Geschäftsbrief nach DIN 5008

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    Vorwort

    Das Video "Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Writer - LibreOffice" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details enthält.

    Corporate Identity

    Für Unternehmen, Organisationen, Behörden etc. ist es wichtig, wie sie von außen wahrgenommen werden.

    Dies wird in der Gesamtheit als Corporate Identity (Identität) bezeichnet.

    Siehe auch: Corporate_IdentityWikipedia logo v3.svg

    Corporate Design

    Das Corporate Design ist ein Teil der Corporate Identity und umfasst das Erscheinungsbild des/r Unternehmens/Organisation.

    Dazu gehören auch die Geschäftsbriefe/-papiere.

    Siehe auch: Corporate_DesignWikipedia logo v3.svg

    Für die Geschäftsbriefe nach außen hin, ist die DIN 5008 maßgebend.

    Link zum Video

    Link zum Video:

    Geschäftsbrief nach DIN 5008 in Writer - LibreOffice

    Geschäftsbrief nach DIN 5008

    Form B - Oberer Abschnitt einer Seite - Prinzipdarstellung

    Die Erstellung eines GeschäftsbriefWikipedia logo v3.svg nach DIN_5008Wikipedia logo v3.svg als Dokumentenvorlage erfordert große Anstrengungen in der Umsetzung.

    Die Anordnung und die möglichen Varianten bei den Briefteilen für Anschrift und Absender sind recht komplex.

    Ein besonderes Augenmerk ist auf das gesamte Seitenlayout mit Firmenlogo und den zugehörigen Schriftzug zu richten.

    Das Video und die nachfolgenden Beschreibungen sollen bei der Erstellung einer eigenen Briefvorlage für "Geschäftsbriefe nach DIN 5008" behilflich sein.

    Innerhalb dieser Beschreibungen, wie auch schon oberhalb, sind Links zu WikipediaWikipedia logo v3.svg geschaltet, bei deren Aufruf sich erweiterte Informationen ergeben.

    Vorüberlegungen

    Geschäftspapier aus der Druckerei

    Gleich vorweg, ein Bild und Logo einfügen, wie hier im Beipiel dargestellt, macht nur Sinn, wenn Sie ganz wenige Geschäftsbriefe schreiben.

    Der Grund sind die Kosten für das Druckermaterial, wie beispielsweise Tinte oder Toner für farbige Abbildungen.

    Deshalb wird dieses Beispiel wohl nur in ganz wenigen Fällen greifen.

    Bedrucktes Geschäftspapier bekommt man schon zu recht günstigen Preisen.

    Wenn Sie also Ihr Geschäftspapier drucken lassen, können Sie im Beispiel einfach auf das Bild und Logo verzichten.

    Informationsblock

    Überlegen Sie, wie Sie die Darstellung der Absender-Informationen vornehmen möchten.

    Als Block auf der rechten Seite oder aufgeteilt rechts und als Zeilen vor dem Betreff.

    Besonderheit

    In der Schreibmaschinenwelt, basierten die Felder für Adresse und Absender auf die vohandene Zeilenschaltung.

    In Writer wird der gesamte Bereich für Adresse und Absender als Randbereich definiert, so dass hier kein Fließtext möglich ist.

    Die Felder für Adresse und Absender werden über Rahmen definiert.

    Seite / Briefbogen - Layout

    Brief-Formen

    Form A für Privatbriefe.

    Abstand zum oberen Rand: 0,27 cm.

    Form B für Geschäftsbriefe.

    Mit Abstand von 4.50 cm zum oberen Blatt-Rand beginnt das Anschriftenfeld und mit 9,84 (9,846 cm) cm beginnt das Textfeld.

    Seite / Papierformat

    Papierformat

    Für den normalen Geschäfts-Briefverkehr ist nach DIN 5008 das PapierformatWikipedia logo v3.svg vorgegeben.

    Als übliches Papierformat wird DIN-A4 verwendet.

    Briefbogen / -papier

    Briefpapier: blanko, meistens weiss

    BriefbogenWikipedia logo v3.svg: teil-vorgedruckt oder vorgedruckt, meistens weiss mit Farbdruck.

    Die Papierqualität sollte mindestens 80 g/m2 haben.

    Ausgenommen davon sind Kurzbriefe und andere Sonderformen.

