TDF/Políticas/Reembolsos
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Reembolso de gastos de viaje
Actualmente existen dos opciones para que TDF reembolse los gastos de viajes aprobados:
- a través de TDF
- A través del SPI
Póngase en contacto con treasurer@documentfoundation.org para saber cuál debe utilizar.
Verificar antes de presentar su solicitud
- Por favor, no envíe solicitudes a SPI por su cuenta. Hágalo únicamente al tesorero de TDF, que a su vez preguntará a SPI si es posible reembolsar con cargo al presupuesto de LibreOffice.
- Si conduce en coche, guarde las facturas de las gasolineras. Aunque tenemos una regla por kilómetro, al menos cuando pedimos a SPI los reembolsos, las facturas son necesarias.
- Por favor, no envíe los recibos de los eventos a los que asiste cuando nadie lo haya aprobado. De acuerdo a la decisión de la junta directiva, todos los gastos deben ser aprobados por uno de los responsables del presupuesto.
- Por regla general, TDF sólo puede reembolsar la tarifa más barata posible, es decir, sólo hoteles normales, normalmente de entre 3 y 4 estrellas, y sólo tarifas de 2ª clase. Una notable excepción a esto último es si un viaje en 1ª clase es más barato. En esos casos, sin embargo, el reembolso sólo es posible si se envía una prueba de que en el momento de la reserva (!) el viaje en clase superior era efectivamente el más barato.
- Por favor, tenga sus recibos PDF en un tamaño de archivo razonable. Nadie necesita 6 MB por página.
- Por favor, presente sus solicitudes a tiempo, es decir, poco después del evento. No combine las solicitudes de reembolso de viajes de los meses anteriores, sino que envíelas por evento.
- Tenga en cuenta que, por lo general, TDF no puede cubrir los gastos de comida o bebida. Sin embargo, existe una tarifa por día que se menciona en la política de reembolso detallada.
Reembolso a través de TDF Berlín
Ingrese su solicitud en el Programa de Apoyo a Viajes
A partir del evento FOSDEM 2020, utilizaremos el Programa de Apoyo a Viajes (TSP) desarrollado por OpenSUSE que puede encontrar en [1].
El proceso consiste en que
- el solicitante presenta una solicitud de reembolso por un evento al que va a asistir o por envío de material
- el administrador establece una cantidad en función de la solicitud y la aprueba
- el solicitante tiene que aceptar la cantidad asignada.
- Una vez transcurrido el evento, el solicitante tiene que ingresar la solicitud de pago en base a sus documentos, rellenar el formulario de reembolso y presentar todos los documentos
- El administrador del TSP inciará entonces el proceso de pago
- Una vez recibido el pago, el solicitante cierra su solicitud.
Lo que tiene que hacer como solicitante:
- la primera vez, tiene que crear una cuenta y rellenar sus datos personales
Antes del evento:
- ir a los Eventos haciendo clic en el enlace de Eventos en el área de Opciones
- haga clic en el botón de Apoyo al viaje
- Rellene la descripción de las razones por las que asiste al evento o necesita el envío de material en el área de Información General
- En el área de gastos, seleccione el medio que utilizará para llegar al evento, añada una descripción del viaje y el costo estimado
- añada tantas líneas de gasto como sea necesario
- cuando termine, haga clic en el botón Crear una solicitud de viaje
- compruebe que todos los datos son correctos y luego haga clic en el botón Acción y seleccione Enviar
Su solicitud será evaluada y deberá ser aprobada por el administrador del TSP. Puede comprobar el estado de la solicitud en cualquier momento y revertir su información. Una vez que el administrador haya definido los importes asignados, deberá hacer clic en el botón Acción y seleccionar Aceptar.
Nota: Si va a viajar en coche, añada la cantidad de kilómetros recorridos (viaje completo incluyendo la ruta de vuelta) y la suma (0,30 € por kilómetro recorrido) tanto a la solicitud de aprobación como a la de reembolso.
Después del evento:
- vaya a su solicitud y haga clic en el botón Solicitar reembolso en la parte superior derecha
- Actualice y cargue la solicitud de reembolso en el área de aceptación firmada.
- rellene sus datos bancarios y añada cualquier comentario que pueda ayudar al proceso de reembolso
- una vez hecho esto, envíe su solicitud de pago haciendo clic en el botón Acción y eligiendo Enviar
El administrador del TSP procesará el pago. Se le informará cuando se haya hecho a través de la plataforma. Ahora puedes cerrar la solicitud.
Por favor, rellene este File:Tdf-travel refundform 2012-07-20.ots y devuélvalo a refunds@documentfoundation.org, acompañado de los recibos del viaje. Para facilitar la consulta, indique claramente el propósito del viaje en el asunto de su correo electrónico. Para los reembolsos de TDF Berlín, debe enviar los recibos originales a nuestra oficina después de haberlos enviado digitalmente.
For refunds from TDF Berlin, you need to send in the original receipts via regular mail (NOT registered mail to pick up to Berlin) to our office after you have mailed them digitally.
Si es posible, le pedimos que imprima sus recibos por una sola cara, ya que nos ayuda a reducir nuestros gastos administrativos.
Reembolso via SPI
En algunos casos SPI amablemente patrocina viajes aprobados por TDF. Aquí se explica cómo solicitar el reembolso:
- Primero, reúna y escanee sus recibos de viaje.
- A continuación, siga exactamente el proceso explicado y rellene electrónicamente el formulario de reembolso de SPI.
- Para transferencia a Brasil, facilite además un número de teléfono donde se le pueda localizar y su CPF (identificación fiscal).
- Envíe todo a refunds@documentfoundation.org. NO envíe la solicitud de reembolso a SPI directamente.
Ahora también tenemos una versión editable del formulario disponible. Con la mayoría de los lectores de PDF, sólo se puede imprimir, pero no guardar el archivo. Las versiones recientes de LibreOffice (4+) tienen un muy buen soporte de edición de PDF y son una buena manera de abrir el PDF y rellenar el formulario.
Tenga en cuenta que si tiene una cuenta bancaria fuera de los EE.UU., debe proporcionar información adicional. NO se limite a añadir algo en el formulario, sino que por favor pregunte a su banco, de lo contrario los pagos pueden retrasarse considerablemente. Normalmente, si le dice a su banco que recibe dinero de EE.UU., ellos saben qué datos deben proporcionar
Ejemplo de lo que le dirá su banco:
Para los pagos en euros, utilice: SWIFT a <Banco intermediario>, SWIFT: <Swift intermediario> beneficiario: ..... número de cuenta del beneficiario: ..... con <su nombre de banco> Importante: Por favor, rellene el SWIFT-MT con los datos del banco: "a favor de <nombre de su banco>" Para pagos en USD, utilice: SWIFT a: <Banco intermediario>, SWIFT <Swift intermediario> a través de Wells Fargo Bank N.A, N.Y. 10 038 SWIFT: PNBPUS3NNYC número de cuenta. <número de cuenta> beneficiario: ..... número de cuenta del beneficiario: ..... con <nombre de su banco> Importante: Por favor, rellene el SWIFT-MT con los datos del banco: "a favor de <nombre de su banco>"