Code d'éthique et obligations fiduciaires du conseil d'administration
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Remarque : ce document s'applique à tous les directeurs et directeurs suppléants du conseil d'administration, même s'ils ne sont pas explicitement mentionnés.
Contexte
The Document Foundation est une entité méritocratique indépendante et autonome, créée par un large groupe de défenseurs des logiciels libres, sous la forme d'une fondation caritative de droit allemand (gemeinnützige rechtsfähige Stiftung des bürgerlichen Rechts).
Elle a été créée avec la conviction que la culture née d'une fondation indépendante fait ressortir le meilleur des contributeurs et fournira gratuitement les meilleurs logiciels, sous forme de code source et binaire, à tous les utilisateurs, qu'il s'agisse de particuliers, de gouvernements, d'entités publiques, de sociétés, d'entreprises, d'associations ou d'autres organisations à but non lucratif.
Elle est ouverte à toute personne qui adhère à nos valeurs fondamentales et contribue à nos activités.
Elle encourage la participation des entreprises, par exemple en parrainant des personnes qui travaillent sur un pied d'égalité avec les autres contributeurs de la communauté. Toutefois, le parrainage ne doit pas conférer de droits spéciaux ni la possibilité d'orienter la fondation dans une direction particulière qui servirait les intérêts du parrain ou de la personne parrainée.
Code d'éthique
Les membres du conseil d'administration doivent respecter et se conformer au code d'éthique suivant pour devenir directeur ou suppléant du conseil d'administration, pendant la durée de leur mandat et après celui-ci. Tous les directeurs du conseil d'administration doivent s'efforcer de parler et d'agir en gardant à l'esprit la mission, l'efficacité et les intérêts supérieurs, et uniquement les intérêts, de la Fondation.
1. Chaque directeur du conseil d'administration se conformera à tous les règlements de la Fondation, y compris, mais sans s'y limiter, les statuts, les règlements, les règles de procédure, les politiques en matière de conflits d'intérêts, les obligations fiduciaires et le présent code d'éthique, ainsi que les lois et règlements allemands qui affectent ses fonctions.
2. Les directeurs du conseil d'administration mèneront les affaires de la Fondation de bonne foi et avec honnêteté, intégrité, diligence raisonnable et compétence raisonnable, en gardant à l'esprit les intérêts supérieurs, et uniquement les intérêts, de la Fondation.
3. Les directeurs du conseil d'administration ne se livreront pas à des comportements de harcèlement visant à poursuivre un intérêt particulier ou à agir de manière illégale, y compris en violant les principes fondamentaux qui régissent le fonctionnement de la Fondation, notamment les statuts, et ne faciliteront pas de tels comportements. Tout membre du personnel, membre, dirigeant, administrateur, fournisseur ou sous-traitant de la Fondation, ou toute personne impliquée dans des activités liées à la Fondation, est concerné par cette disposition. Les directeurs du conseil d'administration ne se livreront pas à des actes de discrimination injuste dans le cadre des activités liées à la Fondation et ne faciliteront pas de tels actes. Le conseil interprétera ces critères de manière raisonnable. Les directeurs du conseil d'administration sont tenus de soutenir fermement toute personne victime des comportements susmentionnés, en public ou en privé.
4. Outre les politiques de la Fondation en matière de confidentialité, les directeurs du conseil d'administration sont tenus de respecter la vie privée et la confidentialité des procédures internes et de toutes les questions liées aux ressources humaines. Il est notamment déconseillé de transmettre des communications confidentielles à des tiers, sauf si les lois ou règlements, ou notre politique de dénonciation, l'exigent.
5. Les directeurs du conseil d'administration de la Fondation n'utiliseront pas (au-delà d'une utilisation accessoire) les informations, le personnel, les biens ou les ressources fournis par la Fondation, ou acquis dans le cadre de l'exercice de leurs fonctions en tant que membres du conseil d'administration, à des fins autres que la promotion des activités de l'organisation, et en particulier à des fins personnelles.
6. Les directeurs du conseil d'administration veilleront à la sécurité des actifs corporels et incorporels de la Fondation, y compris ses droits d'auteur et ses marques déposées, et les géreront dans le meilleur intérêt de la Fondation. Les membres qui quittent le conseil d'administration alors qu'ils détiennent des biens matériels de valeur appartenant à la Fondation devront les restituer.