    Note pin.svg

    Hinweis:
    Der Briefbogen ist ein wichtiges Element für den Wiedererkennungswert. Im Beispiel wird ein Rahmen als Textfeld und ein Bild für den Briefkopf verwendet, sowie ein großes farbiges Logo, dass eine Häuserreihe darstellt. Für eine Ausgabe auf einen Drucker ist dies eine ziemlich große Farbfläche. Dies kann zu hohen Kosten von Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner) führen. In vielen Fällen wird es deshalb sinnvoll sein, den Briefbogen mit Briefkopf und -fuß, Absenderkennung und Infoblock bei einer Druckerei herstellen zu lassen.

    Seitenvorlagen

    Die Festlegungen für das Seiten-Layout wird in den Seitevorlagen vorgenommen.

    Wenn Seiten, beispielsweise die erste Seite und die Folgeseiten, unterschiedliche Layouts erhalten sollen, benötigen Sie für jede Seite die anders sein soll, als die andern, eine Seitenvorlage. Öffnen Sie Writer.

    Üblicherweise zeigt Ihnen Writer eine Seite als weißes Blatt.

    Die Seitenvorlagen befinden sich in der Seitenleiste ( Strg + F5 ).

    Und klicken Sie oben bei Formatvorlagen auf das Symbol "Seitenvorlagen".

    Dort ist bereits eine Seitenvorlage "Erste Seite" und "Standard".

    Für die erste Seite des Geschäftsbriefs verwenden Sie die Seitenvorlage "Erste Seite" und für die folgenden Seiten "Standard".

    Konfigurieren der Seitenvorlage "Erste Seite" für die erste Seite

    Das geöffnete weiße Blatt wird in der Seitenleiste als Seitenvorlage "Standard" angezeigt (hervorgehoben).

    Doppelklicken Sie nun auf die Seitenvorlage "Erste Seite", um diese dem weißen Blatt zuzuweisen.

    Rechtsklicken Sie auf die Seitenvorlage "Erste Seite" und wählen Vorlage bearbeiten…

    Der Dialog "Seitenvorlage: Erste Seite" wird geöffnet.

    Mögliche Briefkopf-Gestaltung

    Briefkopf mit Grafik und Textlogo entsprechend Punkt 3.

    Grundsätzliche Möglichkeiten

    1. Nur Textfeld
    2. Textfeld und Grafik
    3. Nur Grafik
    4. -keine- (bleibt leer), d.h., es wird vorgedrucktes Briefpapier verwendet

    In diesem Beispiel wird nach Punkt 3. verfahren.

    Briefkopf / Seitenkopf erstellen

    Der Seitenkopf in der Gestaltung als Grafik vom Unternehmen.

    Fügen Sie nun das Bild "242DE Häuser-Reihe.png" ein.

    Wählen Sie im Menü Einfügen ▸ Bild.

    Ein Dialog "Bild einfügen" öffnet sich.

    Suchen Sie den Verzeichnispfad und klicken dann auf das Bild, das Sie einfügen möchten.

    Klicken Sie auf Öffnen.

    Das Bild wird nun am Cursor eingefügt.

    Rechtsklicken Sie auf das Bild und wählen Eigenschaften….

    Der Dialog Bild mit mehreren Tabs wird geöffnet.

    Die Werte, die in die gewünschten Tabs einzutragen sind, entnehmen Sie den folgenden Screenshots und Texten.

    Tab "Position und Größe":

    Tab "Optionen":

    Für die Funktion Schützen setzen Sie ein Häckchen bei ☑ Position und bei ☑ Größe.

    Tab "Umlauf":

    Einstellungen

    Durchlauf

    Abstand

    Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

    Tab "Umrandung":

    Linienanordnung

    "Voreinstellungen: Keine Umrandung zeichnen"

    Innenabstand

    Links: 0,00 cm; Rechts 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

    Anschriftenfeld (Adressfeld)

    Rahmen (Anschriftenfeld)

    Übersicht

    Rücksendeangabe 1)

    Zusatz- und Vermerkzone

    Empfängeradresse

    Fügen Sie nun die Rahmen ein.

    Dieser Vorgang ist für alle Rahmen zu durchlaufen

    Wählen Sie im Menü Einfügfen ▸ Rahmen ▸ Rahmen….

    Der Dialog "Rahmen" mit mehreren Tabs wird geöffnet.

    Entnehmen Sie die einzutragenden Werte für die erforderlichen Tabs den nachfolgenden Screenshots und Texten.

    Nachdem jeweils alle Werte eingetragen sind, klicken Sie auf OK.

    Der/die Rahmen ist/sind nun eingefügt.

