User:StefanW/Migration von MSO

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Migration von Microsoft Office zu LibreOffice - Chancen und Grenzen

Was wollen wir, was haben wir?

Wenn Sie überlegen, ob Sie von Microsoft Office (MSO) auf LibreOffice wechseln wollen, sollten Sie folgende Fragen an den Beginn stellen:

Motivation

Weshalb erwägen wir einen Umstieg auf LibreOffice?

  • Lizenzkosten?
  • Funktionalität?
  • Dateiformate, Standards?
  • Offener Quellcode?
  • "Weltanschauung"?
  • ...

Einsatz

Welche Aufgaben werden heute und künftig mit der Software erledigt?

  • Textdokumente, Schriftverkehr
  • Tabellenkalkulation, Listen
  • Präsentationen
  • Datenbanken
  • Grafik
  • E-Mail
  • PIM, Groupware
  • ...

Dokumentenaustausch

Mit wem und in welcher Form müssen selbst erstellte und von Anderen erstellte Dokumente ausgetauscht werden. Müssen diese weiter genutzt oder bearbeitet werden?

Andere Systeme

Werden andere Systeme/Programme eingesetzt, die mit MS Office zusammenarbeiten?

  • Branchensoftware
  • Mobile Geräte, Organizer, Planer
  • Spezialanwendungen
  • ...

Tiefe der Nutzung

Wie stark werden fortgeschrittene Funktionen der Office-Software genutzt, zum Beispiel:

  • Gliederungen und Verzeichnisse
  • Tabellen und Grafiken
  • Layouts mit Positionsrahmen, Zeichnungsobjekten
  • Große Datenmengen
  • Diagramme
  • Sortieren und Filtern
  • Kreuztabellen (Pivottabellen)
  • Animationen, Audio, Video
  • Bildbearbeitung
  • ...

Individuelle Anpassungen, Makros

Wie weit stützen sich derzeitige Office-Anwendungen auf Makroprogramme oder spezielle Add-Ins?

Ist der Umstieg auf LibreOffice generell möglich?

All das bildet ein Szenario für eine erste individuelle Beurteilung der Machbarkeit und Wirtschaftlichkeit der Umstellung. Als überzeugter Anhänger von LibrOffice musste ich leider bislang meist die Erfahrung machen, dass nach der Betrachtung dieser Punkte ein totaler Umstieg von MSO auf LibreOffice nicht ratsam war.

Hier ein paar beispielhafte Gründe:

  • Mit LibreOffice konnten nicht alle Arbeiten erledigt werden, die bislang mit MSO gemacht wurden. Beispielsweise verfügt LibreOffice über kein Pendant zu MS Outlook, weshalb andere Alternativen heran gezogen werden mussten. Insbesondere wenn die Nutzung nicht nur das Bearbeiten von E-Mails umfasst, mangelt es den Alternativen an Produktreife und Bedienbarkeit.
  • Die Anwender hatten andere branchen- oder geschäftsspezifische Systeme, deren Nutzung das Vorhandensein von MS Office voraussetzt. Die Anwender hatten auf Basis von MS Office erstellte, individuelle Lösungen, die mit VBA-Makros realisiert wurden. Die erforderliche Neuprogrammierung der Makros war viel zu aufwändig.
  • Es waren regelmäßig Dokumente im Austausch mit anderen Firmen zu bearbeiten, die noch MSO benutzten. Trotz der recht guten Möglichkeiten von LibreOffice mit *.doc und *.xls umzugehen, kam es dabei immer wieder zu Format- und Datenverlusten.
  • Es waren mit MS Access erstellte Anwendungen im Einsatz. LibreOffice könnte hier bestenfalls auf die gespeicherten Daten zugreifen. Abfragen, Formulare, Berichte und Makros wären nicht weiter nutzbar gewesen. Eine Neuerstellung mit LibreOffice Base wäre nicht nur extrem aufwändig, sondern aufgrund der deutlich geringeren Möglichkeiten von Base überhaupt nicht realisierbar gewesen.

Auch wenn diese Killerkriterien nicht zutreffen, ist ein intensives Probieren und Erleben von LibreOffice vor einer Migrationsentscheidung dringend anzuraten.

Nachteile von LibreOffice

Denn auch im alltäglichen Betrieb wird sich zeigen, dass LibreOffice im Vergleich zu MSO insgesamt

  • weniger leicht zu bedienen ist,
  • geringere Funktionalität hat,
  • mehr Fehler aufweist.

