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Insegnamenti da migrazioni di successo
L'insieme delle funzionalità di LibreOffice è più che sufficiente per coprire le necessità quotidiane della maggior parte degli utenti all'interno di un'organizzazione. In linea di massima, i pochi ostacoli tecnici riguardano documenti molto complessi, fogli elettronici che utilizzano funzioni avanzate, oppure macro di MS Office che, per vari motivi, si rivelano spesso difficili da migrare.
Gli utenti dovrebbero essere in grado di creare documenti con LibreOffice subito dopo la formazione: per questo motivo è essenziale completare l'installazione e il collaudo delle postazioni di lavoro prima dell'inizio della for-mazione, poiché ogni ritardo nell'installazione di LibreOffice si ripercuoterà sull'efficacia del corso stesso. Inoltre è molto importante offrire un punto di riferimento per qualsiasi problema legato alla migrazione, a partire dai "leader tecnologici" fino al personale di supporto preparato.
La produzione dei primi documenti creerà una percezione positiva della qualità di LibreOffice: un processo fluido motiverà gli utenti a continuare e sperimentare funzioni più avanzate, mentre il rimanere bloccati su un problema trasmetterà una sensazione negativa.
L'ostacolo più grande è la resistenza al cambiamento, effetto collaterale dell'introdu-zione di nuove tecnologie all'interno di qualsisi grande organizzazione. Questo viene percepito come un fardello aggiuntivo al lavoro di tutti i giorni e va affrontato con una comunicazione mirata. Bisogna convincere gli utenti che il nuovo strumento porterà un'esperienza utente migliore e più gratifi-cante.
Il metodo "brutale" – che consiste nell'instal-lare LibreOffice ed eliminare MS Office senza preavviso – è la scelta più sbagliata, perché produce un effetto di rigetto che annulla ogni speranza di successo.
Migrazione, un passo alla volta
La distribuzione di LibreOffice deve essere pianificata in anticipo e va coordinata con il programma di formazione, per fare in modo che gli utenti siano in grado di utilizzare il software già dopo la prima sessione formativa.
Il metodo di distribuzione può essere scelto in base all'infrastruttura IT. LibreOffice può essere distribuito su larga scala in ambienti Windows modificando il pacchetto .MSI e creando un Oggetto Criteri di Gruppo (GPO) per distribuire il pacchetto software.
Il deploy di LibreOffice non comporta l'elimi-nazione di MS Office da tutti i PC aziendali. L'obiettivo è aumentare il numero di PC che utilizzano LibreOffice e incentivare l'interope-rabilità con MS Office, identificando le aree in cui quest'ultimo tenta di perpetuare il lock-in.
Sarà necessario istruire gli utenti a fare affidamento sullo standard per documenti ODF per lo scambio interno ed esterno dei file, come unico metodo per garantire la vera interoperabilità; è inoltre opportuno sostituire i caratteri proprietari con quelli liberi, per evitare problemi di visualizzazione.
Per la distribuzione di LibreOffice nelle grandi aziende, The Document Foundation consiglia di affidarsi all'aiuto di professionisti certificati (un elenco è disponibile sul sito web).
Comunicare il cambiamento
Iniziare il processo di migrazione
Offrire formazione e assistenza
Deploy di LibreOffice sui PC
Schema del processo di migrazione (a grandi linee), da implementare con l'aiuto di professionisti certificati.