FI/LibreOfficeenSiirtyminen

= Valinnan vapautta toimistotyöhön LibreOfficen käyttöönotolla =

LibreOffice on johtava vapaa toimisto-ohjelmisto MS Windows, macOS ja GNU/Linux-käyttöjärjestelmille. Siihen sisältyy kuusi monipuolista sovellusta, jotka yhdessä kattavat kaikki tyypilliset asiakirjojen tuottamisen ja tietojen käsittelyn tarpeet: Writer on tekstinkäsittelyyn, Calc taulukkolaskentaan, Impress esitysgrafiikkaa, Draw piirtämiseen, Base tietokantojen käsittelyyn ja Math matemaattisten kaavojen luomiseen.

LibreOffice on kehitetty täyttämään kaikki henkilökohtaisen tietojenkäsittelyn tarpeet riippumatta siitä, onko käyttäjänä yksi henkilö vai kokonainen organisaatio. Ohjelmisto on käytössä miljoonilla tietokoneilla. LibreOfficea käyttävät Ranskan valtionhallinto, useat hallintoalueet ja kaupungit ympäri Eurooppaa (mm. Münchenin kaupunki Saksassa) ja monet muut organisaatiot, kuten Kööpenhaminan sairaalat.

LibreOffice käyttää tiedostojen tallennuksessa ensisijaisena muotona ISO:n standardoimaa Open Document Format -tiedostomuotoa (ODF). Se on aidosti avoimiin standardeihin pohjautuva tiedostomuoto, jota käyttävät useat organisaatiot kaikkialla maailmassa, esimerkiksi NATO. ODF-tiedostot on helppo tunnistaa tiedostopäätteen perusteella: .odt on tekstiasiakirja, .ods laskentataulukko, .odp esitys, .odg piirros, .odb tietokanta ja .odf matemaattinen kaava.

Asiakirjat on mahdollista tallentaa LibreOfficessa myös hybridi-PDF-muotoon. Se on täysin standardinmukainen PDF-tiedosto, mutta sisältää myös ODF-asiakirjan muokattavassa muodossa. Nämä tiedostot voi avata LibreOfficessa muokattavaksi ODF-tiedoston tapaan. Käyttäjät, joilla ei ole LibreOfficea, näkevät tiedoston tavallisena PDF-tiedostona, ja pystyvät lukemaan sen täsmälleen alkuperäisessä ulkoasussaan PDF-lukijalla. Tämä yhden tiedoston ratkaisu on merkittävä edistysaskel asiakirjojen jakelussa, johon suljetun lähdekoodin toimisto-ohjelmistot eivät pysty.

LibreOfficessa on myös pikatoiminnot tiedostojen lähettämiseksi kaikissa tuetuissa muodoissa: ODF, PDF (myös hybridi) ja MS Office -tiedostomuodot (vanhat sekä uudet versiot).

LibreOfficen mukana asentuu vain vapaasti lisensoituja fontteja, jotka on suunniteltu yhteensopiviksi kaikkien käyttöjärjestelmien kanssa. Tämäkin parantaa yhteentoimivuutta, kun asiakirjojen ulkoasu säilyy samanlaisena, vaikka ne avattaisiin muussa käyttöjärjestelmässä kuin siinä, jossa ne on luotu.

LibreOfficeen siirtyminen
Useimpiin organisaation tai yksittäisen toimistotyöntekijän työnkulkuihin liittyy työvaiheita, joissa käytetään toimisto-ohjelmistoa. Siksi se vaikuttaa oleellisella tavalla työskentelyn tehokkuuteen. LibreOfficeen siirtyminen on yksittäisille henkilöille helppoa. Organisaatioissa siirtyminen on sen sijaan haastava tehtävä, jota hankaloittavat ryhmädynamiikkaan väistämättä kuuluva muutosvastaisuus sekä toimisto-ohjelmistojen kiinteä integraatio IT-infrastruktuuriin (makrot, asiakirjapohjat ja kolmannen osapuolen suljetut apuohjelmat).

Toisaalta LibreOfficen käyttöönoton yhteydessä organisaatiolla on erinomainen tilaisuus kehittää toimintaprosessejaan. Esimerkiksi kaikkia Visual Basic -makroja ei kannata muuntaa LibreOfficessa käytettäviksi, sillä osa niistä voi tarkemmin tarkasteltuna osoittautua tarpeettomaksi tai helposti modernimmilla ratkaisuilla korvattavaksi. Vain aidosti tarpeelliset makrot kannattaa muuntaa. Sama koskee asiakirjamalleja ja apuohjelmia.

