Videos/Creating a mail merge in Writer/de

Vorwort
Das Video "Erstellen eines Serienbriefs" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen enthält.

Grundlage dieses Videos ist die Übungsaufgabe "Erstellen eines Serienbriefs" von Ellen Pape.

Siehe Übungsaufgaben.

Dort unter "Writer-Übungen Teil 2".

Die Übungsaufgabe besteht aus drei Dokumenten:


 * Aufgabe_Serienbrief (ODT)
 * Beispieladressen (ODS)
 * Beispielbrief" (ODT).

Diese Beschreibung hier bezieht sich auf die Version LibreOffice 5.2.

Link zum Video
Link zum Video:

Erstellen eines Serienbriefs in Writer – LibreOffice 5.2

Verbindung zur Datenquelle herstellen


Diese Beschreibung erläutert, wie ein Serienbrief erstellt wird.

Die "Calc"-Datei [[Media:2016_HB_LO_SB_Calc_Datei_Adressen.png|"Beispieladressen"]] wird als Datenquelle für die Writer-Datei "Beispielbrief" benutzt.

Hierzu öffnen wir Writer.

Wir wählen den Menübefehl: [[Media:2016 HB LO SB Menue Bearbeiten Datenbank austauschen.png|]].

In diesem Dialog wird die dem derzeitigen Dokument [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Datenbank austauschen.png|zugeordnete Datenquelle]] (links) und die im System vorhandenen Datenquellen (rechts) angezeigt.

Wenn die Datei "Beispieladressen" nicht enthalten ist, suchen wir über die Datei.

Wir klicken auf das "+" -Zeichen vor dieser Datei und wählen die Tabelle "Beispieladressen" aus.

Dann klicken wir auf.

Nun haben wir eine Verbindung zwischen Writer und dieser Datei (Datenquelle) erzeugt.



Den Serienbrief erstellen
Wir benötigen nun einen Brief, den wir zum Serienbrief machen, dazu öffnen wir den [[Media:Beispielbrief 5-2.odt|"Beispielbrief_5.2"]].

Wir öffnen über das Menü [[Media:2016 HB LO SB Menue Extras Serienbrief-Assistent.png|]].

Ausgangsdokument
Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 1.png|"1. Ausgangsdokument"]], wählen wir "aktuelles Dokument verwenden" und klicken auf.

Dokumenttyp wählen
Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 2.png|"2. Dokumenttyp wählen"]], wählen wir "Brief" und klicken auf.

Adressblock einfügen
Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 3.png|"3. Adressblock einfügen"]], wählen wir über "Andere Adressliste auswählen…" unsere "Beispieladressen" aus und klicken auf.


 * Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 3.png|"3.2 Dieses Dokument muss ein Adressblock enthalten"]], ein Häkchen setzen. Mit der Auswahl haben wir [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Adressblock auswaehlen.png|vier Adressformen]] zur Auswahl, belassen es aber bei der Vorgegebenen.
 * Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 3.png|]] müssen wir noch die Adress-Felder zuordnen.

Wir klicken auf.

[[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Felder zuordnen.png|Wir ordnen die Felder zu]] und klicken auf.

In unserem Beispiel entsprechen die Zuordnungen der Felder dieser Tabelle:

Anrede = Anrede Vorname = Vorname Name = Nachname Adresszeile 1 = Straße PLZ = PLZ Stadt = Wohnort alle anderen = [Keine]

[[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 3.png|Unten bei "3.4"]] sehen wir ob alle Adressfelder verfügbar sind.



Briefanrede erstellen
[[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 4.png|"4. Briefanrede erstellen"]], wählen wir entsprechend aus bzw. tragen ein.

Wir klicken auf.

Layout anpassen
Bei [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 5.png|"5. Layout anpassen"]], legen wir die Position des Adressfeldes fest.

Wir übernehmen die [[Media:2016 HB LO SB Dialogbox Schritte 5.png|Daten]].

Wir klicken auf.

Ausgangsdokument speichern
Das [[Media:2016 HB LO SB Ausgangsdokument Beispielbrief 5-2.png|Ausgangsdokument]] (Serienbriefmuster) speichern über.

Weiterer Ablauf über die Symbolleiste "Serienbrief"
Die weitere Steuerung bzw. der Ablauf erfolgt über die Symbolleiste [[Media:2016 HB LO SB Symbolleiste Serienbrief.png|"Serienbrief"]].

Dokument vorbereiten
Das [[Media:2016 HB LO SB Ausgangsdokument Beispielbrief 5-2.png|Ausgangsdokument]] (Serienbriefmuster) enthält die Adressfelder und die entstandene [[Media:2016 HB LO SB Ausgangsdokument Beispielbrief 5-2.png|dreifache Anrede]] und zeigt nun die Anrede-Möglichkeiten (!) für für die einzelnen Dokumente.

Bitte so belassen!

Dokument personalisieren


Über die Symbolleiste: [[Media:2016 HB LO SB Symbolleiste Serienbrief.png|"Serienbrief"]] erhalten wir die einzelnen Serienbriefe in einem neuen Fenster.

Im individuellen Dokument können wir jetzt, falls erforderlich, Korrekturen anbringen.

Sind alle individuellen Serienbriefe wie wir es uns vorstellen, so können wir dass komplette Serienbrief-Dokument ganz wie sonst als Dokument speichern mit oder  und geben einen Dokumentnamen ein (z.B. "Serienbrief -fertig-").

Speichern, drucken, versenden
Über die Symbolleiste: [[Media:2016 HB LO SB Symbolleiste Serienbrief.png|"Serienbrief"]] können wir ausserdem "Serienbriefdokument speichern", "Serienbriefdokument drucken", "E-Mail-Nachrichten senden".

Zum Speichern klicken wir auf und geben einen Dokumentnamen ein (z.B. "Serienbrief -fertig-") und klicken auf.

Alternativ klicken wir "Serienbriefdokument drucken" oder "E-Mail-Nachrichten senden".

Serienbrief in Writer - Version 7.2
Serienbrief in Writer - Version 7.2

Arbeitsdateien
Siehe Übungsaufgaben, dort unter Writer-Übungen Teil 2.

Die Übungsaufgabe besteht aus drei Dokumenten:


 * Aufgabe_Serienbrief (ODT)
 * Beispieladressen (ODS)
 * Beispielbrief" (ODT)

Und [[Media:Beispielbrief 5-2.odt|"Beispielbrief_5.2"]].

Dokumentation / Handbücher
Hier finden Sie die Dokumentation / Handbücher:

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