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Reembolso de Viagens

Há duas opções para obter reembolso de viagens aprovadas pela TDF:

  • Via TDF
  • Via SPI

Contacte treasurer@documentfoundation.org para saber qual utilizar.

Verificar antes de protocolar seu pedido

  1. Favor não enviar os seus pedidos à SPI por conta própria. Apenas envie-os ao tesoureiro da TDF, quem então perguntará à SPI se podem reembolsar a partir do orçamento LibreOffice.
  2. Se utilizar veiculo, por favor guarde as faturas dos postos de abastecimento. Embora tenhamos uma taxa por quilômetro, ao menos quando pedimos reembolsos à SPI, as faturas são necessárias.
  3. Favor não enviar recibos para eventos que participa, sem que haja aprovação prévia. Conforme decisão do conselho, todas as despesas devem ser aprovadas por um dos detentores do orçamento.
  4. Como regra geral, a TDF só pode reembolsar a tarifa mais barata possível, ou seja, apenas hotéis regulares, normalmente entre 3 e 4 estrelas, e apenas tarifas de 2ª classe. Uma excepção a esta última é se a viagem de 1ª classe for a mais barata. Nesses casos, no entanto, os reembolsos só serão possíveis se for enviada uma comprovação de que no momento da reserva (!) a viagem de classe mais alta era realmente a opção mais barata.
  5. Favor dispor seus recibos em PDF com tamanho adequado (inferior a 6 Mb por página).
  6. Favor apresentar os seus pedidos a tempo, ou seja, logo após o evento. Não misture os pedidos de reembolso de viagem de meses anteriores. Ao invés disso, envie-os separadamente por evento.
  7. Esteja ciente de que a TDF normalmente não cobre quaisquer despesas com alimentos ou bebidas. Existe, contudo, uma taxa diária que é mencionada na política de reembolso detalhada.

Insira sua solicitação no Programa de Suporte de Viagem

A partir do evento FOSDEM 2020, usaremos o Programa de Suporte de Viagem-(TSP) desenvolvido pela OpenSUSE que você pode encontrar em [1].

O processo consiste de:

  • O(a) solicitante envia uma solicitação de reembolso para um evento em que participará ou para envio de material.
  • O administrador define um valor com base na solicitação e a aprova.
  • O solicitante tem que aceitar o montante atribuído.
  • Uma vez aprovado o evento, o solicitante deve inserir a solicitação de pagamento com base em seus documentos, preencher o formulário de reembolso e enviar todos os documentos
  • O administrador do TSP iniciará o processo de pagamento
  • Quando o pagamento for recebido, o solicitante encerra sua solicitação.

O que voce tem que fazer como solicitante:

  • Se é a primeira vez, voce deve criar uma conta e preencher seus dados pessoais

Antes do evento:

  • Vá para a opção Eventos clicando no link Eventos na área de Opção
  • clique no botão de apoio a viagens-"Travel support"
  • Preencha a descrição dos motivos que o levaram a participar no evento ou a precisar de envio de material na área de Informação Geral-"General Information"
  • Na área de despesas, seleccione o meio que irá utilizar para chegar ao evento, acrescente uma descrição da viagem e o custo estimado
  • adicione tantas linhas de despesas quantas forem necessárias
  • Uma vez concluido, clique no botão Criar um pedido de viagem-"Create a travel request"
  • verifique se todas as informações estão corretas, em seguida clique no botão Ação e selecione Submeter.

Sua solicitação será avaliada e deverá ser aprovada pelo administrador TSP. Voce pode verificar o estado do pedido a qualquer tempo e reverter as suas informações. Uma vez que o administrador tenha definido os montantes alocados, voce terá que clicar no botão Ação e selecionar Aceitar'.

Nota: Se viajar de carro, adicione a quantidade de km percorridos (viagem completa incluindo o percurso de regresso) e o valor total (0,30 euros por quilômetro percorrido) ambos ao pedido de aprovação e ao pedido de reembolso.

Após o evento:

  • Vá ao seu pedido e clique no botão Solicitar reembolso no canto superior direito
  • atualize e carregue o pedido de reembolso na área de aceitação Assinada
  • preencher os seus dados bancários e adicione quaisquer comentários que possa contribuir no processo de reembolso
  • uma vez feito, submeta o seu pedido de pagamento clicando no botão Acção e escolha Submeter.

O administrador TSP irá processar o pagamento. Voce será informado quando o pagamento for feito através da plataforma. Voce agora pode encerrar o pedido.

Reembolso via TDF Berlim ====

Por favor preencha este form e reinvie-o para refunds@documentfoundation.org, acompanhado com os recibos de viagem. Para facilitar a identificação, por favor indique claramente a finalidade da viagem no cabeçalho do seu e-mail. "Para reembolsos da TDF Berlin, é necessário enviar os recibos originais para o nosso escritório depois de os ter enviado digitalmente.

Se possível, pedimos-lhe que imprima os seus recibos numa só face, ajudando-nos a reduzir nossas despesas administrativas.

Reembolso via SPI

A SPI em certos casos gentilmente patrocina viagens aprovadas para TDF. Veja como solicitar o reembolso deles:

  1. Primeiramente, colete e digitalize os seus recibos de viagem.
  2. Depois, favor seguir exatamente o processo explicado e preencha eletronicamente o formulário de reembolso do SPI [2].
    1. Para transferência para o Brasil, favor fornecer adicionalmente um número de telefone em que voce possa ser contactado e o seu CPF (Cadastro de Pessoa Física).
  3. Enviar tudo para refunds@documentfoundation.org. NÃO envie o pedido de reembolso diretamente à SPI.

Agora também temos uma versão editável do formulário disponível. Na maioria dos leitores de PDF, voce só poderá imprimir, mas não conseguirá salvar o arquivo. As versões recentes do LibreOffice (4+) têm muito bom suporte a edição de PDF e são uma boa forma de abrir o PDF e preencher o formulário.

Favor notar que se tiver uma conta bancária fora dos EUA, voce precisará fornecer informações adicionais. NÃO apenas acrescente algo ao formulário, mas peça ao seu banco, caso contrário os pagamentos podem ser drasticamente atrasados! Normalmente, se disser ao seu banco que recebe dinheiro dos EUA, eles sabem quais os dados a fornecer.

Exemplo de redação do que o seu banco irá lhe dizer:

 Para pagamentos em euros, por favor use:

 SWIFT to <Intermediary Bank>, SWIFT: <Intermediate Swift>
 beneficiary: .....
 beneficiary account no.: .....
 with <Your Bank Name>

 importante: Favor completar SWIFT-MT com informação banco-a-banco: "em favor de <nome do seu banco>"

 Para pagamentos em dólar, favor usar:

 SWIFT to: <Intermediary Bank>, SWIFT <Intermediate Swift>
 via Wells Fargo Bank N.A, N.Y. 10 038 
  SWIFT: PNBPUS3NNYC account no. <número da conta>

 beneficiário:.....
nº da conta do beneficiário: .......
com <nome do seu banco>

 importante: Favor completar SWIFT-MT com informação banco-a-banco: "em favor de <nome do seu banco>