TODO : LibreOffice mini Conference 2016 Kansai/Japan

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タスクはTrelloで管理 こちらは全体像のたたき台

大枠

  • 開催地域を決める:関東->関西へ変更
  • 時期を決める:2015/11後半-1月前半
  • スタッフとして動けそうな人で日程調整する
  • イベントの方向を決める:
    • コミュニティ寄り。グローバルのカンファレンスに近い路線
    • ユーザよりのネタも入れて間口を広げたいという意見も
    • ラウンドテーブルやワークショップも
    • hackfestを夜にやる

事前準備

企画/プログラム

スピーカー選定する

  • 枠を決める
  • 選定基準を決める
    • ワークショップ/ラウンドテーブルも検討
  • 講演、LTのCfPを出す
  • スピーカーとしてよさそうな人を誘う
  • スピーカー決定する
  • スピーカーに連絡、説明する

告知/申し込み

  • Wikiにminiconfページの作成
  • connpassでイベント作成/公開

広報

  • LiboのML(discuss,users,announce)
  • SNS: Twitter/Facebook/Google+ (ネタをいくつか作って何度か出す)
    • Facebookでイベント立てて招待->connpasへ誘導用
  • 関西LibreOffice勉強会のML
  • LUGなど他のOSSコミュニティML
  • グローバルのmarketing-mlにも知らせてカレンダーに載せてもらう

運営

会場関連

自分たちでコントロール不能なので、クリティカルな筆頭

  • 会場の要件を決める
    • 箱のキャパシティ:
    • 場所の利便性
    • ファシリティ(プロジェクター、Wifi)
    • 入退室のやり方
    • 金額:今回は企業さんのところをまず探す
  • 会場のピックアップと選定
    • 会場下見も必要に応じて
  • 会場交渉、予約

懇親会 =

これも自分たちでコントロール不能でかつ重要

  • 要件を決める:
    • 場所が近い
    • 金額が予算内
    • 交流しやすい間取り
    • 人数調整が利きやすい
  • 予約する
  • 料金の徴収

hackfest会場

今回、夜にhackfestを検討中

  • 何時から何時までやるかを決める
  • 飲食可能なところ
  • 出入り、鍵管理

もっていくもの準備する

  • 必要なもの/持っていくものをリストアップして誰が持っていくか決める
  • 会場にあるファシリティを確認する
  • (必要ならレンタルする)

配信

  • ust?方法を決める。やり方を調べる
  • ポリシーを決める(録画して公開するか、どこまでがんばるか)
  • 設定、機材を確認する


当日

担当

  • 司会:タイムキーパー、スピーカーの紹介、Q&Aでのサポート:
  • ドア番(入り口を開けてもらう必要がある場合):開始後少しまでいる。後は、張り紙+電話を受けて開けに行く
  • 中継(機材設置、設定、エラーチェック):
  • 写真(レポート用):
  • お茶:休憩時間用のコーヒー予約、お菓子の調達
  • コーヒー受取:
  • 張り紙:案内張り紙、アジェンダの張り出し:スタッフ各自?
  • ゴミ:ゴミ袋持ち込み、ゴミ持ち帰り
  • 会計
    • カンパ受付(お茶代+スピーカー交通費の一部補助?)

ミーティング

  • 2014年のようにミーティングを前に入れるか?

懇親会

  • 料金徴収
  • 引率

hackfest

  • 司会(説明、振り返り・成果発表?)
  • 電源、ネット接続サポート
  • おやつ、飲み物買い出し
  • 引率
  • 写真(レポート用)

その他

  • 振り返り(ローカルスタッフ交えて15分で。hackfestの頭くらい?)


終わってから

  • お礼のメールをする(会場などお世話になったところに)
  • 会計の収支を出す
  • TDFへ旅費申請(どの程度可能?):スピーカー/スタッフの申請をフォローする
  • レポートを書く
    • 各自ブログで
    • 公式レポート:Webの記事を分担して書く