Video "Ein ausfüllbares Formular erstellen V6"

From The Document Foundation Wiki
< DE
Jump to: navigation, search


Vorwort

Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version LibreOffice 6. Das Video „Ein ausfüllbares Formular erstellen V6“ verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details bietet.
Das im Video verwendete Dokument (Datei) kann hier herunter geladen werden. Die Datei steht auch als englische Version EN zur Verfügung.

Link zum Video

LINK zum Video: "Ein ausfüllbares Formular erstellen in Writer - LibreOffice 6"

Formular Kaufvertrag erstellen

LibreOffice 6 - Ein Kaufvertrag als ausfüllbares Formular in Writer als ODT erstellen und zur Verwendung (zum Ausfüllen) als PDF exportieren.

Bestehendes Dokument für das Formular verwenden

Um zu zeigen, wie ein ausfüllbares Formular erstellt wird, nehmen wir eine vorgefertigte ODT-Datei Kaufvertrag für den privaten Verkauf von gebrauchten Artikeln_V6.odt. In dieser Datei wurden die Beschriftungen und erforderlichen Textpassagen bereits erstellt. Die darin enthaltenen "umrahmten Kästen" sind allesamt Tabellen.

Steuerelemente (aussfüllbare Felder) einfügen

Symbolleiste: Formular-Steuerelemente

In Writer können wir nun in der geöffneten Datei sogenannte Steuerelemente einfügen.
Dazu wählen wir das Menü Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Formular-Steuerelemente und erhalten die Symbolleiste, siehe Bild rechts:
Hier wird häufig das Textfeld - Beispiel: Textfeld - verwendet.

Entwurfsmodus

In der Symbolleiste "Formular-Steuerelemente" befindet sich das Symbol "Entwurfsmodus"-umschalten 201704 HB LO W Designmodus umschalten.png. Damit wird auf den Arbeitsmodus "Formularfelder bearbeiten" oder "Formularfelder ansehen" umgeschaltet. Sollten also die Steuerelement-Symbole ausgegraut sein, ist hier auf "Entwurfsmodus"-umschalten zu klicken.

Textfeld(er)

Um ein Textfeld in das Formular einzufügen, wird das Symbol "Textfeld" 201704 HB LO W Textfeld.png angeklickt. Der Curser ändert sein aussehen, wird zu einem Fadenkreuz mit nebenstehendem kleinen Rechteck. Wir positionieren das Fadenkreuz an die gedachte obere linke Ecke des zu erstellenden Textfeldes. Mit gehaltener linker Maustaste ziehen wir ein Textfeld auf und lassen los. Die Seitenleiste sollte zu sehen sein (Menü Ansicht ▸ Seitenleiste sollte ein Häkchen haben), sonst dort drauf klicken. In der Seitenleiste das Symbol "Eigenschaften" 201704 HB LO W Symbol Eigenschaften.png klicken, damit die Eigenschaften-Seitenleiste sichtbar wird). Dort kann die Breite und Höhe des Textfeldes eingestellt werden, wenn das Textfeld aufgezogen wurde und markiert ist. Ein Doppelklick auf das Textfeld öffnet die Dialogbox "Eigenschaften: Textfeld" . Hier kann ebenfalls die Breite und Höhe eingestellt werden, sowie weitere Vorgaben für das Textfeld gemacht werden. Für unser Formular stellen wir die Höhe aller Textfelder auf 0,60 cm ein. Die Breite wird den Gegebenheiten angepasst. Für die nun vorgegebene Höhe von 0,60 cm wird die Schriftart "Calibri" und eine Schriftgröße von 9 pt eingestellt. Um nicht jedes mal alle Werte für die kommenden Textfelder anzupassen, kopieren wir das eingefügte Textfeld und fügen beim nächsten Platzhalter ein. Für eine eindeutige Zuordnung der Textfelder, sollte der Name des Textfeldes geändert werden, (z.B.: Textfeld 1, Textfeld 2, Textfeld 3, usw.). So werden nun alle benötigten Textfelder eingefügt und evtl. in der Breite noch angepasst.

