Videos/Mail Merge in Writer/de

Vorwort
Das Video "Serienbrief in Writer" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen enthält.

Diese Beschreibung hier bezieht sich auf die Version LibreOffice 7.2.

Diese Seite beschreibt, wie ein Serienbrief erstellt wird.

Grundlage ist die LibreOffice Online-Hilfe.

Link zum Video
Link zum Video:

Serienbrief in Writer – LibreOffice 7.2

Den Serienbrief erstellen


Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie ein Textdokument, das Sie zum Ausgangsdokument für Ihre Serienbriefe machen.

Hinweis Ein Ausgangsdokument entsteht dadurch, dass Sie ein Textdokument mit den Adressdaten zusammenführen.

Dazu öffnen Sie den [[Media:202110_Musterbrief.odt|"202110_Musterbrief"]].

Öffnen Sie das Menü [[Media:202110_Menü Extras Serienbrief-Assistent.png|]].

Es erscheint der Dialog Serienbrief-Assistent in dem Sie Festlegungen für das Ausgangsdokument des Serienbriefs vornehmen können.

Wenn Ihre Adress-Datenquelle noch nicht registriert ist, erhalten Sie eine Meldung.

Registieren von Datenquellen

Schritt 1 - Ausgangsdokument wählen
Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 1.png|"Ausgangsdokument festlegen - Schritt 1"]], markieren Sie "Aktuelles Dokument verwenden" und klicken auf.

Schritt 2 - Dokumenttyp wählen
Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 2.png|"Dokumenttyp wählen - Schritt 2"]], wählen Sie "Brief" und klicken auf den Button.

3.1
Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-1.png|"Adressblock einfügen - Schritt 3"]], wählen Sie über "Andere Adressliste auswählen…" die "Musteradressen" aus und klicken auf.

Hinweis Der Button erscheint als, wenn noch keine Adressenliste ausgewählt wurde. Der Button erscheint als, wenn schon eine Adressenliste ausgewählt war.

3.2

 * Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-2.png|"Dieses Dokument muss einen Adressblock enthalten - Schrittt 3.2"]], setzen Sie ein Häkchen.

Mit der Auswahl haben Sie [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-Adressblock auswählen.png|vier Adressformen]] zur Auswahl, belassen Sie es aber bei der Vorgegebenen.

3.3

 * Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-3-Button Felder zuordnen.png|"Felder zuordnen… - Schritt 3.3"]] müssen Sie noch die Adress-Felder zuordnen.

Klicken Sie auf den Button.

[[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-3-Dialog Felder zuordnen.png|Ordnen Sie die Felder zu]] und klicken auf.

In unserem Beispiel entsprechen die Zuordnungen der Felder dieser Tabelle:

Anrede = Anrede Vorname = Vorname Name = Nachname Adresszeile 1 = Strasse PLZ = PLZ Stadt = Wohnort alle anderen = [Keine]

3.4
[[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 3-4 Adressdaten überprüfen.png|"Unten - bei Schritt 3.4"]] sehen Sie ob alle zugeordneten Adressfelder angezeigt werden.



Wenn alle Felder, wie gewünscht, angezeigt werden, klicken auf den Button.

Schritt 4 - Briefanrede erstellen
Im Dialog [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 4.png|"4. Briefanrede erstellen"]], setzen Sie ein Häkchen bei "Eine Briefanrede in das Dokument einfügen" und "Personalisierte Briefanrede einfügen".

Ergänzen Sie noch "Spaltentitel" und "Feldinhalt", wie im Screenshot vorgegeben.

Rechts unterhalb der "Vorschau" können Sie in die nächsten Dokumente springen um die zugehörige Vorschau zu sehen.

Klicken Sie auf.

Schritt 5 - Layout anpassen
Bei [[Media:202110_Dialog Serienbrief Assistent - Schritt 5.png|"5. Layout anpassen"]], wird Ihnen die Position für den Adressblock im Brief angezeigt.

Sie können die Position des Adressfeldes nach Ihren Wünschen anpassen.

