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Briefvorlage nach DIN 5008 in Writer

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Vorwort

Das Video verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen enthält.

Diese Beschreibung erklärt, wie man eine Briefvorlage nach DIN 5008 in LibreOffice Writer erstellt, die für Briefe verwendet werden kann.

Link zum Video

Link zum Video:

Brief als Dokumentvorlage erstellen

Wozu eine Dokumentenvorlage als Brief

Wer häufiger Briefe schreiben muss oder will möchte nicht jedesmal ausprobieren, wo die besten Positionen für Absender, Datum und Anschrift sind.

Außerdem wäre es schön, wenn der Brief den Absender und die Anschrift für einen Briefumschlag DL im Format: "DL (DIN-Lang) - 220x110 mm", Briefumschlag mit Fenster am richtigen Platz, hätte.

Desweiteren Faltmarken für den Briefumschlag und eine Marke für die Lochung.

Dies können Sie alles in einer Dokumentvorlage festlegen.

Briefvorlage nach DIN 5008 in Writer

Die Erstellung eines Briefes nach DIN_5008 als Dokumentenvorlage erfordert einige Anstrengungen in der Umsetzung.

Die Anordnung und die möglichen Varianten bei den Briefteilen für Anschrift und Absender sind recht knifflig.

Ein besonderes Augenmerk ist auf das gesamte Seitenlayout mit Brieflogo und den zugehörigen Schriftzug zu richten.

Das Video und die nachfolgenden Beschreibungen sollen bei der Erstellung einer eigenen "Briefvorlage nach DIN 5008" behilflich sein und wird Sie Schritt für Schritt durch diesen Vorgang führen.

Innerhalb dieser Beschreibungen, wie auch schon oberhalb, sind Links zu Wikipedia geschaltet, bei deren Aufruf sich erweiterte Informationen ergeben.

Vorüberlegungen

Geschäftspapier aus der Druckerei

Gleich vorweg, ein Bild einfügen, wie hier im Beipiel dargestellt, macht nur Sinn, wenn Sie ganz wenige Briefe schreiben.

Der Grund sind die Kosten für das Druckermaterial, wie beispielsweise Tinte oder Toner für farbige Abbildungen.

Deshalb wird dieses Beispiel wohl nur in ganz wenigen Fällen greifen.

Bedrucktes Papier bekommt man schon zu recht günstigen Preisen.

Wenn Sie also Ihr Papier drucken lassen, können Sie im Beispiel einfach auf das Bild verzichten.

Informationsblock

Überlegen Sie, wie Sie die Darstellung der Absender-Informationen vornehmen möchten.

Als Block auf der rechten Seite oder aufgeteilt als Zeilen vor dem Betreff.

Siehe Informationsblock (Absenderdaten)

Besonderheit

In der Schreibmaschinenwelt, basierten die Felder für Adresse und Absender auf die vohandene Zeilenschaltung.

In Writer wird der gesamte Bereich für Adresse und Absender als Randbereich definiert, so dass hier kein Fließtext möglich ist.

Die Felder für Adresse und Absender werden über Rahmen definiert.

Informationen zu Rahmen finden Sie im Kapitel 6, 8 und 9 des Writer-Handbuchs.

Seite/Briefbogen-Layout

Brief-Formen

Form A

Siehe auch Musterbrief Form A

Maßskizze Form A für Privatbriefe. Abstand zur oberen Blattkante: 0,27 mm.

Form B

Siehe auch Musterbrief Form B

Maßskizze Form B für Geschäftsbriefe. In einem Abstand von 4,50 cm vom oberen Rand des Blattes beginnt die Anschriftenzone und bei 9,85 (genau 9,846 cm) cm das Textfeld.

Die Form B ist hier Grundlage für die folgenden Beschreibungen, um mit der Form B Briefumschläge DIN lang mit Fenster auch für Privatbriefe zu verwenden.

Oberer Bereich einer Seite

Folgende Anpassungen werden vorgenommen: Das Textfeld (oberer Rand) beginnt bei 10,0 cm.

Form B - Oberer Abschnitt einer Seite - Prinzipdarstellung

Seite/Papierformat

Papierformat

Für den normalen Geschäfts-Briefverkehr ist nach DIN 5008 das Papierformat vorgegeben.