Erityisesti on syytä huomata, että LibreOffice 4.0 sisältää tuen CMIS (Content Management Interoperability Services) -standardin mukaiselle tiedonsiirrolle. LibreOffice pystyy siten ilman apuohjelmia lukemaan ja tallentamaan tietoa tätä standardia tukeviin sisällönhallintajärjestelmiin. Näitä ovat muun muassa MS SharePoint, IBM FileNet, Alfresco ja Nuxeo.

Käyttöönoton aloittaminen
Kun tarpeet kolmansien osapuolten sovellusten, asiakirjamallien ja makrojen siirtämiselle on kartoitettu, käyttöönottoa voidaan ryhtyä valmistelemaan toteuttamalla pilottiprojekti. Pilottiprojektin tarkoituksena on auttaa löytämään kaikki ongelmat, jotka voivat tulla vastaan varsinaisessa käyttöönotossa, sekä varmistaa, että suunnitellut työnkulut ja yhteentoimivuus muiden sovellusten kanssa onnistuvat suunnitellulla tavalla. Vaikka LibreOffice on hyvin pitkälti yhteensopiva MS Officen kanssa, se on silti eri ohjelmisto, jolla on omat vahvuutensa ja heikkoutensa. On siis tavallista, että käyttöönotossa törmätään joihinkin ennalta arvaamattomiin eroihin työnkuluissa ja yhteentoimivuudessa.

Pilottiprojektiin osallistuvien henkilöiden tulisi edustaa kattavasti organisaation kaikkia henkilöstöryhmiä ja olla mukana organisaation keskeisimmissä työnkuluissa. Lisäksi heille tulisi tarjota koulutusta LibreOfficen käyttöön, tai vähintäänkin mahdollisuus saada tukea muilta koulutetuilta henkilöiltä.

The Document Foundation pyrkii tuottamaan listan henkilöistä, joilla on merkittävästi kokemusta onnistuneiden LibreOfficen käyttöönottojen läpiviennistä ja jotka tarjoavat kaupallisia palveluita projektijohdon, kehityksen, koulutuksen ja tuen alueilla. Ammattimaisten palvelujen hyödyntäminen on oleellista, kun pyritään varmistamaan laajan LibreOffice-käyttöönoton onnistuminen. Se myös auttaa varmistamaan ohjelmiston jatkuvan kehittämisen.

Pilottiprojektilla on muutamia tärkeitä tavoitteita:


 * Kriittisten asiakirjojen, asiakirjamallien ja makrojen tunnistaminen. Monet olemassa olevat asiakirjat, mallit ja makrot eivät ehkä ole käytössä, tai eivät enää ole tarpeellisia LibreOfficeen siirtymisen jälkeen. Asiakirjat ja mallit, joita edelleen käytetään, kannattaa muuntaa standardinmukaiseen ODF-muotoon. Tarpeelliset makrot on toteutettava uudelleen tai korvattava tapauskohtaisesti parhaiten soveltuvalla teknologialla.


 * Sellaisten organisaation toimintaan suoraan vaikuttavien työnkulkujen dokumentointi, jossa asiakirjoja kierrätetään (mahdollisesti useaan kertaan) kolmansien osapuolten kautta. Jos näihin työnkulkuihin päädytään tekemään muutoksia (esimerkiksi tiedostomuotoa vaihtamalla), muutokset on tarkistutettava näillä kolmansilla osapuolilla sekä selostettava kaikille työnkulkuun osallistuville käyttäjille.


 * MS Officesta riippuvien työkalujen ja sovellusten luettelointi. Nämä ovat tavallisia etenkin CRM- ja ERP-ympäristöissä. Kyseisten sovellusten yhteensopivuus LibreOfficen kanssa on tarkistettava. Usein sovellusten uusimmat versiot tarjoavat myös vaihtoehtoisia ratkaisuja riippuvuuden purkamiseksi, esimerkiksi mahdollisuuden CMIS-yhteyden käyttöön. Tässä työvaiheessa kyselyjen lähettäminen organisaation ryhmäpäällikkö- ja tiiminvetäjätason henkilöstölle voi tarjota arvokasta tietoa siitä, kuinka eri ohjelmistoja käytännössä hyödynnetään MS Officen kanssa.