Sie beenden den Serienbrief-Assistent und klicken auf.

Sie können nun noch manuell in das Layout eingreifen, wenn erforderlich.

Ausgangsdokument speichern
Das [[Media:202110_Musterbrief - Ausgangsdokument.png|Ausgangsdokument]] speichern Sie im Menü.

Weiterer Ablauf über die Symbolleiste "Serienbrief"


Die weitere Steuerung bzw. der Ablauf erfolgt über die Symbolleiste [[Media:202110_Symbolleiste Serienbrief.png|"Serienbrief"]], diese erreichen Sie über das Menü.

Ausgangsdokument vorbereiten
Das [[Media:202110_Musterbrief - Ausgangsdokument.png|Ausgangsdokument]] enthält die Adressfelder und die entstandene [[Media:202110_Musterbrief - Ausgangsdokument - dreifache Anrede.png|dreifache Anrede]] und zeigt nun die Anrede-Möglichkeiten (!) für für die einzelnen Dokumente.

Hinweis Bitte, dies unbedingt so belassen! Im Serienbrief wird es richtig zugeordnet.

Serienbrief-Dokumente personalisieren


Über die Symbolleiste: [[Media:202110_Symbolleiste Serienbrief + Erläuterungen.png|"Serienbrief"]] erhalten Sie die einzelnen Serienbriefe in einem neuen Fenster.

Im individuellen Dokument [[Media:202110_Musterbrief - Individueller Brief Beispiel.png|(Beispiel)]] können Sie jetzt, falls erforderlich, Korrekturen anbringen.

Sind alle individuellen Serienbriefe so wie Sie es sich vorstellen, können Sie dass komplette Serienbrief-Dokument, das jetzt noch "Unbenannt 1" heißt, ganz wie sonst als Dokument speichern mit oder  und geben einen Dokumentnamen ein, z.B. "Serienbrief -fertig-".

Speichern, drucken, versenden
Über die Symbolleiste: [[Media:202110_Symbolleiste Serienbrief + Erläuterungen.png|"Serienbrief"]] können Sie ausserdem


 * "Serienbriefdokument speichern"
 * "Serienbriefdokument drucken"
 * "E-Mail-Nachrichten senden".

Zum Speichern klicken Sie auf und geben einen Dokumentnamen ein, z.B. "Serienbrief -fertig-", und klicken auf.

Alternativ klicken Sie "Serienbriefdokument drucken" oder "E-Mail-Nachrichten senden".

Datenbank austauschen
Sie können zu Ihrem Ausgangsdokument die Datenbank austauschen.

Wählen Sie im Menü [[Media:202110_Menü Bearbeiten Datenbank austauschen.png|]].

Im Dialog [[Media:202110_Dialog Datenbank austauschen 04.png|"Datenbank austauschen"]] klicken Sie auf den Button.

Im Dialog [[Media:202110_Dialog Öffnen Datei_02.png|"Öffnen"]] wählen Sie die gewünschte Datenbank und klicken auf.

Im Dialog [[Media:202110_Dialog Datenbank austauschen 05.png|"Datenbank austauschen"]] wählen Sie die zuvor ausgewählte Datenbank.

Klicken Sie auf den Button.

Registieren von Datenquellen
Wenn Ihre Datenquelle für Adressen noch nicht registriert wurde, müssen Sie die Datenquelle jetzt registrieren.

Siehe: Adressbuch anmelden

Siehe auch: Datenquellen-Übersicht

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Arbeitsdateien
[[Media:202110_Musterbrief.odt|"202110_Musterbrief.odt"]]

[[Media:202110_Musterbrief - Ausgangsdokument.odt|"202110_Musterbrief - Ausgangsdokument.odt"]]

[[Media:202110_Musteradressen.ods|"202110_Musteradressen.ods"]]

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Erstellen eines Serienbriefs in Writer - Version 5.2
Erstellen eines Serienbriefs in Writer - Version 5.2

Dokumentation / Handbücher
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