Video "Geschäftsbrief nach DIN 5008"

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Vorwort

Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version LibreOffice 6.
Das Video "Geschäftsbrief nach DIN 5008" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details enthält.

Corporate Identity

Für Unternehmen, Organisationen, Behörden etc. ist es wichtig, wie sie von außen wahrgenommen werden. Dies wird in der Gesamtheit als Corporate Identity (Identität) bezeichnet. Siehe auch: Corporate_Identity⁠Wikipedia logo v3.svg

Corporate Design

Das Corporate Design ist ein Teil der Corporate Identity und umfasst das Erscheinungsbild des/r Unternehmens/Organisation. Dazu gehören auch die Geschäftsbriefe/-papiere. Siehe auch: Corporate_Design⁠Wikipedia logo v3.svg
Für die Geschäftsbriefe/-papiere ist die DIN 5008 maßgebend.

Geschäftsbrief nach DIN 5008

Die Erstellung eines Geschäftsbrief⁠Wikipedia logo v3.svg nach DIN_5008⁠Wikipedia logo v3.svg als Dokumentenvorlage erfordert große Anstrengungen in der Umsetzung.
Die Anordnung und die möglichen Varianten bei den Briefteilen für Anschrift und Absender sind recht komplex.
Ein besonderes Augenmerk ist auf das gesamte Seitenlayout mit Firmenlogo und den zugehörigen Schriftzug zu richten.
Das Video und die nachfolgenden Beschreibungen sollen bei der Erstellung einer eigenen Briefvorlage für "Geschäftsbriefe nach DIN 5008" behilflich sein.
Innerhalb dieser Beschreibungen sind Links zu Wikipedia⁠Wikipedia logo v3.svg geschaltet, bei deren Aufruf sich erweiterte Informationen ergeben.

Link zum Video

LINK zum Video: Geschäftsbrief nach DIN 5008

Seite / Briefbogen - Layout / Der Geschäftsbrief nach DIN 5008

Form B - Oberer Abschnitt einer Seite - Prinzipdarstellung

Brief-Formen

Form A
für Privatbriefe
Abstand zum oberen Rand: 0,27 cm

Form B
für Geschäftsbriefe
Mit Abstand von 0,45 cm zum oberen Blatt-Rand beginnt das Anschriftenfeld und mit 9,84 (9,846 cm) cm beginnt das Textfeld.

Seite / Briefbogen

Für den normalen Geschäfts-Briefverkehr ist nach DIN 5008 das Papierformat⁠Wikipedia logo v3.svg vorgegeben:
Seite/Briefbogen: DIN A4, Breite: 21,00 cm, Höhe: 29,70 cm, die Papierqualität sollte mindestens 80 g/m haben.
Ausgenommen davon sind Kurzbriefe und andere Sonderformen.

Briefbogen / -papier

Briefpapier: blanko, meistens weiss
Briefbogen⁠Wikipedia logo v3.svg: teil-vorgedruckt oder vorgedruckt, meistens weiss mit Farbdruck.

INFO: Der Briefbogen ist ein wichtiges Element für den Wiedererkennungswert.
In unserem Beispiel kombinieren wir Textfeld und Grafik für den Briefkopf und verwenden ein großes farbiges Logo, dass eine Häuserreihe darstellt.
Für eine Ausgabe auf einen Drucker ist dies eine ziemlich große Farbfläche. Dies kann zu hohen Kosten von Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner) führen.
In vielen Fällen wird es deshalb sinnvoll sein, den Briefbogen mit Briefkopf und -fuß, Absenderkennung und Infoblock bei einer Druckerei herstellen zu lassen.

Seitenränder

Oben: 9,84 cm,
Bei Geschäftsbriefen wird im oberen Bereich das Firmenlogo, der Firmenschriftzug, sowie das Anschriftenfeld und der Infoblock platziert.
Der obere Rand ist damit so eingestellt, dass direkt darunter der Textbereich beginnt.

Links: 2,50 cm,
Festlegung nach DIN 5008: 2,41 cm. Die Vorgabe nach DIN 5008 wird in vielen Fällen auf 2,50 cm aufgerundet. Die Maße nach DIN 5008 sollten in jedem Fall nicht unterschritten werden, um eine saubere Lochung des Briefbogens zu gewährleisten.