Jotta henkilökohtaisen tuen tarve saadaan minimoitua ja tuottavuus maksimoitua heti käyttöönoton alusta lähtien, on erittäin suositeltavaa tarjota käyttäjille "tervetulopaketti". Sen tulisi sisältää lisätietoa LibreOfficesta, kerrata ohjelmiston tärkeimmät perustoiminnot sekä oleellisimmat erot aiemmin käytössä olleeseen MS Officeen.

Avoimiin tiedostostandardeihin siirtyminen
On tärkeää siirtyä ODF-tiedostomuotoon alusta lähtien ja turvautua MS Officen nykyiseen tai vanhaan tiedostomuotoon vain, kun on tarpeen jakaa tiedostoja suljetun lähdekoodin toimisto-ohjelmiston käyttäjien kanssa. Tiedostojen jakaminen on silti kriittinen käyttötapaus, koska mahdollisuus vaihtaa tietoa tehokkaasti ulkopuolisten kanssa on kaikille organisaatioille tärkeää. ODF-muodon käyttäminen tiedostojen oletusmuotona mahdollistaa organisaation tietovarantojen rakentamisen niin, että vältetään tiedon teknisen vanhenemisen ja toimittajariippuvuuden tuomat riskit.

On myös tärkeää, että LibreOffice asennetaan kaikille käyttäjille organisaatiossa. MS Office kannattaa asentaa tai jättää vain niille käyttäjille, jotka tarvitsevat työssään toimintoja, joita muut ohjelmistot eivät tarjoa.

MS Office pystyy avaamaan ODF-muotoisia tiedostoja versiosta 2007 lähtien, vaikkakin tuessa on useita merkittäviä puutteita etenkin laskentataulukoiden osalta. Versio 2013 tukee myös ODF 1.2 -muotoa. Jos tiedoston vastaanottajan ei tarvitse muokata tiedostoa, se voidaan toimittaa PDF-muodossa, ja mikäli satunnaista muokkaustarvetta on, voidaan käyttää hybridi-PDF-tiedostoja, jotka voi tarvittaessa myös avata muokattavaksi LibreOfficella.

Tiedostomuodon miettiminen voi vaikuttaa tavanomaisen käyttäjän näkökulmasta turhalta lisävaivalta, mutta se on välttämätöntä, jos tavoitteena on vapautua suljettujen tiedostomuotojen aiheuttamista rajoituksista. Käyttäjien ja organisaatioiden on tärkeää muistaa, että suljetut tiedostomuodot eivät pelkästään rajoita heidän omaa toimintavapauttaan, vaan heikentävät myös heidän mahdollisuuksiaan hallita omia tietovarantojaan.

"Teknologiagurujen" tunnistaminen
Kun pilottiprojekti ja siirtyminen ODF-muotoon on aloitettu, on oikea aika tunnistaa organisaation "teknologiagurut". He ovat yksittäisiä henkilöitä, joita työtoverit pitävät erityisen osaavina kaikissa teknologiaan liittyvissä asioissa. Heiltä esimerkiksi kysytään, minkä merkkinen matkapuhelin tai millainen tietokone kannattaa ostaa, ja mitä sovellusta he käyttäisivät missäkin tilanteessa.

Teknologiagurut ovat avainasemassa käyttöönottoprosessissa, sillä ovat parhaita henkilöitä tuomaan esiin LibreOfficen edut ja osaavat myös auttaa lähipiiriään ohjelmiston käytössä. Näiden teknologiagurujen rooli ja työpanos tulisi tunnustaa, ja organisaation johdon tulisi tukea ja kannustaa heitä sopivilla tavoilla.

Teknologiaguruille sekä organisaation keski- ja ylimmälle johdolle kannattaa järjestää yhdessä IT-tukihenkilöiden kanssa muutama lyhyt keskustelutilaisuus, joissa käsitellään alkavaa tai meneillään olevaa käyttöönottoa. Näiden tilaisuuksien tehtävänä on saada käyttöönotolle mielipidejohtajien ja päätöksentekijöiden tuki sekä motivoida heitä viemään sitä eteenpäin suunnitellulla tavalla.

Kun avainhenkilöt on saatu vakuuttuneiksi käyttöönoton järkevyydestä, he pystyvät tiedottamaan siitä alaisilleen ja työtovereilleen sekä rohkaisemaan muita ottamaan LibreOffice käyttöön mahdollisimman pian koulutusten ja ohjelmiston asennuksen jälkeen.