Als übliches Papierformat wird DIN-A4 verwendet.

Briefbogen / -papier

Briefpapier: blanko, meistens weiss

Briefbogen: teil-vorgedruckt, meistens weiss mit Farbdruck.

Die Papierqualität sollte mindestens 80 g/m2 haben.

Ausgenommen davon sind Kurzbriefe und andere Sonderformen.

Hinweis:
Der Briefbogen ist ein wichtiges Element für den Wiedererkennungswert. Im Beispiel wird eine Grafik für den Briefkopf verwendet. Für eine Ausgabe auf einen Drucker ist dies eine ziemlich große Farbfläche. Dies kann zu hohen Kosten von Verbrauchsmaterial (Tinte, Toner) führen. In vielen Fällen wird es deshalb sinnvoll sein, den Briefbogen mit Briefkopf und -fuß, Absenderkennung und Infoblock bei einer Druckerei herstellen zu lassen.

Seitenvorlagen

Die Festlegungen für das Seiten-Layout wird in den Seitenvorlagen vorgenommen.

Wenn Seiten, beispielsweise die erste Seite und die Folgeseiten, unterschiedliche Layouts erhalten sollen, benötigen Sie für jede Seite die anders sein soll, als die andern, eine Seitenvorlage.

Öffnen Sie Writer.

Üblicherweise zeigt Ihnen Writer eine Seite als weißes Blatt.

Die Seitenvorlagen befinden sich in der Seitenleiste (Strg + F5).

Und klicken Sie oben bei Formatvorlagen auf das Symbol "Seitenvorlagen".

Dort befindet sich bereits eine Seitenvorlage "Erste Seite" und "Standard".

Für die erste Seite der Briefvorlage verwenden Sie die Seitenvorlage "Erste Seite" und für die folgenden Seiten "Standard".

Siehe auch unten Folgeseiten einfügen

Konfigurieren der Seitenvorlage "Erste Seite" für die erste Seite

Das geöffnete weiße Blatt wird in der Seitenleiste als Seitenvorlage "Standard" angezeigt (hervorgehoben).

Doppelklicken Sie nun auf die Seitenvorlage "Erste Seite", um diese dem weißen Blatt zuzuweisen.

Rechtsklicken Sie auf die Seitenvorlage "Erste Seite" und wählen Vorlage bearbeiten…

Der Dialog "Seitenvorlage: Erste Seite" wird geöffnet.

Im Tab "Seite" geben Sie die Werte für Ränder ein.

Ränder - Links: 2.5 cm / Rechts: 2.0 cm / Oben: 10.0 cm / Unten: 2.0 cm (variable)

Informationen zu Seitenvorlagen finden Sie im Kapitel 5, 6, 8 und 9 des Writer-Handbuchs.

Mögliche Briefkopf-Gestaltung

Welle orange-gelb, entsprechend Punkt 3. (2484 Welle orange-gelb.svg)

Grundsätzliche Möglichkeiten

  1. Nur Textfeld
  2. Textfeld und Grafik
  3. Nur Grafik
  4. -keine- (bleibt leer), d.h., es wird vorgedrucktes Briefpapier verwendet

In diesem Beispiel wird nach Punkt 3. verfahren.

Briefkopf / Seitenkopf erstellen

Der Seitenkopf in der Gestaltung als Grafik.

Fügen Sie nun die Grafik "2484 Welle orange-gelb.svg" ein.

Klicken Sie zweimal auf das Bild hier am rechten Rand, um es herunterzuladen.

Ihre eigene Grafik können Sie natürlich entsprechend dem vorhandenem Platz im Briefkopf anpassen.

Schauen Sie dazu die Maßskizze unter Form B an, um zu sehen, welche Möglichkeiten Sie haben.

Wählen Sie im Menü Einfügen ▸ Bild.

Ein Dialog "Bild einfügen" öffnet sich.

Suchen Sie den Verzeichnispfad und klicken dann auf das Bild, das Sie einfügen möchten.

Klicken Sie auf Öffnen.

Das Bild wird nun am Cursor eingefügt.

