DE/Doku/Calc/02 EingabeAenderungFormatierung

Gültigkeitsregeln für Daten festlegen und ihre Einhaltung überprüfen
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Calc bietet mit der Funktion Gültigkeit die Möglichkeit einzelnen Zellen oder Zellbereichen Informationen über die Art der Daten die in den Zellen enthalten sein sollen zuzuordnen. Diese Funktion kann zum Beispiel in den folgenden Fällen hilfreich sein: Sie können die Funktion Gültigkeit auf zwei verschiedene Arten nutzen, die sich gegenseitig ausschließen: Wenn Sie die zweite Variante wählen, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie Calc reagieren soll, wenn ungültige Daten eingegeben werden und sie können den Detektiv nutzen um ungültige Daten zu finden.
 * die Daten werden von Personen in ein Calc-Dokument eingegeben, das sie nicht selbst erstellt haben.
 * ein Datensatz ist umfangreich und enthält viele verschiedene oder ungewöhnliche Datenformate.
 * ungültige Daten müssen schnell auffindbar sein.
 * einen Informationstext, eine Eingabehilfe zu einer markierten Zellen anzeigen.
 * Kriterien festlegen, welche die Daten in einer Zelle erfüllen müssen.

Hinweis
 * Alle Informationen die Sie einer Zelle über die Funktion Gültigkeit zuordnen sind Teil der Formatangaben. Sie werden
 * überschrieben, wenn Werte in die Zelle kopiert werden.
 * gelöscht, wenn der Zellinhalt über die Entf-Taste gelöscht wird.

Eingabehilfe erstellen
Über die Eingabehilfe kann ein Text angezeigt werden, wenn eine Person in eine Zelle klickt um Daten einzugeben. Das kann zum Beispiel eine Beschreibung der Art oder des Formats der Daten sein, die eingegeben werden sollen. 1. Markieren Sie die Zellen, für welche die Eingabehilfe angezeigt werden soll. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Eingabehilfe das Kontrollkästchen Eingabehilfe bei Selektion einer Zelle anbieten. 4. Geben Sie in die Felder Titel und Eingabehilfe den Text ein, der angezeigt werden soll. 5. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte definieren
Mit der Funktion Gültigkeit können Sie entweder Kriterien definieren, welche die Daten einer Zelle erfüllen müssen oder Sie können eine Liste mit gültigen Werten festlegen.

Kriterien definieren, welche gültige Werte erfüllen müssen
Über die Funktion Gültigkeit können Sie festlegen:
 * welches Format die Daten einer Zelle haben müssen z.B. Zahl, Datum oder Text.
 * zu welchem Bereich die Daten gehören müssen z.B. Daten des Jahres 2013 oder Text mit einer maximalen Länge von 20 Buchstaben.

1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen aus, für welche Art von Daten Sie einen gültigen Bereich definieren wollen. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind. 5. Wählen Sie unter ''Daten' einen für ihren Datensatz geeigneten vergleichenden Operator aus.
 * → Unterhalb des Kombinationsfeldes Daten werden entweder das Feld Minimum oder Maximum oder beide Felder angezeigt. Welche Felder angezeigt werden hängt vom gewählten Operator ab.

6. Geben Sie für Ihren Datensatz passende Werte in die angezeigten Felder ein. 7. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte im Dialog Gültigkeit eingeben
Wenn nur ganz bestimmte Werte gültig sind, können Sie diese im Dialog Gültigkeit eingeben. Klickt jemand auf eine Zelle, erscheint rechts davon ein Pfeil über den die Liste mit den gültigen Werten aufgerufen werden kann. Die Liste kann Wörter und Zahlen umfassen und ein Eintrag kann aus einem oder mehreren Wörtern bzw. Zahlen bestehen. 1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Liste aus. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Auswahlliste anzeigen'', falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt. 6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen. 7. Geben Sie im Feld Einträge die gültigen Werte ein. 8. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte in einer Calc-Tabelle festlegen
Wenn nur ganz bestimmte Werte gültig sind, können Sie diese in eine Calc-Tabelle eintragen und über die Funktion Gültigkeit als Auswahlliste beim Eingeben der Daten zur Verfügung stellen. Die Daten müssen in einem Bereich aus zusammenhängenden Spalten oder Reihen enthalten sein. Sie können Daten aus dem gleichen oder aus einem anderen Calc-Dokument verwenden. 1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Zellbereich aus. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahlliste anzeigen, falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt. 6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen. 7. Klicken Sie in das Feld Quelle. 8. Geben Sie an, in welchen Zellen sich die gültigen Werte befinden.
 * Falls die Zellen sich gleichen Calc-Dokument befinden, können Sie die Zellen markieren.
 * Falls die Zellen sich in einem anderen Dokument befinden müssen Sie die folgenden Informationen eingeben: 'Pfad zur Datei'#$Tabellenname.Zellbereich. Beispiel: 'file:///home/libreoffice/Desktop/Testdatei2.ods'#$Tabelle1.$A$1:$A$5

9. Klicken Sie im Dialog Gültigkeit auf OK.

Gültige Werte über eine Formel definieren
Sie können eine Formel verwenden, welche einen Bereich oder eine Matrix liefert, um gültige Werte zu definieren. 1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Zellbereich aus. 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind. 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahlliste anzeigen, falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt. 6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen. 7. Geben im Feld Quelle die Formel ein und klicken Sie auf OK.