Johdon eri tasoille sekä teknologiaguruille kohdennetun viestinnän painottaminen auttaa tiedon levittämisessä organisaation kaikille tasoille. Tämä avainhenkilöiden ryhmä kokoontuu säännöllisesti käyttöönoton kaikissa vaiheissa, jakaa kokemuksia ja etsii ratkaisuja yleisiin vastaan tulleisiin kysymyksiin.

Koulutuksen ja tuen tarjoaminen
Syventävä koulutus LibreOfficen käyttöön on yksi onnistuneen käyttöönoton kulmakivistä. Koulutus käsittelee ohjelmiston ominaisuuksia, etuja, erikoisuuksia ja eroja MS Officeen. Kohderyhmälle räätälöityä koulutusta tulisi tarjota IT-henkilöstölle, kouluttajille, teknologiaguruille, keskijohdolle, ylimmälle johdolle sekä kaikille loppukäyttäjille.

Koulutuksen toinen tavoite on saada käyttäjät ymmärtämään käyttöönoton perustelut ja tavoitteet, jottei sitä pidetä pelkästään yhtenä kulujen karsimiseksi toteutettavana toimenpiteenä muiden joukossa. LibreOfficeen siirtyminen tarjoaa myös mahdollisuuden siirtyä avoimiin ja standardinmukaisiin tiedostomuotoihin, mikä suojaa jokaisen käyttäjän oikeuksia oman luovan työnsä hyödyntämiseen ilman yhden ohjelmistotoimittajan sanelemia rajoituksia.

Käyttäjät, myös johtoportaaseen kuuluvat, tulisi ryhmitellä heidän teknisen osaamisensa, koulutustarpeidensa ja organisaatioyksikkönsä mukaan. Näiden ryhmien varaan suunnitellaan myöhemmin myös varsinainen käyttöönottoprosessi, jotta siirtyminen saadaan tehtyä hallittavan kokoisissa ja loogisissa vaiheissa ja vähennetään siirtymävaiheen aikaisia yhteentoimivuusongelmia.

The Document Foundation on kehittämässä koulutusohjelmaa sekä luetteloa sertifioiduista kouluttajista. Sertifioitujen kouluttajien saatavuus on yksi askel LibreOffice-ekosysteemin kehityksessä, jonka päämääränä on tarjota kaikki ne lisäarvopalvelut, joita organisaatiot tarvitsevat ottaessaan LibreOfficea käyttöön tai siirtyessään MS Officesta LibreOfficeen.

Kaikkien käyttäjätukea tarjoavien on yhdessä koottava lista Usein Kysytyistä Kysymyksistä (UKK, FAQ), josta käyttäjät voivat nopeasti löytää vastauksen useimpiin kysymyksiinsä. Nämä kysymykset vastauksineen, samoin kuin muut käyttöönoton yhteydessä kirjoitettavat asiakirjat, käyttöoppaat ja esitysmateriaali, kannattaa julkaista koko henkilöstön luettavaksi esimerkiksi organisaation intranet-sivuilla.

Koulutus on oleellista myös ammattitaitoisen IT-tukitiimin kehittämiseksi. Kun työyhteisön teknologiagurujen tietämys tai aika ei riitä tuen antamiseen, tulee tukipyynnöt osoittaa 1-tason tukitiimille, joka tarvittaessa ohjaa ne 2-tason tiimille.

1- ja 2-tason tukipalvelut voivat olla organisaation itsensä tuottamia tai ne voidaan ostaa ulkopuoliselta palveluntarjoajalta. Omia ja ulkopuolisia tukipalveluita voi hyödyntää myös samanaikaisesti. Sopiva ratkaisumalli riippuu LibreOfficen käyttöönoton vaiheesta ja organisaation omista käytännöistä.

3-tason tukipalvelut
Kun muut keinot on käytetty ja 1- ja 2-tason tukitiimit ovat todenneet, ettei käyttäjä itse voi tehdä mitään vastaan tulleelle ongelmalle, täytyy organisaation turvautua 3-tason tukeen, jotta ongelma voidaan korjata LibreOfficen puolella. LibreOffice-yhteistö tarjoaa 3-tason tukea sertifioimalla kehittäjiä, jotka voivat tunnistaa ja ratkaista teknisiä ongelmia, joiden syynä on LibreOfficesta puuttuva tai osittain toteutettu ominaisuus tai ohjelmavirhe.