Hier die Eintragungen zu den Textfeldern:

Eintragungen für: Textfeld 1 bis 12 Textfeld 13 bis 16 Textfeld 17 bis 19 Textfeld 20 bis 22 Textfeld 23 bis 25 Textfeld 26 Textfeld 27 bis 29
Schriftart Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri
Schriftgröße 9 9 9 9 9 9 9
Schriftauszeichnung Standard Standard Standard Standard Standard Standard Standard
Breite 8,00 cm 13,60 cm 16,60 cm 16,60 cm 16,60 cm 13,60 cm 6,60 cm
Höhe 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm

Numerische(s) Feld(er)

Wir klicken in der Symbolleiste "Formular-Steuerelemente" auf das Symbol "Numerisches Feld" 201704 HB LO W Numerisches Feld.png . Dieses benötigen wir für die angegebenen EURO-Beträge (dargestellt in Zahlen, z.B. "200,00"). Damit wird ausgeschlossen, dass aus versehen ein Text eingegeben wird. Auch die numerischen Felder passen wir in Höhe, Breite und Schrift, wie die Textfelder in der Dialogbox: "Eigenschaften: Numerisches Feld" an. Hier wird noch die Ausrichtung auf „Links“ eingestellt.

Hier die Eintragungen zu den Numerischen Feldern:

Eintragungen für: Numerisches Feld 1 Numerisches Feld 2
Schriftart Calibri Calibri
Schriftgröße 9 9
Schriftauszeichnung Standard Standard
Breite 5,20 cm 5,20 cm
Höhe 0,60 cm 0,60 cm

Datumsfeld(er)

Weiterhin benötigen wir noch drei Datumsfelder. Dazu klicken wir auf das Symbol "Datumsfeld" 201704 HB LO W Datumsfeld.png und ziehen ein Feld auf. Die weiteren Anpassungen in der Dialogbox: "Eigenschaften: Datumsfeld" nehmen wir, wie oben angegeben, vor. Ausrichtung hier ebenfalls „Links“. Für das "Datumsformat" geben wir in der Dialogbox "TT/MM/JJJJ" an.

Hier die weiteren Eintragungen zu den Datums Feldern:

Eintragungen für: Datums Feld 1 Datums Feld 2 Datums Feld 3
Schriftart Calibri Calibri Calibri
Schriftgröße 9 9 9
Schriftauszeichnung Standard Standard Standard
Breite 6,60 cm 6,60 cm 6,60 cm
Höhe 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm

Dokument speichern

Nachdem alle Felder eingefügt wurden, muss das Dokument nun noch möglichst unter neuem Namen gespeichert werden, z.B.: "Kaufvertrag für den privaten Verkauf von gebrauchten Artikeln_V6 - ausfüllbar.odt".

PDF exportieren/Speichern

Im nächsten Schritt wählen wir in Writer abschließend Datei ▸ Als PDF exportieren…. In der sich öffnenden Dialogbox "PDF-Optionen" ist darauf zu achten, dass bei 201803 LO HB Häkchen PDF-Formular erzeugen.png ein Häkchen gesetzt ist. Wir klicken auf Exportieren. In der nachfolgenden Dialogbox "Exportieren" wählen wir unseren Speicherort aus, geben einen Namen ein und klicken auf Speichern.
Wir können Writer nun schließen.

PDF-Formular ausfüllen

Wir öffnen nun die exportierte PDF-Datei (siehe: Verwendete Arbeitsdokumente) und können nun das Formular ausfüllen. Nach dem fertigen Ausfüllen unbedingt die PDF-Datei unter neuem Namen speichern, z.B. "Mein ausgefülltes Formular".

Weitere Informationen

Mögliche Steuerelemente

"Formular-Steuerelemente"
Symbolleiste: Weitere Steuerelemente
Drop-Down-Menü: Weitere Steuerelemente
Größen-Kombinationen für Textfelder

Über die Symbolleisten "Formular-Steuerelemente" und "Weitere Steuerelemente" sind eine Vielzahl von Steuerelementen auswählbar:

  • Beschriftung
  • Textfeld
  • Markierfeld
  • Optionsfeld
  • Listenfeld
  • Kombinationsfeld
  • Schaltfläche
  • Grafische Schaltfläche
  • Formatiertes Feld
  • Datumsfeld
  • Numerische Feld
  • Gruppierungsrahmen

Auswahl über die Symbolleiste "Weitere Steuerelemente ▼".

  • Zeitfeld
  • Währungsfeld
  • Maskiertes Feld
  • Navigationsleiste
  • Grafisches Steuerelement
  • Dateiauswahl

Und bei Auswahl über das Drop-Down-Menü (klicken auf den nach unten zeigenden Pfeil an der Symbolleiste "Weitere Steuerelemente ▼". Bzw. in neueren 6er-Versionen klicken Sie auf das Symbol "Weitere Steuerelemente".