7. Les directeurs du conseil d'administration de la Fondation reconnaissent que leurs déclarations et leurs actions, en particulier à l'égard de la presse et lors d'entretiens, sont susceptibles d'avoir un impact important sur la Fondation en raison de leur position de leader, et prendront au sérieux leur position de visibilité publique et de confiance.
8. Les directeurs du conseil d'administration de la Fondation s'engagent à ne pas persuader ou tenter de persuader un employé de la Fondation de quitter son emploi ou de modifier négativement son emploi au sein de la Fondation. En outre, aucun membre du conseil d'administration ne doit persuader ou tenter de persuader un membre, un directeur, un membre associé, un bailleur de fonds, un donateur, un annonceur, un sponsor, un abonné, un fournisseur, un entrepreneur ou toute autre personne ou entité ayant une relation réelle ou potentielle avec la Fondation de mettre fin, de réduire ou de ne pas entrer en relation avec la Fondation, ou de réduire de quelque manière que ce soit les avantages financiers ou autres que la Fondation tire de cette relation.
9. Les directeurs du conseil d'administration doivent toujours faire passer les intérêts de la Fondation avant leurs intérêts personnels ou professionnels, en évitant toute action susceptible de nuire à la Fondation ou de compromettre la poursuite de ses objectifs et principes. Lorsqu'ils agissent en tant que membres du conseil d'administration, ils doivent œuvrer uniquement pour le succès de la Fondation.
10. Les directeurs du conseil d'administration doivent tous éviter de faire passer - ou de donner l'impression de faire passer - leurs propres intérêts ou ceux de tiers, y compris ceux des membres associés, avant ceux de la Fondation dans son ensemble.
11. Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas s'exprimer au nom de la Fondation sans y avoir été expressément autorisés. Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas prétendre que leur autorité en tant que directeurs du conseil s'étend au-delà de ce qu'elle est en réalité. Le conseil s'exprime en tant qu'ensemble, et non à titre individuel
12. Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas solliciter ou accepter de cadeaux, d'honoraires ou tout autre objet de valeur de la part d'une personne ou d'une entité en tant qu'incitation directe ou indirecte à accorder un traitement spécial à ce donateur ou à cette entité dans le cadre de questions relatives à la Fondation.
13. Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas, directement ou indirectement, y compris mais sans s'y limiter par l'intermédiaire d'entités affiliées, provoquer ou accepter d'être nommés en tant que fournisseurs rémunérés de biens ou de services à la Fondation, sans en informer pleinement le conseil d'administration, sans l'accord unanime de celui-ci et sans se conformer à toutes les procédures connexes adoptées par le conseil d'administration. En particulier, tous les directeurs du conseil d'administration doivent éviter d'approuver ou de solliciter toute action qui pourrait aller à l'encontre de l'interdiction des transactions intéressées.
14. Le conseil agit dans son ensemble. Toutefois, les directeurs du conseil d'administration ont le droit, et doivent le faire s'ils estiment qu'une résolution particulière est contraire à la loi ou aux intérêts de la Fondation, de faire état de leur désaccord de manière expresse dans le procès-verbal de la réunion du conseil adoptant cette résolution et de faire figurer leur note de désaccord dans la décision publiée.
Obligations fiduciaires
Les obligations fiduciaires sont généralement comprises comme un ensemble d'obligations qui comprennent, sans s'y limiter:
1. Obligation de diligence
- Les directeurs du conseil d'administration doivent toujours exercer leurs fonctions avec la
diligence requise par leur fonction et en suivant comme ligne directrice générale la "diligence d'un homme d'affaires prudent".
- Une diligence raisonnable est également attendue en ce qui concerne l'acquisition et l'évaluation des informations pertinentes nécessaires à la prise de décisions éclairées.
- Ce rôle s'accompagne d'une responsabilité juridique personnelle importante. Il est obligatoire de respecter toutes les règles et réglementations applicables et de suivre les conseils juridiques, même s'ils proviennent d'un système juridique différent et sont rédigés dans une autre langue. Le caractère bénévole de cette fonction n'y change rien.
2. Obligation de divulgation
- Les directeurs du conseil d'administration doivent toujours divulguer toutes les informations
nécessaires pour que le conseil puisse prendre des décisions éclairées. Les informations pertinentes doivent être communiquées par leur détenteur en temps utile, ou sur demande, afin de laisser à tous les administrateurs un délai raisonnable pour évaluer les informations et leurs implications dans la décision à prendre.