On hyvä ymmärtää, että kaikki sertifioitujen kehittäjien tekemät korjaukset toimitetaan integroitavaksi mukaan LibreOfficen tuleviin versioihin. Näin niistä hyötyvät myös organisaation ulkopuoliset käyttäjät, mikä on kaikkien LibreOffice-ekosysteemissä toimivien yhteisen edun mukaista.

Käyttöönotto suuressa organisaatiossa ilman 3-tason tukea on erittäin riskialtista, ja voi johtaa koko käyttöönottoprojektin epäonnistumiseen. Kun 3-tason tuesta on sovittu sitä tarjoavan tahon kanssa, organisaatiossa voidaan olla varmoja, että mahdolliset vastaan tulevat ongelmat saadaan ratkaistua riittävän nopeasti. Yhteisön keskustelupalstojen, postituslistojen ja virhetietokannan kautta raportoiduille ongelmille ei korjausaikataulua voi etukäteen tietää.

LibreOfficen asentaminen kaikille työasemille
LibreOfficen asentaminen kaikille työasemille (myös niille, joihin on teknisistä syistä päätetty jättää MS Office), täytyy suunnitella etukäteen. Asennusaikataulun on sovittava yhteen koulutusaikataulun kanssa niin, että käyttäjät pääsevät kokeilemaan ohjelmiston käyttöä heti ensimmäisen koulutuskerran jälkeen.

Asennusmenetelmä voidaan valita organisaation IT-infrastruktuuriin sopivaksi. Suurissa organisaatioissa LibreOffice voidaan asentaa automatisoidusti ohjelmistojakelun hallinnan kautta kaikille tuetuille käyttöjärjestelmille. Windows-käyttöjärjestelmässä msi-asennuspakettia voi muokata MSI-editorilla (esim. InstEd tai Orca) ja ohjelmisto voidaan asentaa luomalla jakeluun sopiva Group Policy Object (GPO).

Niitä käyttäjiä, joiden tietokoneille LibreOffice asennetaan MS Officen rinnalle, on neuvottava erikseen huomioimaan eräät yhteentoimivuutta parantavat käytännöt. Heidän on esimerkiksi syytä välttää C*-fonttien käyttöä asiakirjoissaan.

Aiemmista onnistuneista käyttöönotoista opittua
LibreOfficessa on enemmän kuin riittävästi ominaisuuksia useimpien käyttäjien päivittäisiin tarpeisiin kaiken kokoisissa organisaatioissa. Ne muutamat tekniset haasteet, joita tulee vastaan, liittyvät usein taulukkolaskennan edistyneisiin toimintoihin tai MS Officen makroihin, joiden korvaaminen täysin identtisellä tavalla toimiviksi muissa ohjelmistoissa on erityisen haastavaa.

Käyttäjien täytyy päästä luomaan asiakirjoja LibreOfficella heti ensimmäisen koulutuksen jälkeen. Siksi ohjelmiston asennus ja asennuksen testaus on tehtävä käyttäjän työasemalle ennen koulutuksen alkua. Asennuksen viivästyminen heikentää koulutuksen tehoa, kun opitut asiat ehtivät unohtua mielestä. On myös erittäin tärkeää, että käyttäjät tietävät, keneltä he voivat pyytää apua kaikissa kohtaamissaan ongelmissa (työyhteisön teknologiagurut ja varsinainen IT-tukihenkilöstö).

Ensituntuma ohjelmistoon ja muutaman ensimmäisen asiakirjan kirjoittaminen vaikuttavat pitkään käyttäjän mielikuvaan LibreOfficesta. Jos alku sujuu ongelmitta, käyttäjät rohkaistuvat kokeilemaan ohjelmiston edistyneempiä toimintoja. Sen sijaan ongelmaan törmääminen (vaikka kyse olisi harmittomasta ja helposti ratkeavasta asiasta), tuottaa lannistavan ja negatiivisen kokemuksen.

