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BrOffice e Dropbox
Por Rodrigo Jardim da Fonseca
Existem muitas soluções para esse último problema. Uma delas é o Dropbox (3), que permite a sincronização de arquivos que estão em uma determinada pasta no computador com um servidor na internet de forma muito simples. Esses arquivos podem então ser compartilhados com outras pessoas que também tenham uma conta do Dropbox e todas podem ver e editar os arquivos na pasta compartilhada. Qualquer alteração é automaticamente enviada ao servidor e redistribuída entre os membros.
No semestre passado realizei trabalhos em grupo de uma disciplina de projeto na qual tivemos que produzir alguns diagramas e um relatório contento esses diagramas. Para facilitar nossas vidas, utilizamos o Dropbox para compartilhar os arquivos do projeto com o grupo e fizemos os relatórios em BrOffice.
A seguir, farei um pequeno tutorial de como combinar essas duas ferramentas. Não vou entrar em detalhes de instalação e funcionamento. Vou supor que você e seus amigos já tenham instalado o BrOffice, e que tenham uma conta no Dropbox e tenham instalado o aplicativo do Dropbox que permite sincronização automática dos arquivos. As imagens deste tutorial foram feitas no ambiente Windows, mas também são válidas para Linux e talvez MacOS.
Parte 1: Compartilhando uma pasta para o projeto
A primeira coisa que você precisa fazer é criar uma pasta compartilhada. A maneira mais simples de fazer isso é ir na pasta do Dropbox no seu computador e criar uma pasta nova em algum lugar. Depois clique com o botão direito do mouse em cima da pasta e escolha a opção de compartilhar a pasta dentro do menu no Dropbox.
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Isso é nada mais nada menos que um atalho que vai ligar seu navegador de internet (por exemplo, o Firefox (4)), entrar no site do Dropbox e acessar as configurações de compartilhamento da pasta. Tudo isso pode ser feito manualmente pela interface web da sua conta Dropbox.
No final, você acabará na tela onde basta colocar os e-mails das pessoas que terão acesso a pasta.
A partir desse momento, a pasta aparecerá para todos que aceitarem o compartilhamento e qualquer arquivo colocado dentro da pasta é automaticamente enviado para o servidor e distribuído entre os membros que compartilham a pasta. Na verdade, você pode até criar subpastas dentro dessa pasta e tudo é automaticamente compartilhado.
Parte 2: Controle de acesso
Uma parte muito importante a ser considerada é o controle de acesso. Isso significa criar uma regra pra quem vai manipular o arquivo e quando, pois o Dropbox não permite edição simultânea de um mesmo arquivo. Caso duas ou mais pessoas tentem editar o mesmo arquivo, ou as modificações de uma das pessoas pode se perder ou é criado um conflito das versões do arquivo e este deve ser resolvido caso a caso de forma manual.