  • Drehfeld
  • Bildlaufleiste

Verwendete Arbeitsdokumente

verwendetes Arbeitsdokument

Kaufvertrag für den privaten Verkauf von gebrauchten Artikeln_V6.odt
Kaufvertrag für den privaten Verkauf von gebrauchten Artikeln_V6 - ausfüllbar.odt
Kaufvertrag für den privaten Verkauf von gebrauchten Artikeln_V6 - ausfüllbar.pdf

Anmerkungen zu den hier verwendeten Formularen

Bitte beachten: Als Grundlage dieses Formulars wurde das Formular "Allgemeiner Kaufvertrag von privat" von markt.de verwendet und kann von jedermann kostenlos herunter geladen werden.
Siehe: http://www.markt.de/contentId,AllgemeinerKaufvertrag/inhalt.htm dort bei "Allgemeiner Kaufvertrag von privat - Muster zum Download".
Das hier verwendete Formular dient nur zur Demonstration, wie ausfüllbare Formulare in LibreOffice erstellt werden können.
The Document Foundation und der Bearbeiter Hrbrgr (talk) 2018-03-06T19:19:13 (UTC) dieser Formulare sind nicht verantwortlich für die Nutzung dieser Vertragsformulare, dies erfolgt auf eigene Verantwortung.

- Zum Seitenanfang -

Abhängigkeit der Höhe der Felder zur Schriftgröße

Bei den Steuerelement-Feldern ist darauf zu achten, dass eine Abhängigkeit zwischen Schriftgröße und -art mit der Feldhöhe besteht. In unserem Anwendungsbeispiel wurde für die "Textfelder", "Numerischen Felder" und "Datumsfelder" die Schriftart „Calibri“ und Schriftgröße von "9 Punkt" verwendet.

Einige Kombinationen mit der Schriftgröße und -art und der Feldhöhe

Beispiele, siehe Bild: Größen-Kombinationen für Textfelder
Die Werte stimmen nicht immer 100-prozentig überein. Im Zweifelsfall sollte vorher ein Test mit der gewünschten Kombination aus Schriftart, -größe, etc. durchgeführt werden.

- Zum Seitenanfang -

Foreword

This description refers to the version LibreOffice 6. The video ″Ein ausfüllbares Formular erstellen V6″-[DE] ("Create a fillable form V6") links to this page here for more information and details.
The document used in the video can be downloaded here.

Link to the video

Link to the video [DE]: "Ein ausfüllbares Formular erstellen in Writer - LibreOffice 6"

Create a sales contract form

LibreOffice 6 - Create a purchase contract as a fillable form in Writer as ODT and export to PDF for use.

Use existing document for the form

To show how to create a fillable form, we take a ready-made ODT file Bill of sale about used item_V6.odt. The captions and required text passages have already been created in this file. The contained "framed boxes" are all tables.

Übersetzung Datei > Translation file, DE > EN: Wolfgang J.

Controls (fillable fields) insert

Toolbar: Form Controls - (LO-6.2.3.2)

In Writer we can now insert so-called controls in the open file.
To do this we select the menu Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Formular-Steuerelemente and get the toolbar, see picture right:
Here the text field is often used - Beispiel: Textfeld.

Draft mode

The Form Controls toolbar has the Design Mode Switch icon 201905 ENLOHB Symbol Design Mode.png. This switches to the "Edit form fields" or "View form fields" work mode. If the control icons are greyed out, click on "Design Mode" toggle.

Text box(es)

To insert a text field into the form, click on the "Text field" 201905 ENLOHB Symbol Text box.png icon. The cursor changes its appearance, becomes a crosshair with a small rectangle next to it. We position the crosshairs on the imaginary upper left corner of the text field to be created. Holding down the left mouse button, we open a text box and let go. The sidebar should be visible (Menu View ▸ Sidebar should have a checkmark), otherwise click on it. In the sidebar, click the "Sidebar Settings" 201905 ENLOHB Symbol properties.png icon to make the properties sidebar visible). There the width and height of the text field can be adjusted, if the text field was raised and marked. Double-clicking on the text field opens the Dialog box "Properties: Text Box". Here also the width and height can be set, as well as further specifications for the text field are made. For our form we set the height of all text fields to 0.60 cm. The width is adapted to the circumstances. For the given height of 0.60 cm the font "Calibri" and a font size of 9 pt are set. In order to avoid having to adjust all values for the text fields, we copy the inserted text field and insert the next placeholder. For a clear assignment of the text fields, the name of the text field should be changed (for example: text field 1, text field 2, text field 3, etc.). So now all required text fields are inserted and possibly even in width still adapted.