Verhalten von Calc bei der Eingabe ungültiger Daten festlegen
Über die Funktion Gültigkeit können Sie festlegen ob und wie Calc auf die Eingabe ungültiger Daten reagieren soll. Falls Sie Kriterien für gültige Daten festgelegt haben, kann Calc bei der Eingabe ungültiger Daten:
 * nicht reagieren.
 * eine Fehlermeldung anzeigen und den eingegebenen Wert ignorieren.
 * einen Dialog anzeigen mit dem der Eintrag abgebrochen oder akzeptiert werden kann.
 * ein Makro starten.

Fehlermeldung oder Dialog anzeigen
1. Markieren Sie die Zellen für die Sie Kriterien festgelegt haben und für die das Verhalten gelten soll. 2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Fehlermeldung das Kontrollkästchen ''Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen'. 4. Wählen Sie im Kombinationsfeld Aktion die gewünschte Option aus. 5. Geben Sie im Feld Titel den Text ein, der im Titel der Fehlermeldung bzw. des Dialogs erscheinen soll. 6. Geben Sie im Feld Fehlermeldung den Text ein der in der Fehlermeldung bzw. im Dialog angezeigt werden soll, zum Beispiel die Kriterien für gültige Daten. 7. Klicken Sie auf OK.

Makro starten
1. Markieren Sie die Zellen für die Sie Kriterien festgelegt haben und für die das Verhalten gelten soll. 2. Wählen Sie 'Daten → Gültigkeit.
 * → Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Fehlermeldung des Kontrollkästchen Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen. 4. Wählen Sie im Kombinationsfeld Aktion die Option Makro aus. 5. Klicken Sie auf Durchsuchen.
 * → Der Dialog Makro-Selektor wird angezeigt.

6. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken Sie auf OK.

Kriterien und Eingabehilfe löschen
Die Kriterien und die Eingabehilfe sind Teil der Formatangaben einer Zelle. Sie werden gelöscht, wenn Sie alle Inhalte einer Zelle durch Drücken von Entf löschen. Sie können aber auch nur die Kriterien bzw. die Eingabehilfe löschen, ohne andere Zellinhalte wie eingegebene Werte und Formeln zu löschen. 1. Markieren Sie die Zellen bei denen Sie die Kriterien oder die Eingabehilfe Sie löschen wollen. 2. Drücken Sie die Rücktaste.
 * → Der Dialog Inhalte löschen erscheint.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formate und deaktivieren Sie alle anderen Kontrollkästchen. 4. Klicken Sie auf OK.

Kriterien und Eingabehilfe auf andere Zellen übertragen
Die Kriterien und die Eingabehilfe sind Teil der Formatangaben einer Zelle. Sie werden überschrieben, wenn Sie Werte in eine Zelle hineinkopieren. Mit der Funktion Inhalte einfügen können Sie die Kriterien bzw. die Eingabehilfe von einer Zelle auf andere übertragen, ohne die eingegebenen Werte oder Formeln zu verändern. 1. Klicken Sie in eine Zelle, für die Sie die Kriterien bzw. die Eingabehilfe definiert haben. 2. Wählen Sie Bearbeiten → Kopieren oder drücken Sie Strg+C. 3. Markieren Sie die Zellen, auf die Sie die Kriterien bzw. Eingabehilfe übertragen wollen. 4. Wählen Sie 'Bearbeiten → Inhalte einfügen oder drücken Sie Strg+Umschalt+V.
 * → Der Dialog Inhalte einfügen wird geöffnet.

5. Deaktivieren Sie unter Auswahl alle Kontrollkästchen außer das Kontrollkästchen Formate. 6. Kontrollieren Sie, dass:
 * unter Rechenoperationen das Kontrollkästchen Keine aktiviert ist.
 * unter Optionen alle Kontrollkästchen deaktiviert sind.
 * unter Zellen verschieben das Kontrollkästchen Nicht verschieben aktiviert ist.

7. Klicken Sie auf OK.

Suchen von ungültigen Daten
Calc verfügt über die Funktion Detektiv, mit der Sie Zellen mit ungültigen Daten in einer Tabelle finden können. Der Detektiv funktioniert nur für Zellen, für deren Inhalt Kriterien definiert sind. 1. Wählen Sie Extras → Detektiv → ungültige Daten einkreisen.
 * → Der Detektiv durchsucht die Tabelle auf ungültige Daten und kreist sie rot ein.

2. Korrigieren Sie die ungültigen Eingaben. 3. Wählen Sie Extras → Detektiv → ungültige Daten einkreisen.
 * → Der Detektiv durchsucht die Tabelle auf ungültige Daten und entfernt die roten Markierungen bei den Zellen die keine ungültigen Daten mehr enthalten.


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