Rechts: 1,00 cm bis 2,00 cm,
Der Wert ergibt sich aus der praktischen Anwendung. Bei Verringerung des Wertes ist zu überprüfen, inwieweit der Drucker nach rechts außen drucken kann. Aus ästhetischen Gründen sollten keine Werte unter 1,00 cm verwendet werden.

Unten: 1,00 cm bis 2,00 cm,
Hier ist zu berücksichtigen, ob ein vorgedruckter Briefbogen oder Blankopapier verwendet wird. Direkt über den zu berücksichtigen Seitenrand werden die Firmendaten eingetragen. Aus ästhetischen Gründen sollten keine Werte unter 1,00 cm verwendet werden.

Mögliche Briefkopf-Gestaltung

Briefkopf mit Logo und Textfeld


Grundsätzliche Möglichkeiten

  • Nur Textfeld
  • Textfeld und Grafik
  • Nur Grafik
  • -keine- (bleibt leer), d.h., es wird vorgedrucktes Briefpapier verwendet

Briefkopf / Seitenkopf erstellen

Der Seitenkopf in der Gestaltung als Grafik mit Text enthält meist ein Logo und den Schriftzug des Unternehmens. Für unsere Übung fügen wir im Seitenkopf einen Rahmen ein.

Rahmen Seitenkopf

Tab "Typ":
Größe
Breite: 16,50 cm, Höhe: 3,50 cm

Position
Horizontal Von Links: 2,50 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: 1,00 cm zu Gesamte Seite

Verankerung
201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Verankerung An der Seite.png

Tab "Optionen":
Für die Funktion Schützen setzen wir ein Häckchen bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Position.pngund bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Groesse.png

Tab "Umlauf":
Einstellungen
Durchlauf

Abstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":
Linienanordnung
"Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand
Links: 0,15 cm; Rechts 0,15 cm; Oben: 0,15 cm; Unten: 0,15 cm.

Logo einfügen Wir fügen ein vorgefertigtes Logo ein. In unserem Beispiel verwenden wir die Datei "Häuser-Reihe_02.png"
Wir klicken auf Bild einfügen und wählen die Dteie aus. Die Grafik wird nicht gleich passen. Wir doppelklicken auf die Grafik und tragen ein:

Logo/Grafik

Tab "Typ":
Größe
Breite: 13,00 cm, Höhe: 2,18 cm

Position
Horizontal Von Links: 2,65 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: 1,65 cm zu Gesamte Seite

Verankerung
201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Verankerung An der Seite.png

Tab "Optionen":
Für die Funktion Schützen setzen wir ein Häckchen bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Position.pngund bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Groesse.png

Tab "Umlauf":
Einstellungen
Durchlauf

Abstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":
Linienanordnung
"Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Textfeld im Seitenkopf

Tab "Typ":
Größe
Breite: 2,20 cm, Höhe: 2,20 cm

Position
Horizontal Von Links: 16,65 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: 1,65 cm zu Gesamte Seite

Verankerung
201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Verankerung An der Seite.png

Tab "Optionen":
Für die Funktion Schützen setzen wir ein Häckchen bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Position.pngund bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Groesse.png

Tab "Umlauf":
Einstellungen
Durchlauf

Abstand
Links: 0,20 cm; Rechts 0,20 cm; Oben: 0,20 cm; Unten: 0,20 cm.

Tab "Umrandung":
Linienanordnung
"Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Anschriftenfeld (Adressfeld)

Rahmen (Anschriftenfeld)

Übersicht

Rücksendeangabe (1),
Zusatz- und Vermerkzone,
Empfängeradresse

Rahmen Anschriftenfeld

Tab "Typ":
Größe
Breite: 8,50 cm, Höhe: 4,50 cm (bzw. 4,00 cm + 0,50 cm (1))
Bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Position Automatisch.png, (kein Häkchen)

Anschriftenfeld - Beispiel 1
Anschriftenfeld - Beispiel 2
Anschriftenfeld - Beispiel 3
(1) Anschriftenfeld-Rücksendeangabe - Beispiel: Max Mustermann

Position
Horizontal Von Links: (2,41 cm) 2,50 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: 4,50 cm zu Gesamte Seite

Verankerung
201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Verankerung An der Seite.png

Tab "Optionen":
Für die Funktion Schützen setzen wir ein Häckchen bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Position.pngund bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Groesse.png

Tab "Umlauf":
Einstellungen
Durchlauf

Abstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":
Linienanordnung
"Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Rücksendeangabe (Absender) (1)