Here are the entries for the text fields:

Entries for : Text field 1 bis 12 Text field 13 bis 16 Text field 17 bis 19 Text field 20 bis 22 Text field 23 bis 25 Text field 26 Text field 27 bis 29
Font Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri Calibri
Font size 9 9 9 9 9 9 9
Text highlighting Default Default Default Default Default Default Default
Width 8,00 cm 13,60 cm 16,60 cm 16,60 cm 16,60 cm 13,60 cm 6,60 cm
Height 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm

Numeric Field(s)

We'll click on the "Form Controls" toolbar on the symbol "Numeric Field" 201905 ENLOHB Symbol Numeric Field.png. This is required for the stated EURO amounts (shown in numbers, for example "200.00"). This excludes that a text is entered from provided. We also adjust the numerical fields in height, width and font, like the text fields in the Dialog box: "Properties: Numeric Field". Here the orientation is set to "Left".

Here are the entries for the numerical fields:

Entries for: Numeric field 1 Numeric field 2
Font Calibri Calibri
Font size 9 9
Text highlighting Default Default
Width 5,20 cm 5,20 cm
Height 0,60 cm 0,60 cm

Date field(s)

Furthermore, we still need three date fields. Dazu klicken wir auf das Symbol "Date field" 201905 ENLOHB Symbol Date Field.png and pull up a field. The further adjustments in the dialog box: "Properties: Date Field" we take, as stated above, before. Alignment here also "left". For the "date format" we indicate in the dialog box "DD/MM/YYYY".

Here are the other entries for the date fields:

Entries for: Date field 1 Date field 2 Date field 3
Font Calibri Calibri Calibri
Font size 9 9 9
Text highlighting Default Default Default
Width 6,60 cm 6,60 cm 6,60 cm
Höeight 0,60 cm 0,60 cm 0,60 cm

Save document

After all fields have been inserted, the document must now be saved under a new name if possible, for example: "Bill of sale about used item_V6 - fillable.odt".

Export PDF / Save

In the next step, we conclude with Writer File ▸ Export as ▸ Export as PDF.... In the Dialog box that opens "PDF Options" be careful that at 201905 ENLOHB Dialog box PDF Options Create PDF Form.png a check mark is placed. We click on Export. In the following Dialogue box "Export" we select our storage location, enter a name and click on Save.
Now we can close Writer.

Fill out the PDF form

We now open the exported PDF file (see: Used working documents) and can now fill out the form. After the completed filling it is essential to save the PDF file under a new name, e.g. "My completed form".

Additional Information

Possible controls

Toolbar: Form Controls - (LO-6.2.3.2)
Menu: More Controls
Drop-Down-Menu: More Controls
Size combinations for text fields

The Form Controls and Other Controls toolbars let you choose from a variety of controls:

  • Label
  • Text Box
  • Check Box
  • Option Button
  • List Box
  • Combo Box
  • Push Button
  • Image Button
  • Formatted Field
  • Date Field
  • Numeric Field
  • Group Box

Select from the Form Controls toolbar the Symbol "More Controls". You have in the "More Controls"-toolbar any other choses.

  • Time Field
  • Currency Field
  • Pattern Field
  • Navigation Bar
  • Imagel Control
  • File Selection

And select from the "More Controls" toolbar, click the down arrow "▼". And you have any other choses.

  • Spin Button
  • Scrollbar

Used working documents

working document used

Bill of sale about used item_V6.odt
Bill of sale about used item_V6 - fillable.odt
Bill of sale about used item_V6 - fillable.pdf

Übersetzung Dateien > Translation files, DE > EN: Wolfgang J.

Notes on the forms used here

Please note: As the basis of this form the form "Allgemeiner Kaufvertrag von privat" of markt.de was used and can be downloaded for free by anyone.
Please refer: http://www.markt.de/contentId,AllgemeinerKaufvertrag/inhalt.htm there at "Allgemeiner Kaufvertrag von privat - Muster zum Download".
The form used here is only a demonstration of how fillable forms can be created in LibreOffice.
The Document Foundation and the editor Hrbrgr (talk) 2018-03-06T19:22:22 (UTC) of these forms are not responsible for the use of these contract forms, this is at their own responsibility.

- At the beginning [EN] -

Dependence of the height of the fields on the font size

When using the control fields, make sure that there is a dependency between font size and type with the field height. In our example of use, the font "Calibri" and font size of "9 point" were used for the "Text fields", "Numeric fields" and "Date fields".

Some combinations with font size and type and field height

Examples, see picture: Size combinations for text fields
The values do not always agree 100%. If in doubt, a test with the desired combination of font, size, etc. should be carried out beforehand.

- At the beginning [EN] -