Rechtsklicken Sie auf das Bild und wählen Eigenschaften… im Kontextmenü.

Der Dialog "Bild" mit mehreren Tabs wird geöffnet.

Die Werte, die in die gewünschten Tabs einzutragen sind, finden Sie unterhalb.

Die Werte beziehen sich alle auf die hier dargestellte "Welle orange-gelb".

Für Ihre eigenen Grafiken müssen Sie die Werte entsprechend anpassen.

Bild: Welle orange-gelb

Dialog "Bild" (Grafik), Tab "Position und Größe".

Größe - Breite: 21,00 cm, Höhe: 3,07 cm
Verankerung - zu: Ganze Seite
Position - Horizontal Von links um: 0,00 cm zu: Ganze Seite, Vertikal Von oben um: 0,00 cm zu: Ganze Seite

Gleiche Werte für alle Rahmen in den Tabs "Optionen", "Umlauf" und "Umrandung".

Tab "Optionen":

Für die Funktion Schützen setzen Sie ein Häckchen bei ☑ Position und bei ☑ Größe.

Tab "Umlauf":

Einstellungen: Durchlauf

Abstand: Links: 0,00 cm; Rechts: 0,00 cm; Oben: 0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Tab "Umrandung":

Linienanordnung: "Voreinstellungen: Keine Umrandung zeichnen"

Innenabstand: Links: 0,00 cm; Rechts: 0,00 cm; Oben:0,00 cm; Unten: 0,00 cm.

Anschriftenfeld (Adressfeld)

Rahmen Anschriftenfeld

Das Anschriftenfeld enthält die Rücksendeangabe, die Zusatz- und Vermerkzone und die Anschrift.

Die drei Positionen haben unterschiedliche Schriftgrößen, sind aber gemeinsam in einem Rahmen enthalten.

Hier die Werte für den Dialog Rahmen des Anschriftenfeldes im Tab Position und Größe:

Größe - Breite: 8,50 cm / Höhe: 4,50 cm
Verankerung - An der Seite
Position - Horizontal: Von links um: 2,00 cm zu: Ganze Seite / Vertikal: Von oben um: 4,50 cm zu: Ganze Seite

Rücksendeangabe 1)

Zusatz- und Vermerkzone

Empfängeradresse

Fügen Sie nun die Rahmen ein.

Dieser Vorgang ist für alle Rahmen zu durchlaufen.

Wählen Sie im Menü Einfügen ▸ Rahmen ▸ Rahmen….

Der Dialog "Rahmen" mit mehreren Tabs wird geöffnet.

Entnehmen Sie die einzutragenden Werte für die erforderlichen Tabs den gemachten Angaben.

Nachdem jeweils alle Werte eingetragen sind, klicken Sie auf OK.

Der/die Rahmen ist/sind nun eingefügt.

Die Schrift im Rahmen kann nur eingefügt werden, wenn der Rahmen nicht ausgewählt ist.

Werte für einen Rahmen ändern

Markieren Sie den Rahmen.

Dann Rechtsklicken Sie darauf.

Im Kontextmenü wählen Sie Eigenschaften….

Ändern Sie die gewünschten Werte im Dialog.

Klicken Sie auf OK

Rücksendeangabe 1)

Die Rücksendeangabe enthält:

Eine Zeile, Höhe: max. 0,50 cm, Schriftgröße 6-8 pt.

Vorname Name / Strasse / PLZ Ort - mit einer Unterstreichungslinie.

Zusatz und Vermerkzone

Beispiele: Einschreiben / Büchersendung / Warensendung / Persönlich / Wenn unzustellbar, bitte mit neuer Anschrift zurück.

Schriftgröße 6-8 pt.

Empfänger-Anschrift

Weblinks: Korrekte Adressierung|Wikipedia

Schriftgröße mindestens 8 pt, ab 10 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Informationsblock (Absenderdaten)

Der Informationsblock enthält die Absenderdaten der bearbeitenden Person und das Datum.

