext erstellt.

Wenn Sie also den Cursor an das Ende des letzten Absatzes der ersten Seite stellen, können Sie einen manuellen Seitenumbruch vornehmen und die Folgeseite ist automatisch mit der Seitenvorlage "Standard" verbunden.

Das wechseln der Seitenvorlagen geschieht deshalb automatisch, weil in der Seitenvorlage "Erste Seite" definiert ist, dass die Folgevorlage die "Standard" ist.

Unterhalb bei - Arbeitsdateien - finden Sie bereits eine Muster-Dokumentvorlage mit einer 2-ten Seite.

Ausführliche Beschreibungen zu Seitenvorlagen und Formatierung finden Sie hier:

Dokumentation

Dort bei: "Kapitel 5 - Seiten formatieren: Grundlagen" und "Kapitel 6 - Seiten formatieren: Erweitert"

Weitere Informationen

Arbeitsdateien

Geschäftsbrief nach DIN 5008_V3 - entsprechend dem Video

Geschäftsbrief nach DIN 5008 mit Grafik und mit Seite 2 - für eine bessere Praxis

• 

  Unterschrift - Dr Klaus Schlau

• 

  Grafik/Bild: Logo (Häuser mit Text)

Kompatibilität

Achtung: Ein in LibreOffice erstellter Briefbogen mit eingefügten Rahmen eignet sich nicht zur Übernahme in MS-Word bzw. das Speichern als doc-/docx-Datei.

Dokumentation / Handbücher

Hier finden Sie die Dokumentation / Handbücher:

Dokumentation / Handbücher

Noch Fragen?

Für Fragen zum Thema gehen Sie zu:

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