Ich weiß, dass solche Aussagen einen Aufschrei in der LibreOffice-Community auslösen können. Und es ist klar, dass die meisten Probleme der Umsteiger in erster Linie darin begründet sind, dass LibreOffice anders und ungewohnt, aber nicht unbedingt schlechter oder fehlerhaft ist. Und es gibt zahlreiche Aspekte, bei denen LibreOffice dem Riesen aus Redmond eindeutig überlegen ist. Dennoch, unter dem Strich bin ich mit viel Erfahrung in MSO und LibreOffice sicher, dass die Arbeitsproduktivität mit LibreOffice geringer ist (typische Beispiele: hier).

Das gilt nicht nur für das alltägliche Bearbeiten von Dokumenten. Besonders krass trifft es auf die Makroprogrammierung zu. Den Entwicklungsaufwand schätze ich bei LibreOffice Basic auf das Zwei- bis Fünffache im Vergleich zu VBA von Microsoft. Gründe sind ein schwer durchschaubares API mit einem chaotisch anmutenden Objektmodell und eine vergleichsweise umständliche und bei der Codierung wenig Unterstützung bietende Entwicklungsumgebung (IDE).

Das mag alles etwas negativ klingen, ist aber so nicht gemeint. Ich bin ein leidenschaftlicher Unterstützer der LibreOffice-Community und der LibreOffice-Software. Und da wird Großartiges geleistet. Ich kenne aber viele, die sich über LibreOffice sehr geärgert haben. Das sind Menschen, die mit MSO "aufgewachsen" sind und die mit dieser Prägung aufgrund der gängigen Beschreibungen zu LibreOffice falsche Erwartungen entwickelt haben. Sie wurden enttäuscht und wenden sich verstört wieder ab, was dem Projekt LibreOffice insgesamt schadet. Daher lege ich Wert darauf, besonders deutlich zu machen, dass eingefleischte MSO-Anwender LibreOffice in der Regel nicht als vollwertigen Ersatz empfinden werden.

Warum doch?

Was sind dann die Gründe, doch einen Umstieg auf LibreOffice zu propagieren? LibreOffice hat seine herausragenden Vorteile:

  • Es ist kostenlos erhältlich. Natürlich sind dem die oben dargestellten Probleme entgegen zu rechnen. Aber der Unterschied zwischen LibreOffice und MSO ist umso geringer, je einfacher die damit verrichteten Arbeiten sind. So könnte es in einem Unternehmen oder in einer Organisation eine Reihe von anspruchsloseren Arbeitsplätzen geben, wo sich mit LibreOffice keine Nachteile zeigen. Zumindest an diesen Plätzen lässt sich die teure Lizenzgebühr an Microsoft einsparen.
  • Wegfall des komplizierten Lizenzmanagements. Wie viele Lizenzen haben wir Haus? Auf wie vielen Geräten haben wir installiert? Kürzlich haben wir PCs erneuert. Die alten stehen noch im Lager. Wurden die darauf installierten Programme ordnungsgemäß entfernt? Frau Huber hat den alten PC von Herrn Meyer mit MS Office XP. Herr Meyer hat auf seinem neuen PC MS Office 2003. War die Lizenz für Herrn Meyer nicht ein Update, sodass die alte Version bei Frau Huber eigentlich nicht mehr benutzt werden darf? Wer hat hier noch den Überblick?
  • Firmen, Schulen und andere Institutionen können LibreOffice einführen und all ihren Mitarbeitern, Geschäftspartnern, Schülern oder Studenten LibreOffice kostenlos zur Verfügung stellen, damit diese die Software auch bei sich benutzen können.
  • Die Installation ist einfach und schnell. LibreOffice kann problemlos auch neben anderen installierten Office-Paketen betrieben werden. Es besteht sogar die Möglichkeit LibreOffice portabel auf einem Datenträger, zum Beispiel auf einem USB-Stick, mitzunehmen und an einem beliebigen Windows-PC ohne Installation zu benutzen.
  • Es ist in über 70 Sprachen verfügbar und an einem Arbeitsplatz in mehreren Sprachen gleichzeitig nutzbar.
  • Es ist geeignet für alle gängigen PC-Betriebssysteme. Ein Unternehmen, das an unterschiedlichen Arbeitsplätzen beispielsweise Macintosh, Windows oder Linux betreibt, kann trotzdem eine einheitliche Office-Software nutzen. Die Plattformunabhängigkeit bedeutet auch ein weiteres Mal Freiheit, da man durch die Wahl der Office-Software nicht mehr an einen bestimmten Betriebssystemhersteller gebunden ist.
  • Keine Office-Software kann so viele Dateiformate von anderen Programmen importieren und exportieren. Die Erstellung von PDF-Dateien ist sehr einfach und leistungsfähig.
  • Das von LibreOffice bevorzugte Dateiformat ist offen definiert, amtlich standardisiert (ISO) und wird von vielen anderen Softwareanwendungen benutzt. Daher sind die Anwender für die Nutzung ihrer Textdokumente und Tabellen nicht an LibreOffice gebunden oder davon abhängig. Anders als bei MSO kann man sicher sein, dass die Dokumente auch noch nach langer Zeit geöffnet werden können, ohne auf den Hersteller der ursprünglich genutzten Software angewiesen zu sein.
  • Entwicklung und Anwendersupport durch eine OpenSource-Community mit weltweit über 20.000 und im deutschsprachigen Raum mit mehreren Tausend aktiven, ehrenamtlichen Mitgliedern.
  • Stetige Weiterentwicklung mit jährlich mehrmaligen kostenlosen Updates. Dadurch keine aufwändigen und kostspieligen Softwareumstellungen. Microsoft-Anwender waren in der Vergangenheit alle paar Jahre zum Update gezwungen. Neben jeweils erneut fälligen Lizenzgebühren mussten in Firmen meist spezielle Umstellungsprojekte aufgesetzt werden.
  • Kostenloser und schneller Support durch die Community.
  • Möglichkeit und Zulässigkeit der speziellen Anpassung, individuellen Weiterentwicklung oder der Verbindung mit eigenen Softwareprodukten, die weiterverkauft werden können. Alle Vorteile von OpenSource.


