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BrOffice e Dropbox
Por Rodrigo Jardim da Fonseca
O melhor a fazer aqui é combinar com o grupo quando cada um terá acesso a quais arquivos dentro da pasta. Isso pode ser feito por e-mail ou algum IM (Instant Messeger) como skype, msn ou gtalk ou ainda mediante a criação de um arquivo extra vazio com o nome do arquivo que está sendo editado, assim todos sabem que só podem mexer em um arquivo se não existir esse outro arquivo (e devem criar um antes de começarem a alterar os arquivos). Depois de concluída a edição do documento, esse arquivo extra deve ser removido para que todos saibam que o documento está livre para edição.
Por exemplo, existe um documento chamado relatorio.odt. Antes de alguém abrir esse arquivo essa pessoa cria um arquivo texto normal e em branco chamado relatorio.lock e então abre o relatorio.odt para edição. Quando uma outra pessoa abrir essa pasta e ver esse arquivo relatorio.lock saberá que tem alguém utilizando o arquivo relatorio.odt e esperará até que o outro arquivo seja removido. Ao concluir-se a edição do relatorio.odt remove-se o arquivo relatorio.lock e todos saberão que o arquivo já está liberado para edição para outras pessoas.
Parte 3: Editando um documento do BrOffice de forma colaborativa
O BrOffice não permite edição simultânea, mas permite a inserção de Anotações. Isso pode ser feito pelo menu Inserir > Anotação ou com o atalho CTRL+ALT+N.
A anotação fica ao lado da página sendo editada no BrOffice e referencia a um determinado ponto onde estava o cursor quando a anotação foi criada. Automaticamente, na anotação, é adicionada a data e hora da anotação e o nome de quem a criou (esse nome é obtido daquele formulário preenchido quando se executa o BrOffice da pri-
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meira vez). O ponto interessante é que o BrOffice tem inteligência suficiente para colocar as notas criadas por diferentes pessoas em cores diferentes. Assim, é possível deixar anotações para os outros membros do grupo sem que todos precisem estar juntos.
Uma situação que aconteceu muito comigo foi que, ao escrever uma parte do documento, eu deixava uma anotação do tipo “Revise essa parte” depois meu amigo me avisava (pessoalmente ou pelo gtalk) que já lera e havia deixado uma resposta e eu abria o documento e, abaixo da minha anotação, vinha a resposta dele (sim, é possível responder a uma anotação com outra anotação) como “Alterei tal coisa” ou “Está bom”. Então bastava apagar as anotações que já haviam sido respondidas ou não eram mais necessárias para não acumular lixo no documento.
Parte 4: Conclusões
Fazer trabalho em grupo pode ser um problema pois há boa chance de os membros da equipe não possuírem disponibilidade de tempo compatíveis ou morarem muito longe uns dos outros. Nesses casos, o trabalho é quase sempre realizado pela internet, via uma constante troca de e-mails. Trocar e-mails é prejudicial pois, depois de um tempo, torna-se muito difícil descobrir qual a versão principal ou a mais atual ou, com certa frequência, achar o arquivo na caixa de entrada em meio a outros tantos e-mails recebidos.
Usar o GoogleDocs (5) também não é uma opção muito interessante pois a formatação é bem limitada e gostaríamos de um arquivo já com a formatação final.
Resta-nos o BrOffice, uma solução multiplataforma e a disposição de todos. Apesar de apenas ser possível um usuário por vez, as anotações pertencem a cada usuário. O uso de anotações, no lugar de e-mails, é um grande avanço pois permite comentário focado na linha em que se está. Você vê a anotação e vê a linha. Em um e-mail, você tem o comentário sem associação com o texto.