Yleensä suurin haaste on muutosvastaisuus, jota uuden teknisen sovelluksen käyttöönotto suurissa organisaatioissa aiheuttaa. Tämä on yleinen ongelma, eikä koske pelkästään LibreOfficea. Uuden ohjelmiston opettelu nähdään ylimääräisenä vaivana, kun muukin päivittäinen työ olisi saatava tehtyä. Muutosvastaisuutta voidaan lievittää kommunikoimalla tulevasta muutoksesta viisaasti. Käyttäjien on nähtävä, että pienen opettelun jälkeen uudet työkalut voivat tarjota entisiä paremman ja palkitsevan käyttökokemuksen.

Tyypillisiä muutosvastaisuuden syitä ovat


 * tuntemattoman pelko, mikä johtaa epävarmuuteen omista kyvyistä tulla toimeen uuden teknologian kanssa,


 * näkemys, että muutosta ajaa vain ylin johto, vaikka kyseiset johtajat eivät itse käytä valitsemaansa työkalua samassa laajuudessa kuin keskijohto ja rivityöntekijät,


 * huono viestintästrategia. Muutosprosesseista ei voi koskaan tiedottaa liikaa.


 * rutiinien muutos, jonka käyttäjät kokevat tarpeena poiketa ulos omalta mukavuusalueeltaan,


 * luottamuksen puute organisaation tai sen johdon kykyyn johtaa muutosta ammattitaitoisesti,


 * väärä käsitys muutoksen syystä ja tähän liittyen usko siihen, että nykyinen toimintatapa on hyvä - onhan näin toimittu jo kymmeniä vuosia!


 * muutos nykyiseen toimintatapaan johtaa luuloon, että lopputuloksena oma asema heikkenee suhteessa muihin. Näin voivat ajatella esimerkiksi vanhemmat, organisaatiossa pitkään työskennelleet henkilöt, jotka uskovat muutoksen suosivan nuorempia työntekijöitä.

Erityisesti on syytä mainita, että "kertarysäyksellä" tehtävä käyttöönotto (jossa LibreOffice asennetaan ja MS Office poistetaan ilman etukäteisvaroitusta) on huonoin mahdollinen ratkaisu ja varmin tie epäonnistumiseen.

Määrätietoinen viestintästrategia
Jotta käyttöönoton vaikutus organisaation päivittäiseen toimintaan saadaan minimoitua, on tärkeää kertoa kaikille sidosryhmille (luonnollisesti tärkein näistä on toimisto-ohjelmistojen käyttäjät) syyt siihen, miksi näin suuri muutos on tarpeellinen. Vaikka vanha ja uusi ohjelmisto ovat toiminnoiltaan lähes identtiset, niiden käyttäjät eivät usein ymmärrä, miksi heidän on muutettava vuosien kuluessa opittuja ja lähes refleksinomaisiksi juurtuneita työtapojaan.

Suosittelemme, että viestinnässä tuodaan esille ainakin seuraavat seikat:


 * käyttöönoton päävaiheet ja perustelut,


 * lyhyt LibreOfficen ja vapaiden ohjelmistojen peruskäsitteiden esittely,


 * käyttöönottoprojektin aikataulu, jossa korostetaan erityisesti niitä vaiheita, jotka suoraan koskevat ohjelmiston käyttäjiä,


 * kutsu tehdä yhteistyötä kertomalla käyttöönottoprojektin vetäjille etukäteen niistä asiakirjoista, sovelluksista ja työnkuluista, jotka kullekin käyttäjälle ovat henkilökohtaisesti tärkeitä,


 * koulutusten aikataulu sekä mahdolliset lisäkoulutusmahdollisuudet, joita aiotaan tarjota,


 * tukikanavat, joita käyttäjille tarjotaan koulutusten ja koko käyttöönottoprojektin jälkeen,


 * pyyntö antaa palautetta koko prosessin ajan sekä tieto siitä, kuinka annettua palautetta aiotaan käsitellä.

Huolellisesti laadittu muutosprojektin viestintäsuunnitelma huomioi viestinnän kohderyhmät, joita eivät ole pelkästään organisaation eri yksiköt vaan myös erityyppiset henkilöt, joita näissä yksiköissä työskentelee. Nämä ihmistyypit voidaan tunnistaa hyödyntämällä modernia markkinointiteoriaa, jossa käsitellään viittä eri ihmisryhmää: innovoijat, varhaiset omaksujat, varhainen enemmistö, myöhäinen enemmistö ja hitaat omaksujat.