Eine Zeile, Höhe: max. 0,50 cm,
Schriftgröße 6-8 bzw. 7-9 pt,
Die Rücksendeangabe enthält meist in Kurzform:

  • Unternehmen / Vorname Name
  • Strasse / Postfach
  • PLZ Ort

mit einer Unterstreichungslinie

Zusatz und Vermerkzone

Beispiele:

  • Einschreiben
  • Büchersendung
  • Warensendung
  • Persönlich
  • Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück

Anschrift (Adresse)

Die Anschrift kann sehr unterschiedlich aussehen. Siehe Beispiele 1-3 rechts.
Wenn Sie Ihren eigenen Geschäftsbrief entwerfen, schauen Sie sich Geschäftsbriefe von anderen Partnern an um Ihre Auswahl zu treffen.

Briefsendungen korrekt adressieren

Weblinks: Korrekte Adressierung|Wikipedia

Schriftgröße für die Anschrift

Schriftgröße mindestens 8pt, ab 10pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Arial.

Informationsblock

Infoblock

Übersicht

Gesprächspartner:
Abteilung:
*
Telefon:
Telefax:
E-Mail:
*
Datum:

Rahmen Informationsblock

Tab "Typ":
Größe
Breite: 7,50 cm, Höhe: 5,00 cm

Position
Horizontal Von Links: 12,50 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: 5,00 cm zu Gesamte Seite

Verankerung
201804 LO HB Dialogbox Rahmen Typ Verankerung An der Seite.png

Tab "Optionen":
Für die Funktion Schützen setzen wir ein Häckchen bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Position.pngund bei 201804 LO HB Dialogbox Rahmen Optionen Schuetzen Groesse.png

Tab "Umlauf":
Einstellungen
Durchlauf

Abstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":
Linienanordnung
"Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand
Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Datum

Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden.
Die internationale Schreibweise sieht die Folge JAHR-MONAT-TAG vor. (siehe auch ISO 8601).
In der deutschen Schreibweise hat sich jedoch die Folge TAG-MONAT-JAHR eingebürgert und ist nach DIN 5008 ebenfalls korrekt.
Beispiele für die Schreibweisen:

  • 2018-04-25
  • 25.04.2018
  • 01.04.2018 (hier mit führender Null beim Tag)
  • 1. April 2018 (hier ohne führende Null beim Tag)

Schriftgröße für den Informationsblock

Schriftgröße mindestens 8pt, ab 10pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Arial.

Textbereich

Struktur des Textbereiches

Textbereich
  • Betreffzeile
  • Anrede
  • Brieftext
  • Grußformel
  • Unterschrift
  • Anlage(n)

Beispiel: Übersicht Textbereich

Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien
*
*
Sehr geehrte Damen und Herren,
*
wir freuen uns, Ihnen ein Top-Angebot nur für Sie unterbreiten zu können.
Aus der neuen Ernte 2018 bieten wir Ihnen frische Tomaten aus Italien an.
Die Preise entnehmen Sie bitte der beigefügten Preisliste. Nur für Sie, abzüglich 5% Rabatt.
Das Angebot ist bis zum 31. August begrenzt.
Gerne nehmen wir Ihre Bestellung entgegen.
Über weitere Produkte aus Italien können Sie sich in unserem beiliegenden Flyer informieren.
Rufen Sie uns an, wenn Sie Hilfe benötigen.
*
Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano
*
Anlagen
Preisliste für Großkunden
Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien

Betreff-Zeile

Die Betreffzeile, z.B. "Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien", wird unterhalb des Anschriftenfeldes erstellt.
Das Wort "Betreff" oder Ähnliches wird nicht mehr benutzt, es entfällt. Die Betreffzeile erhält am Ende keinen Punkt, etc. Üblicherweise wird die Betreffzeile durch Fettschrift hervorgehoben.

Die Anrede

Die Anrede, z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren,", erfolgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile.

Der eigentliche Brief-Text

Nach der Anrede eine Leerzeile einfügen und danach können wir unseren Text schreiben.

Schriftgröße für den Textbereich

Schriftgröße mindestens 10pt bis 12 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Arial.

Grußformel

Mit einer Leerzeile zum Text schreiben wir die Grußformel, z.B.:

  • "Freundliche Grüße"
  • "Freundliche Grüße aus Milano"
  • "Freundliche Grüße und Ihnen ein schönes Wochenende"

Unterschrift

Nach der Grußformel lassen wir (üblicherweise) drei Zeilen Zwischenraum für die Unterschrift.
Danach kann die Unterschrift in Maschinenschrift eingefügt werden, da nicht jeder unbedingt eine leserliche Unterschrift hat.

Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano

Anlage(n)

Beispiel:

Freundliche Grüße
*
*
*
Guiseppe Italiano
*
Anlagen
Preisliste für Großkunden
Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien

Schriftgröße für die Grußformel

Schriftgröße mindestens 10pt bis 12 pt mit Serifen möglich, aber wie im Textbereich, ansonsten verwenden Sie z.B. Arial.

Briefußgestaltung / Fußzeile

Brieffuß

Nach DIN 5008 gibt es keine Vorgaben für den unteren Rand bzw. die Fußzeilenhöhe.
Die Fußzeile sollte alle wichtigen Unternehmensdaten und Pflichtangaben beinhalten:

  • Name des Unternehmens
  • Rechtsform
  • Unternehmenssitz
  • Name des Geschäftsführers / der Vorstandsmitglieder / Aufsichtsrat
  • Registergericht
  • Bankverbindung
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Evtl. Aufsichtsbehörde
  • etc.

Falz- und Lochmarken für Briefumschlag DIN lang

Falz- und Lochmarken - Maße vom oberen Seitenrand

Briefumschlag

Ein Briefumschlag⁠Wikipedia logo v3.svg ist die Verpackung eines Briefes. Loch- und Falzmarken (auch Faltmarken) dienen dazu den Briefbogen DIN A4 für eine zweifach quer Faltung vorzubereiten. Nach der Faltung kommt der Briefbogen üblicherweise (bei richtig platzierten Anschriftenfeld) in einen Fenster-Briefumschlag DIN lang⁠Wikipedia logo v3.svg.

Falzmarke_1

Position und Größe
Breite: 0,50 cm, Höhe: 0,04 cm
Horizontal von Links: um 0,40 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: um 10,50 cm zu Gesamte Seite

Lochmarke

Position und Größe
Breite: 0,50 cm, Höhe: 0,04 cm
Horizontal von Links: um 0,40 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: um 14,85 cm zu Gesamte Seite

Falzmarke_2

Position und Größe
Breite: 0,30 cm, Höhe: 0,04 cm
Horizontal von Links: um 0,60 cm zu Gesamte Seite, Vertikal Von Oben: um 21,00 cm zu Gesamte Seite (bzw. von unten: um 8,70 cm).

Schreib- und Gestaltungsregeln

DIN 5008 enthält auch die Schreib- und Gestaltungsregeln
IBAN⁠Wikipedia logo v3.svg
Schreibweise von Zahlen⁠Wikipedia logo v3.svg
Rufnummer⁠Wikipedia logo v3.svg
E.123 > Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Webadressen⁠Wikipedia logo v3.svg
Grußformel (Korrespondenz)⁠Wikipedia logo v3.svg
Datumsformat⁠Wikipedia logo v3.svg
Falzmarke⁠Wikipedia logo v3.svg

Arbeitsdateien

Geschäftsbrief nach DIN 5008_V3 - zum Video
Geschäftsbrief 5008 - SCHLAU+BAUER_V3 - vorausgefüllt
Unterschrift - Dr Klaus Schlau
Werte in den Dialogboxen - Geschäftsbrief nach DIN 5008_V3
Grafik/Bild: Logo (Häuser)

Hinweise

Kompatibilität

Ein in LibreOffice erstellter Briefbogen mit eigefügten Rahmen eignet sich nicht zur Übernahme in MS-Word bzw. das Speichern als doc-/docx-Datei.

Seitenwechsel

Wenn die Seite 1 eines Briefes nicht ausreicht, werden Folgeseiten benötigt. Dazu ist es erforderlich eine Seite 2 ff. anzufertigen.
Diese Seite 2 wird typischerweise mit einer entsprechenden Formatvorlage (Seitenvorlage) erstellt, damit der vergößerte obere Seitenrand der Seite 1 beim Seitenwechsel nicht übernommen wird.
Dazu ist abweichend von der Standard-Seitenvorlage eine neue Seitenvorlage für Seite 2 ff. zu erstellen.
Eine detaillierte Beschreibung zur Seitenformatierung finden Sie hier: https://de.libreoffice.org/get-help/documentation/
Dort unter "Handbuch Writer (Textverarbeitung)" und "Kapitel 04 - Formatierung von Seiten".