    Die Schrift im Rahmen kann nur eingefügt werden, wenn der Rahmen nicht ausgewählt ist.

    Rücksendeangabe 1)

    Eine Zeile, Höhe: max. 0,50 cm,

    Schriftgröße 6-8 pt,

    Die Rücksendeangabe enthält meist in Kurzform:

    • Unternehmen / Vorname Name
    • Strasse / Postfach
    • PLZ Ort

    mit einer Unterstreichungslinie

    Zusatz und Vermerkzone

    Beispiele:

    • Einschreiben
    • Büchersendung
    • Warensendung
    • Persönlich
    • Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück

    Schriftgröße 6-8 pt.

    Rahmen - Absender über dem Anschriftenfeld

    Rahmen - Anschriftenfeld

    Briefsendungen korrekt adressieren

    Weblinks: Korrekte Adressierung|Wikipedia

    Schriftgröße für die Anschrift

    Schriftgröße mindestens 8pt, ab 10pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Liberation Sans.

    Informationsblock

    Übersicht Schema

    Gesprächspartner:
    Abteilung:
    *
    Telefon:
    Telefax:
    E-Mail:
    *
    Datum:
    

    Informationsblock - Beispiel

    Rahmen Informationsblock - Bearbeiter

    Rahmen Informationsblock - Datum

    Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden.

    Die internationale Schreibweise sieht die Folge JAHR-MONAT-TAG vor. (siehe auch ISO 8601).

    In der deutschen Schreibweise hat sich jedoch die Folge TAG-MONAT-JAHR eingebürgert und ist nach DIN 5008 ebenfalls korrekt.

    Beispiele für die Schreibweisen:

    • 2018-04-25
    • 25.04.2018
    • 01.04.2018 (hier mit führender Null beim Tag)
    • 1. April 2018 (hier ohne führende Null beim Tag)

    Rahmen Informationsblock - Schriftgröße

    Schriftgröße mindestens 8pt, ab 10pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Liberation Sans.

    Textbereich

    Struktur des Textbereiches

    • Betreffzeile
    • Anrede
    • Brieftext
    • Grußformel
    • Unterschrift
    • Anlage(n)

    Beispiel Dokumentvorlage

    Beispiel: Übersicht Textbereich

    * Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien
    *
    *
    Sehr geehrte Damen und Herren,
    *
    wir freuen uns, Ihnen ein Top-Angebot nur für Sie unterbreiten zu können.
    Aus der neuen Ernte 2018 bieten wir Ihnen frische Tomaten aus Italien an.
    Die Preise entnehmen Sie bitte der beigefügten Preisliste. Nur für Sie, abzüglich 5% Rabatt.
    Das Angebot ist bis zum 31. August begrenzt.
    Gerne nehmen wir Ihre Bestellung entgegen.
    Über weitere Produkte aus Italien können Sie sich in unserem beiliegenden Flyer informieren.
    Rufen Sie uns an, wenn Sie Hilfe benötigen.
    *
    Freundliche Grüße
    *
    *
    *
    Guiseppe Italiano
    *
    Anlagen
    Preisliste für Großkunden
    Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien
    

    Betreff-Zeile

    Die Betreffzeile, z.B. "Unser Top-Angebot nur für Sie - frische Tomaten aus Italien", wird unterhalb des Anschriftenfeldes erstellt.

    Das Wort "Betreff" oder Ähnliches wird nicht mehr benutzt, es entfällt.

    Die Betreffzeile erhält am Ende keinen Punkt, etc. Üblicherweise wird die Betreffzeile durch Fettschrift hervorgehoben.

    Die Anrede

    Die Anrede, z.B. "Sehr geehrte Damen und Herren,", erfolgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile.

    Der eigentliche Brief-Text

    Nach der Anrede eine Leerzeile einfügen und danach können Sie den Text schreiben.

    Schriftgröße für den Textbereich

    Schriftgröße mindestens 10pt bis 12 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie z.B. Liberation Sans.

    Grußformel

    Mit einer Leerzeile zum Text schreiben Sie die Grußformel, z. B.:

    • "Freundliche Grüße"
    • "Freundliche Grüße aus Milano"
    • "Freundliche Grüße und Ihnen ein schönes Wochenende"

    Unterschrift

    Nach der Grußformel lassen Sie (üblicherweise) drei Zeilen Zwischenraum für die Unterschrift.

    Danach kann die Unterschrift in Maschinenschrift eingefügt werden, da nicht jeder unbedingt eine leserliche Unterschrift hat.