Innovoijien perusluonteeseen kuuluu, että he haluavat aina päästä kokeilemaan uusia asioita, ja lähtevät mielellään etujoukossa mukaan otettaessa käyttöön uutta teknologiaa. Nämä ihmiset muodostavat 2,5 % väestöstä. He testaavat uusia tuotteita, joista monet eivät koskaan menesty, ja siirtyvät nopeasti seuraavaan. He kannattavat muutosta jo kauan ennen kuin organisaation johto tekee asiasta päätöstä.

Varhaiset omaksujat ovat tyypillisiä mielipidejohtajia. Muut kysyvät heiltä, onko jokin muutos hyödyllinen vai ei. He eivät ole yhtä seikkailunhaluisia kuin innovoijat, mutta seuraavat tarkasti sivusta uusia asioita muodostaakseen niistä mielipiteensä. He näkevät muutoksen ensisijaisesti positiivisessa valossa.

Varhaisia omaksujia löytyy organisaation kaikilta tasoilta. Muutosviestinnän tulisikin alkuvaiheessa kohdistua juuri näihin henkilöihin, koska jos he vastustavat muutosta, sitä ei voida saada aikaan. Varhaisia omaksujia on noin 13,5 % väestöstä.

Varhainen enemmistö käyttäytyy hiukan konservatiivisemmin kuin varhaiset omaksujat. He omaksuvat uusia ajatuksia ja toimintatapoja vain hiukan keskimääräistä nopeammin, eivätkä suhtaudu uusiin ja jännittäviin asioihin erityisen kiinnostuneesti. He eivät välttämättä alkuvaiheessa usko muutokseen, mutta hyväksyvät sen lopulta ilman vastustusta. Heistä ei tule muutosjohtajia. Heidän osuutensa väestöstä on noin 34 %.

Varhainen enemmistö ei lähde muutokseen mukaan ilman varhaisten omaksujien kannustusta ja johtoa. Heidän vakuuttamiseensa vaaditaan enemmän aikaa ja huomiota kuin minkään muun ryhmän. Tämän ryhmän saaminen mukaan muutokseen on ehkä ratkaisevin vaihe muutosviestinnässä. Jos siinä onnistutaan, projektin tulevaisuus on vahvalla pohjalla, kun taas epäonnistuminen voi kaataa sen.

Myöhäinen enemmistö omaksuu muuttuneet työtavat käytännön sanelemana pakkona tai siksi, että eivät usko pystyvänsä muutosta estämäänkään. He eivät varsinaisesti usko muutoksen hyödyllisyyteen. Heitäkin on 34 % väestöstä. Heille tärkeintä on pystyä säilyttämään vanhojen työtapojen parhaat puolet. Myöhäinen enemmistö siirtyy tukemaan muutosta sen jälkeen kun varhaiset omaksujat ja varhainen enemmistö on ensin osoittanut sille tukensa.

Myöhäiset omaksujat, 16 % väestöstä, pitävät aina entisiä toimintatapoja uusia parempina. Kun kaikki muut ovat menneet muutokseen mukaan, osa heistäkin voi kertoa kannattavansa sitä. Siitä huolimatta he voivat vastustaa sitä vaivihkaa tavoilla, jotka eivät aina näy muille.

Muutosviestintästrategian rakentaminen huomioimaan yllä kuvatut ihmisryhmät voi tehdä työstä paljon helpompaa ja tehokkaampaa. Liian usein muutosprojektit kariutuvat siihen, että johto kiinnittää huomionsa heti aluksi skeptikoihin ja kriitikoihin. Projekti on helpompi polkaista käyntiin yhdessä niiden ihmisten tuella, jotka jo luonnostaan suhtautuvat siihen myönteisesti.

LibreOfficen hankkiminen
LibreOffice on ladattavissa osoitteesta http://fi.libreoffice.org/lataa. Siihen voi myös ladata lisäosia osoitteesta https://extensions.libreoffice.org/extension-center.

LibreOfficea kehittää The Document Foundation, voittoa tavoittelematon ja riippumaton vapaaohjelmistoprojekti, joka käynnistettiin syyskuussa 2010. Projekti pohjautuu OpenOffice.orgiin, jota kehitettiin edeltävät kymmenen vuotta. Lisää tietoa säätiöstä voi lukea sen verkkosivuilta osoitteesta https://www.documentfoundation.org/.

Tämä kirjoitus pohjautuu maaliskuussa 2013 julkaistuun tekstiin Migrating to LibreOffice to promote Software and Document Freedom.