Rahmen Informationsblock

Hier die Werte für den Dialog Rahmen des Informationsblocks im Tab Position und Größe:

Größe - Breite: 7,50 cm / Höhe: 4,00 cm
Verankerung - An der Seite
Position - Horizontal: Von links um: 12,50 cm zu: Ganze Seite / Vertikal: Von oben um: 5,00 cm zu: Ganze Seite

Schriftgröße mindestens 8 pt, ab 10 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Schema

Vorname Name
Straße Hausnummer
PLZ Ort

Telefon
E-Mail

Datum

Informationsblock - Datum

Die Jahreszahl soll immer vierstellig geschrieben werden.

Die internationale Schreibweise sieht die Folge JAHR-MONAT-TAG vor. (siehe auch ISO 8601).

In der deutschen Schreibweise hat sich jedoch die Folge TAG-MONAT-JAHR eingebürgert und ist nach DIN 5008 ebenfalls korrekt.

Beispiele für die Schreibweisen:

  • 2025-04-25
  • 25.04.2025
  • 01.04.2025 (hier mit führender Null beim Tag)
  • 1. April 2025 (hier ohne führende Null beim Tag)

Textbereich

Schriftgröße mindestens 10 pt bis 12 pt mit Serifen möglich, ansonsten verwenden Sie beispielsweise Liberation Sans.

Struktur des Textbereiches

  • Betreffzeile
  • Anrede
  • Brieftext
  • Grußformel
  • Unterschrift
  • Anlage(n)

Betreff-Zeile

Die Betreffzeile, beispielsweise "Wichtige Nachricht für Sie", wird unterhalb des Anschriftenfeldes erstellt.

Das Wort "Betreff" oder Ähnliches wird nicht mehr benutzt, es entfällt.

Die Betreffzeile hat keinen Punkt am Ende und ist üblicherweise durch Fettdruck hervorgehoben.

Anrede

Die Anrede, beispielsweise "Sehr geehrte Damen und Herren,", erfolgt mit zwei Zeilen Abstand zur Betreffzeile.

Der eigentliche Brief-Text

Nach der Anrede eine Leerzeile einfügen und danach können Sie den Text schreiben.

Grußformel

Mit einer Leerzeile zum Text schreiben Sie die Grußformel, beispielsweise:

Freundliche Grüße

Unterschrift

Nach der Grußformel lassen Sie (möglicherweise) drei Zeilen Zwischenraum für die Unterschrift.

Danach kann die Unterschrift in Maschinenschrift eingefügt werden, da nicht jeder unbedingt eine leserliche Unterschrift hat.

Beispiel:
Freundliche Grüße
*
*
*
Max Mustermann

Anlage(n)

Beispiel:
Anlagen
Urkunde
Weitere Kopie

Brieffußgestaltung / Unterer Rand

Nach DIN 5008 gibt es keine Vorgaben für den unteren Rand.

Unter Umständen müssen Sie den unteren Rand anpassen, falls Informationen untergebracht werden sollen.

In den unteren Rand fügen Sie bei Bedarf dann einen Rahmen ein.

Wählen Sie die Schriftgröße nicht zu klein (min. 6 pt und je nach Informationsmenge max. 8 pt).

Falt- und Lochmarken für den Briefumschlag DIN lang

Linien zeichnen

Die Falt- und Lochmarken zeichnen Sie jeweils mit einer Linie.

Dazu verwenden Sie die Symbolleiste "Zeichnung".

Wenn die Symbolleiste nicht zu sehen ist, wählen Sie im Menü Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Zeichnung.

Den folgenden Vorgang wiederholen Sie für jede Linie:

Wählen Sie das Symbol "Linie einfügen".

Zeichnen Sie eine kurze Linie an die Position, wo die Linien platziert werden soll (ungefähr).

Bei markierter Linie rechtsklicken Sie auf die Linie und wählen Position und Größe.

Tragen sie die unten angegebenen Werte für die Linie ein und klicken OK.