    Freundliche Grüße
    *
    *
    *
    Guiseppe Italiano
    

    Anlage(n)

    Beispiel:

    Freundliche Grüße
    *
    *
    *
    Guiseppe Italiano
    *
    Anlagen
    Preisliste für Großkunden
    Unser aktueller Flyer mit weiteren Produkten aus Italien
    

    Schriftgröße für die Grußformel

    Schriftgröße mindestens 10pt bis 12 pt mit Serifen möglich, aber wie im Textbereich, ansonsten verwenden Sie z.B. Liberation Sans.

    Brieffußgestaltung / Fußzeile

    Nach DIN 5008 gibt es keine Vorgaben für den unteren Rand bzw. die Fußzeilenhöhe.

    Unter Umständen müssen Sie den unteren Rand anpassen, je nach Informationsmenge, die untergebracht werden muss.

    Die Fußzeile sollte alle wichtigen Unternehmensdaten und Pflichtangaben beinhalten:

    • Name des Unternehmens
    • Rechtsform
    • Unternehmenssitz
    • Name des Geschäftsführers / der Vorstandsmitglieder / Aufsichtsrat
    • Registergericht
    • Bankverbindung
    • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
    • Evtl. Aufsichtsbehörde, etc.

    Rahmen Fußzeile


    Falz- und Lochmarken für Briefumschlag DIN lang

    Falz- und Lochmarken - Maße vom oberen Seitenrand

    Briefumschlag

    Ein BriefumschlagWikipedia logo v3.svg ist die Verpackung eines Briefes.

    Loch- und Falzmarken (auch Faltmarken) im Dokument dienen dazu den Briefbogen DIN A4 für eine zweifach quer Faltung vorzubereiten.

    Nach der Faltung kommt der Briefbogen üblicherweise (bei richtig platzierten Anschriftenfeld) in einen Fenster-Briefumschlag DIN langWikipedia logo v3.svg.

    Linien zeichnen

    Die Falz- und Lochmarken zeichnen Sie jeweils mit einer Linie.

    Dazu verwenden Sie die Symbolleiste "Zeichnung".

    Wenn die Symbolleiste nicht zu sehen ist, wählen Sie im Menü Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Zeichnung.

    Den folgenden Vorgang wiederholen Sie für jede Linie:

    Wählen Sie das Symbol "Linie einfügen".

    Zeichnen Sie eine kurze Linie an die Position, wo die Linien platziert werden soll (ungefähr).

    Bei markierter Linie rechtsklicken Sie auf die Linie und wählen Position und Größe.

    Tragen sie die unten angegebenen Werte für die Linie ein und klicken OK.

    Falzmarke_1

    Lochmarke

    Falzmarke_2

    Folgeseiten einfügen

    Wenn die Seite 1 eines Briefes nicht ausreicht, werden Folgeseiten benötigt.

    Dazu ist es erforderlich eine Seite 2 ff. anzufertigen.

    Diese Seite 2 wird typischerweise mit einer entsprechenden Formatvorlage (Seitenvorlage) erstellt, damit der vergößerte obere Seitenrand der Seite 1 beim Seitenwechsel nicht übernommen wird.

    Oben bei - Seitenvorlagen - haben wir festgestellt, dass es bereits die Seitenvorlagen "Erste Seite" und "Standard" gibt.

    Für die folgenden Seiten nach der ersten Seite können Sie die Seitenvorlage "Standard" verwenden.

    Unterhalb bei - Arbeitsdateien - finden Sie bereits eine Muster-Dokumentvorlage mit einer 2-ten Seite.

    Ausführliche Beschreibungen zu Seitenvorlagen und Formatierung finden Sie hier:

    Dokumentation

    Dort bei: "Kapitel 5 - Seiten formatieren: Grundlagen" und "Kapitel 6 - Seiten formatieren: Erweitert"

    Weitere Informationen

    Arbeitsdateien

    Geschäftsbrief nach DIN 5008_V3 - entsprechend dem Video

    Geschäftsbrief nach DIN 5008 mit Grafik und Seite 2 - für eine bessere Praxis

    Kompatibilität

    Warning.svg

    Achtung:
    Ein in LibreOffice erstellter Briefbogen mit eingefügten Rahmen eignet sich nicht zur Übernahme in MS-Word bzw. das Speichern als doc-/docx-Datei.

    Dokumentation / Handbücher

    Hier finden Sie die Dokumentation / Handbücher:

    Dokumentation / Handbücher

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