3. Devoir de loyauté
- Les directeurs du conseil d'administration doivent toujours garder à l'esprit les meilleurs intérêts de la Fondation, et uniquement ceux-ci. Leurs devoirs comprennent:
- Déclarer tout conflit d'intérêts potentiel/réel et ne pas participer à toute discussion ou décision relative à une question conflictuelle
- Se récuser de toute influence et participation aux discussions et décisions dans lesquelles ils sont ou pourraient être en conflit
- Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas promouvoir ou influencer des décisions dans l'intention directe ou indirecte de favoriser leurs intérêts personnels ou commerciaux, ni ceux de tiers
- Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas priver la Fondation d'une opportunité commerciale ou autre à leur propre profit si:
- La Fondation a utilisé son personnel, ses sous-traitants ou ses installations pour développer cette opportunité;
- La Fondation a participé au financement de cette opportunité;
- La Fondation a activement recherché cette opportunité spécifique;
- Cette opportunité intéresse la Fondation en raison d'une relation préexistante;
- Cette opportunité a été proposée directement à la Fondation et n'a pas été rejetée par celle-ci; ou
- Cette opportunité a été proposée directement à l'administrateur dans son rôle de fiduciaire de la Fondation.
- Les directeurs du conseil d'administration ne doivent pas non plus concurrencer de manière abusive la Fondation ou entraver sa capacité à poursuivre ses objectifs, en:
- utilisant leur position au sein du conseil d'administration pour empêcher la Fondation de concurrencer leurs propres intérêts commerciaux ou entreprises;
- utilisant le personnel, les sous-traitants, les installations ou les fonds de la Fondation pour les intérêts commerciaux ou les entreprises des administrateurs;
- Utilisant ou divulguant à des tiers les informations et données confidentielles de la
Fondation, y compris les discussions confidentielles du conseil d'administration ;
- Attirant le travail ou le personnel de la Fondation vers les intérêts commerciaux ou les entreprises extérieurs du directeur;
- Recevant, à l'insu de la Fondation, une commission sur une transaction de la Fondation; ou
- Détournant de toute autre manière des opportunités de la Fondation vers les intérêts commerciaux ou les entreprises extérieurs du directeur.
- Si un directeur du conseil d'administration souhaite saisir une opportunité qui pourrait être
une opportunité pour la Fondation ou s'il n'est pas certain qu'une activité particulière constituerait une concurrence déloyale avec la Fondation, le directeur doit immédiatement divulguer l'intégralité de l'affaire au conseil d'administration, qui, après avoir examiné toutes les informations pertinentes, déterminera si le directeur peut ou non saisir cette opportunité ou se lancer dans une activité concurrente.
4. Devoir d'obéissance
- Les directeurs du conseil d'administration doivent toujours prendre des décisions qui respectent les principes et les statuts de la Fondation et qui visent à perpétuer ses missions. Leurs devoirs comprennent:
- Veiller à ce que les activités de la Fondation contribuent à la réalisation de sa mission
- Ne pas promouvoir ou influencer des décisions dans le but de réduire la capacité de la Fondation à accomplir sa mission, y compris en fournissant des logiciels libres (au sens de logiciels libres) et gratuits, y compris des téléchargements binaires, sans aucune restriction quant au type d'utilisateur
- Respecter toutes les exigences fiscales et légales applicables aux organisations à but non lucratif
- Respecter toutes les lois et tous les codes applicables aux organisations à but non lucratif
telles que la Fondation
- Se former régulièrement sur toutes les questions juridiques et administratives pertinentes afin d'être apte à exercer leurs fonctions. La Fondation vise à organiser au moins une fois par an des formations internes en anglais, auxquelles tous les membres du conseil d'administration sont tenus de participer.
Si, à l'avenir, je ne suis plus directeur du conseil d'administration, mais que je reste membre du conseil d'administration de la Fondation, je respecterai les parties de ce code qui concernent les membres du conseil d'administration.
Confirmation
En tant que candidat au poste de directeur du conseil d'administration, j'affirme mon adhésion au présent code d'éthique et aux obligations fiduciaires, je reconnais mon engagement à respecter ses principes et obligations si je suis élu et que j'occupe ce poste. Je reconnais explicitement que la violation de l'une des règles susmentionnées peut entraîner ma destitution en tant que directeur du conseil d'administration.
Si, à l'avenir, je ne suis plus directeur du conseil d'administration, mais que je reste membre du conseil d'administration de la Fondation, je respecterai les parties de ce code qui concernent les membres du conseil d'administration.
Nom complet:
Signé:
Date: