User:Enoki/Japan mini conf 2016 TODO

タスクはTrelloで管理 こちらは全体像のたたき台

= 大枠 =
 * 開催地域を決める：関東->関西へ変更
 * 時期を決める：2015/11後半-1月前半
 * スタッフとして動けそうな人で日程調整する
 * イベントの方向を決める：
 * コミュニティ寄り. グローバルのカンファレンスに近い路線
 * ユーザよりのネタも入れて間口を広げたいという意見も
 * ラウンドテーブルやワークショップも
 * hackfestを夜にやる

= 事前準備 =

スピーカー選定する

 * 枠を決める
 * 選定基準を決める
 * ワークショップ/ラウンドテーブルも検討
 * 講演、LTのCfPを出す
 * スピーカーとしてよさそうな人を誘う
 * スピーカー決定する
 * スピーカーに連絡、説明する

告知/申し込み

 * Wikiにminiconfページの作成
 * connpassでイベント作成/公開

広報

 * LiboのML(discuss,users,announce）
 * SNS: Twitter/Facebook/Google+ (ネタをいくつか作って何度か出す）
 * Facebookでイベント立てて招待->connpasへ誘導用
 * 関西LibreOffice勉強会のML
 * LUGなど他のOSSコミュニティML
 * グローバルのmarketing-mlにも知らせてカレンダーに載せてもらう

会場関連
自分たちでコントロール不能なので、クリティカルな筆頭
 * 会場の要件を決める
 * 箱のキャパシティ：
 * 場所の利便性
 * ファシリティ（プロジェクター、Wifi）
 * 入退室のやり方
 * 金額：今回は企業さんのところをまず探す
 * 会場のピックアップと選定
 * 会場下見も必要に応じて
 * 会場交渉、予約

懇親会
これも自分たちでコントロール不能でかつ重要
 * 要件を決める：
 * 場所が近い
 * 金額が予算内
 * 交流しやすい間取り
 * 人数調整が利きやすい
 * 予約する
 * 料金の徴収

hackfest会場
今回、夜にhackfestを検討中
 * 何時から何時までやるかを決める
 * 飲食可能なところ
 * 出入り、鍵管理

もっていくもの準備する

 * 必要なもの／持っていくものをリストアップして誰が持っていくか決める
 * 昨年の持っていったもの
 * 会場にあるファシリティを確認する
 * （必要ならレンタルする）

配信

 * ust？方法を決める. やり方を調べる
 * ポリシーを決める（録画して公開するか、どこまでがんばるか）
 * 設定、機材を確認する

= 当日 =

担当

 * 司会：タイムキーパー、スピーカーの紹介、Q&Aでのサポート：
 * ドア番（入り口を開けてもらう必要がある場合）：開始後少しまでいる. 後は、張り紙+電話を受けて開けに行く
 * 中継（機材設置、設定、エラーチェック）：
 * 写真（レポート用）：
 * お茶：休憩時間用のコーヒー予約、お菓子の調達
 * コーヒー受取：
 * 張り紙：案内張り紙、アジェンダの張り出し：スタッフ各自？
 * ゴミ：ゴミ袋持ち込み、ゴミ持ち帰り
 * 会計
 * カンパ受付（お茶代+スピーカー交通費の一部補助？）

ミーティング

 * 2014年のようにミーティングを前に入れるか？

懇親会

 * 料金徴収
 * 引率

hackfest

 * 司会（説明、振り返り・成果発表？）
 * 電源、ネット接続サポート
 * おやつ、飲み物買い出し
 * 引率
 * 写真（レポート用）

その他

 * 振り返り（ローカルスタッフ交えて15分で. hackfestの頭くらい？）

= 終わってから =
 * お礼のメールをする（会場などお世話になったところに）
 * 会計の収支を出す
 * TDFへ旅費申請（どの程度可能？）：スピーカー/スタッフの申請をフォローする
 * レポートを書く
 * 各自ブログで
 * 公式レポート:Webの記事を分担して書く