Faltmarke_1

Hier die Werte für den Dialog Rahmen der Faltmarke_1 im Tab Position und Größe:

Größe - Breite: 0,50 cm / Höhe: 0,05 cm
Verankerung - An der Seite
Position - Horizontal: Von links um: 0,40 cm zu: Ganze Seite / Vertikal: Von oben um: 10,50 cm zu: Ganze Seite

Lochmarke

Hier die Werte für den Dialog Rahmen der Lochmarke im Tab Position und Größe:

Größe - Breite: 0,50 cm / Höhe: 0,05 cm
Verankerung - An der Seite
Position - Horizontal: Von links um: 0,40 cm zu: Ganze Seite / Vertikal: Von oben um: 14,85 cm zu: Ganze Seite

Faltmarke_2

Hier die Werte für den Dialog Rahmen der Faltmarke_2 im Tab Position und Größe:

Größe - Breite: 0,30 cm / Höhe: 0,05 cm
Verankerung - An der Seite
Position - Horizontal: Von links um: 0,40 cm zu: Ganze Seite / Vertikal: Von oben um: 21,00 cm zu: Ganze Seite

Folgeseiten einfügen

Wenn die Seite 1 eines Briefes nicht ausreicht, werden Folgeseiten benötigt.

Dazu ist es erforderlich eine Seite 2 ff. anzufertigen.

Diese Seite 2 wird typischerweise mit einer entsprechenden Formatvorlage (Seitenvorlage) erstellt, damit der vergößerte obere Seitenrand der Seite 1 beim Seitenwechsel nicht übernommen wird.

Oben bei - Seitenvorlagen - haben wir festgestellt, dass es bereits die Seitenvorlagen "Erste Seite" und "Standard" gibt.

Für die folgenden Seiten nach der ersten Seite wird die Seitenvorlage "Standard" verwenden, beziehungsweise wird diese automatisch im Fließtext erstellt, sobald der Text aus der ersten Seite hinausläuft.

Das wechseln der Seitenvorlagen geschieht deshalb automatisch, weil in der Seitenvorlage "Erste Seite" definiert ist, dass die Folgevorlage die Seitenvorlage "Standard" ist.

Unterhalb bei - Arbeitsdateien - finden Sie bereits eine Muster-Dokumentvorlage mit einer 2-ten Seite.

Ausführliche Beschreibungen zu Seitenvorlagen und Formatierung finden Sie hier: Dokumentation

Dort bei: "Kapitel 5 - Seiten formatieren: Grundlagen" und "Kapitel 6 - Seiten formatieren: Erweitert".

Briefumschlag

Ein Briefumschlag ist die Verpackung eines Briefes.

Loch- und Faltmarken im Dokument dienen dazu den Briefbogen DIN A4 für eine zweifach quer Faltung vorzubereiten.

Nach der Faltung kommt der Briefbogen üblicherweise in einen Fenster-Briefumschlag DIN lang.

Dokumentenvorlage

Weitere Informationen zu Dokumentvorlagen finden Sie hier im Kapitel 10 – Dokumentvorlagen des Writer-Handbuchs.

Hinweis:
Natürlich können Sie die Dokumentenvorlage beliebig für Ihre Zwecke abändern.

Dokumentvorlage speichern

Wenn Sie den Brief nach den hier gemachten Vorgaben oder mit eigenen Änderungen erstellt haben, sollten Sie das Dokument als Dokumentvorlage speichern.

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Als Dokumentvorlage speichern….

Geben Sie im nachfolgenden Dialog einen Namen ein und wählen Sie eine Vorlagenkategorie (Ordner) für die Dokumentvorlage.

Klicken Sie nun auf Speichern.

Dokumentvorlage anwenden

Nun kann die Vorlage über das Hauptmenü Datei ▸ Neu ▸ Vorlagen… aufgerufen und als Brief verwendet werden.

Weitere Informationen

Arbeitsdateien

Nach DIN 5008 - Form B

Brief_Max_Mustermann nach DIN 5008 - Form B; entsprechend der obigen Beschreibung unter Verwendung von Rahmen und zweite Seite anders.

Hinweis:
Writer kann nur Dokumentvorlagen verwalten und aufrufen (öffnen), die zuvor in Vorlagenordnern gespeichert wurden.

Welle orange-gelb (2484 Welle orange-gelb.svg).

Nach DIN 5008 - Form A

Alternativ: Brief nach DIN 5008 - Form A; zweite Seite anders.

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Nach Empfehlung der © Deutsche Post AG:

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