TODO : LibreOffice mini Conference 2014 Tokyo/Japan

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2013年miniconfでの準備

企画の大枠を決める

  • やる/やらないを議論する
  • どの地域で行うかを決める : (東京)
  • スタッフとして動けそうな人で日程調整する :(6/7に決定)
  • イベントの方向性を決める : (開発系にする)

事前準備

会場を予約する

  • 必要条件を考える(場所の利便性、収容人数、料金、出入りの自由さ、ネットワーク、プロジェクタ)
  • 候補のリストアップ(IIJ, KDDI web, etc..)
  • 会場候補に交渉 : 主候補が5/17までFIXしないので、バックアップの交渉メール返事まち(5/21にFIX)
  • 確認事項の問い合わせ:電源、入室の手続き、プロジェクターの口と注意点、利用できる時間(スタッフ入り、後ろのシビアさ)
  • (下見する->なし)

スピーカーを選定する

  • どのような話題を提供するか考える
  • 大枠の当日構成を考える(何分x何枠)
  • 候補者のリストアップ
  • 候補者に交渉する
  • 講演、LTともCfPを出す
    • CfPの文案を書く
    • 転送メールアドレスを設定する(日本語チームあて)
    • MLへCfPを投稿
  • スピーカーを決定する:締切5/21(水) (5/21のMTGで決定した)
  • スピーカーに連絡する(内容は基本的にスピーカーに基本お任せ)
  • (パターンその1)
    • 14:00 ビルド解説(Linux)安部さん
    • 14:45 休憩
    • 14:50 ビルド解説(Windows)茂木さん
    • 15:35 Free Time
    • 16:20 QA 榎さん
    • 17:05 休憩
    • 17:10 EasyHack 小笠原さん
    • 17:35 小野寺さん
    • 17:55 終了
  • (パターン2)
    • 開場:12時50分
    • 12:30-13:00 準備
    • 13:00-13:45 日本語チームミーティング
    • 13:45-14:00 休憩/受付(必要なら)
    • 14:00-14:05 オープニング
    • 14:05-14:45 講演1
    • 14:45-14:50 休憩
    • 14:50-15:30 講演2
    • 15:30-16:20 交流+お茶タイム
    • 16:20-17:40 講演3+4(ビルドのハンズオンっぽく)
    • 17:40-17:50 休憩
    • 17:50-18:30 LT
    • 18:30-18:40 クロージング

告知/申し込み

  • wikiのmini confページを作成する:小笠原さん作成予定
  • 申し込みページを作成する http://connpass.com/event/6422/
  • 告知
    • LiboのML(discuss,users,announce)
    • SNS: Twitter/Facebook/Google+ (ネタをいくつか作って何度か出す)
    • LUGなど他のOSSコミュニティML
  • グローバルのMLに開催することをしらせる

もっていくもの準備する

  • 必要なもの/持っていくものをリストアップして誰が持っていくか決める
  • 会場にあるファシリティを確認する
  • (必要ならレンタルする)

持ち物リスト

印刷物を準備する

  • 何が必要かリストアップ
    • 会場案内?(エレベータ付近など) IIJで用意していただける
    • タイムテーブル A3で。数枚刷る:榎
    • アンケート?(とるなら->とらない)
    • 宣伝チラシ(事前にどこかで配るなら->配らなかった)

配信(ust)

  • ポリシーを決める(録画して公開するか、どこまでがんばるか)
  • 設定、機材を確認する

懇親会予約する

  • お店を探す
  • 懇親会申込ページを作成する
  • 人数をカウントしてお店を予約する

当日

担当

  • 司会:タイムキーパーやスピーカーの紹介、Q&Aでのサポート:大森
  • 1階ドア担当:2名 (13:45-14:00の間入館できるように)そのあとは電話してもらう
    • コーヒーはタリーズまで受け取りにいく3つなので2名くらいか
  • ust(機材設置、設定、エラーチェック):今回は難しそう。余力がある人がいれば当日やる
  • 写真(レポート用):近藤
  • 懇親会(予約、料金徴収、連れていく):大森
  • お茶:休憩時間用のコーヒー予約、お菓子の調達:小笠原
  • 張り紙系:案内張り紙、アジェンダの張り出し、などの会場セッティング
  • ゴミ担当:ゴミ袋持ち込みと持ち帰り:小笠原

ミーティング

  • 建物の入り口を開けてもらう必要があるため、12時までに集合して中に入る。
  • 持ち込みでランチョンにする

会場への入館

  • ゲートオープンに社員の立ち入りが必要
    • チームメンバーは12時に入り口に集合して中に入る
    • イベント開場の13:45に、イベントスタッフ2人が下に降りる。内側からならだれでもドアは開けられるので、ドアを開けて来場者を誘導
    • 14時になったらイベント開始なので全員が上に上がる
    • 建物入り口にIIJが用意してくださるポスターに小笠原さんの電話番号を記載し、遅れた人は電話してもらう

終わってから

  • お礼のメールをする(会場などお世話になったところに)
  • レポートを書く
  • 振り返りをする