Tipps für den Erfolg beim Wechsel zu LibreOffice

Das richtige Ziel

Im Allgemeinen darf man nicht erwarten, dass sich MSO durch LibreOffice vollständig und gleichwertig ersetzen lässt. Will man dennoch, wo möglich, die Vorteile nutzen, so könnte man anstreben, LibreOffice als bevorzugtes Office-Paket auf allen Plätzen einzuführen und den Einsatz des weiterhin parallel installierten MSO darauf zu beschränken, wo man mit LibreOffice nicht zurecht kommt.

Hat man mit der Migration besonders eine Kostensenkung im Auge, so muss der Nutzen vor allem auch durch die Quantifizierung der Vorteile über die bloße Lizenzkostenfreiheit von LibreOffice hinaus dargestellt werden. Der Wegfall der Lizenzkosten alleine, rechtfertigt in der Regel keine wirtschaftliche Durchführung.


Begeistern Sie die Mitarbeiter!

Nichts hasst der arbeitende Mensch mehr, als die Veränderung von Gewohntem. Die Umstellung auf LibreOffice bedeutet für den Mitarbeiter zunächst vor allem zusätzliche Mühe. Er muss sich einarbeiten und umgewöhnen. Er hat mehr Arbeit durch die Konvertierung und Organisation unterschiedlicher Dokumentformate und es geht ihm möglicherweise die eine oder andere, sehr nützliche Programmfunktion verloren. Wird ihm die Umstellung "von oben verordnet", wird er sich vehement wehren und viele (teilweise durchaus berechtigte) Argumente vorbringen, weshalb früher alles besser war. In so einer Stimmung hat das Migrationsprojekt verloren.

Es gilt den Mitarbeitern zu vermitteln, welches die großen Vorteile von LibreOffice sind und dass es einen Preis zu zahlen gibt, um diese nutzbar zu machen. Der Geist von OpenSource und das Erleben der Community sind durchaus geeignet, Begeisterung zu wecken. Auch aus weltanschaulichen Gründen könnte LibreOffice Sympathien erzeugen: Auf der einen Seite steht der zigmilliardenschwere und weltmächtige Kapitalapparat, auf der anderen Seite ein für jeden offenes, hierarchiefreies Netzwerk, das die Software kostenlos und legal auch in exotische Entwicklungsländer bringt und dort Schulen und Wirtschaft ganz neue Chancen bietet. Im persönlichen Bereich, Familie und Freunde können alle kostenlos die Software nutzen, die auch am Arbeitsplatz der Standard ist.

Statt dem falschen Gefühl "mit Billigsoftware abgespeist" zu werden, sollen die Mitarbeiter erkennen, dass LibreOffice in vielfacher Hinsicht eine sehr schätzenswerte Bewegung ist. Wenn es auf diese Weise gelingt, dass die Mitarbeiter von sich aus einen Umstieg auf LibreOffice wünschen, dann sind beste Voraussetzungen für eine erfolgreiche Migration geschaffen.