User:Enoki/Japan mini conf 2014 TODO

2013年miniconfでの準備

企画の大枠を決める

 * やる/やらないを議論する
 * どの地域で行うかを決める : （東京）
 * スタッフとして動けそうな人で日程調整する :（6/7に決定）
 * イベントの方向性を決める : （開発系にする）

会場を予約する

 * 必要条件を考える（場所の利便性、収容人数、料金、出入りの自由さ、ネットワーク、プロジェクタ）
 * 候補のリストアップ（IIJ, KDDI web, etc..)
 * 会場候補に交渉 : 主候補が5/17までFIXしないので、バックアップの交渉メール返事まち(5/21にFIX)
 * 確認事項の問い合わせ：電源、入室の手続き、プロジェクターの口と注意点、利用できる時間（スタッフ入り、後ろのシビアさ）
 * （下見する->なし）

スピーカーを選定する

 * どのような話題を提供するか考える
 * 大枠の当日構成を考える（何分x何枠）
 * 候補者のリストアップ
 * 候補者に交渉する
 * 講演、LTともCfPを出す
 * CfPの文案を書く
 * 転送メールアドレスを設定する（日本語チームあて）
 * MLへCfPを投稿
 * スピーカーを決定する：締切5/21(水) （5/21のMTGで決定した）
 * スピーカーに連絡する（内容は基本的にスピーカーに基本お任せ）


 * （パターンその1）
 * 14:00 ビルド解説(Linux)安部さん
 * 14:45 休憩
 * 14:50 ビルド解説(Windows)茂木さん
 * 15:35 Free Time
 * 16:20 QA 榎さん
 * 17:05 休憩
 * 17:10 EasyHack 小笠原さん
 * 17:35 小野寺さん
 * 17:55 終了


 * （パターン2）
 * 開場：12時50分
 * 12:30-13:00 準備
 * 13:00-13:45 日本語チームミーティング
 * 13:45-14:00 休憩／受付（必要なら）
 * 14:00-14:05 オープニング
 * 14:05-14:45 講演1
 * 14:45-14:50 休憩
 * 14:50-15:30 講演2
 * 15:30-16:20 交流+お茶タイム
 * 16:20-17:40 講演3+4(ビルドのハンズオンっぽく）
 * 17:40-17:50 休憩
 * 17:50-18:30 LT
 * 18:30-18:40 クロージング

告知/申し込み

 * wikiのmini confページを作成する：小笠原さん作成予定
 * 申し込みページを作成する http://connpass.com/event/6422/
 * 告知
 * LiboのML(discuss,users,announce）
 * SNS: Twitter/Facebook/Google+ (ネタをいくつか作って何度か出す）
 * LUGなど他のOSSコミュニティML
 * グローバルのMLに開催することをしらせる

もっていくもの準備する
持ち物リスト
 * 必要なもの／持っていくものをリストアップして誰が持っていくか決める
 * 会場にあるファシリティを確認する
 * （必要ならレンタルする）

印刷物を準備する

 * 何が必要かリストアップ
 * 会場案内？（エレベータ付近など） IIJで用意していただける
 * タイムテーブル A3で. 数枚刷る：榎
 * アンケート？（とるなら->とらない）
 * 宣伝チラシ（事前にどこかで配るなら->配らなかった）

配信（ust）

 * ポリシーを決める（録画して公開するか、どこまでがんばるか）
 * 設定、機材を確認する

懇親会予約する

 * お店を探す
 * 懇親会申込ページを作成する
 * 人数をカウントしてお店を予約する

担当

 * 司会：タイムキーパーやスピーカーの紹介、Q&Aでのサポート：大森
 * 1階ドア担当：2名 (13:45-14:00の間入館できるように)そのあとは電話してもらう
 * コーヒーはタリーズまで受け取りにいく3つなので2名くらいか
 * ust（機材設置、設定、エラーチェック）：今回は難しそう. 余力がある人がいれば当日やる
 * 写真（レポート用）：近藤
 * 懇親会（予約、料金徴収、連れていく）：大森
 * お茶：休憩時間用のコーヒー予約、お菓子の調達：小笠原
 * 張り紙系：案内張り紙、アジェンダの張り出し、などの会場セッティング
 * ゴミ担当：ゴミ袋持ち込みと持ち帰り：小笠原

ミーティング

 * 建物の入り口を開けてもらう必要があるため、12時までに集合して中に入る.
 * 持ち込みでランチョンにする

会場への入館

 * ゲートオープンに社員の立ち入りが必要
 * チームメンバーは12時に入り口に集合して中に入る
 * イベント開場の13:45に、イベントスタッフ2人が下に降りる. 内側からならだれでもドアは開けられるので、ドアを開けて来場者を誘導
 * 14時になったらイベント開始なので全員が上に上がる
 * 建物入り口にIIJが用意してくださるポスターに小笠原さんの電話番号を記載し、遅れた人は電話してもらう

終わってから

 * お礼のメールをする（会場などお世話になったところに）
 * レポートを書く
 * 振り返りをする