Video "Serienbrief"

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Vorwort

Das Video "Erstellen eines Serienbriefs" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen und Details bietet. Diese Beschreibung bezieht sich auf die Version LibreOffice 5.2. Grundlage dieses Videos ist die Übungsaufgabe "Erstellen eines Serienbrief" von Ellen Pape. Siehe Übungsaufgaben. Dort unter "Writer-Übungen Teil 2". Die Übungsaufgabe besteht aus drei Dokumenten, "Aufgabe_Serienbrief" (ODT), "Beispieladressen" (ODS) und "Beispielbrief" (ODT).

Link zum Video

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Verbindung zur Datenquelle herstellen

Diese Beschreibung erläutert, wie ein Serienbrief erstellt wird. Die "Calc"-Datei "Beispieladressen" wird als Datenquelle für die Writer-Datei "Beispielbrief" benutzt. Hierzu öffnen wir Writer. Wir wählen den Menübefehl: Bearbeiten ▸ Datenbank austauschen .

In diesem Dialog wird die dem derzeitigen Dokument zugeordnete Datenquelle (links) und die im System vorhandenen Datenquellen (rechts) angezeigt. Wenn die Datei "Beispieladressen" nicht enthalten ist, suchen wir über Durchsuchen… die Datei aus. Wir klicken auf das "+" -Zeichen vor dieser Datei und wählen die Tabelle "Beispieladressen" aus. Dann klicken wir auf Festlegen . Nun haben wir eine Verbindung zwischen Writer und dieser Datei (Datenquelle) erzeugt.

"Beispielbrief_5-2"

Den Serienbrief erstellen

Wir benötigen nun einen Brief, den wir zum Serienbrief machen, dazu öffnen wir den "Beispielbrief" (LO_5.1) bzw. "Beispielbrief_5.2" (LO_5.2). Wir öffnen über das Menü Extras den Serienbrief-Assistenten.

Ausgangsdokument

Bei "1. Ausgangsdokument", wählen wir "aktuelles Dokument verwenden" und klicken auf Weiter.

Dokumenttyp wählen

Bei "2. Dokumenttyp wählen", wählen wir "Brief" und klicken auf Weiter.

Adressblock einfügen

Bei "3. Adressblock einfügen", wählen wir über "Andere Adressliste auswählen…" unsere "Beispieladressen" aus und klicken auf OK .

Wir ordnen die Felder zu und klicken auf OK .

In unserem Beispiel entsprechen die Zuordnungen der Felder dieser Tabelle:
Anrede = Anrede
Vorname = Vorname
Name = Nachname
Adresszeile 1 = Straße
PLZ = PLZ
Stadt = Wohnort
alle anderen = [Keine]

Unten bei "3.4" sehen wir ob alle Adressfelder verfügbar sind.

Briefanrede erstellen

Bei "4. Briefanrede erstellen", wählen wir entsprechend aus bzw. tragen ein. Wir klicken auf Weiter .

Layout anpassen

Bei "5. Layout anpassen", legen wir die Position des Adressfeldes fest. Wir übernehmen die Daten.
in LibreOffice 5.1 -> Wir klicken auf Weiter .
in LibreOffice 5.2 -> Wir klicken auf Fertigstellen .

Weiteres Vorgehen in LibreOffice 5.1

Dokument vorbereiten

Bei 6. "Dokument vorbereiten", enthält die Adressfelder und die entstandene dreifache Anrede (!) und zeigt nun die Anrede-Möglichkeiten für für die einzelnen Dokumente. Bitte so belassen. Das Ausgangsdokument (Serienbriefmuster) speichern über Datei ▸ Speichern. Wir klicken auf Weiter.

Dokument personalisieren

Bei 7. "Dokument personalisieren", hier können wir Individuelles Dokument bearbeiten… klicken ( einzelner Serienbrief). Im individuellen Dokument können wir jetzt, falls erforderlich, Korrekturen anbringen. Wir klicken auf Zurück zum Serienbrief Assistent und kehren dahin zurück. Wir klicken auf Weiter.

Speichern, drucken, versenden

Bei 8. "Speichern, drucken, versenden", klicken wir auf Ausgangsdokument speichern und geben einen Dokumentnamen ein (z.B. "Serienbrief -fertig-") und klicken auf Speichern. Wir klicken nun auf Fertigstellen. Das fertige Serienbriefdokument ist nun geöffnet, wenn erforderlich, können wir jetzt speichern, prüfen, drucken, versenden oder schließen.

Weiteres Vorgehen in LibreOffice 5.2

Ausgangsdokument speichern

Das Ausgangsdokument (Serienbriefmuster) speichern über Datei ▸ Speichern.

Weiterer Ablauf über die "Symbolleiste Serienbrief"

Die weitere Steuerung bzw. der Ablauf erfolgt über die Symbolleiste "Serienbrief".

Dokument vorbereiten

Das Ausgangsdokument (Serienbriefmuster) enthält die Adressfelder und die entstandene dreifache Anrede (!) und zeigt nun die Anrede-Möglichkeiten für für die einzelnen Dokumente. Bitte so belassen.

Dokument personalisieren

Über die Symbolleiste: "Serienbrief": Individuelles Dokument bearbeiten… erhalten wir die einzelnen Serienbriefe in einem neuen Fenster. Im individuellen Dokument können wir jetzt, falls erforderlich, Korrekturen anbringen. Sind alle individuellen Serienbriefe wie wir es uns vorstellen, so können wir dass komplette Serienbrief-Dokument ganz wie sonst als Dokument speichern mit Datei ▸ Speichern oder Datei ▸ Speichern unter… und geben einen Dokumentnamen ein (z.B. "Serienbrief -fertig-")

Speichern, drucken, versenden

Über die Symbolleiste: "Serienbrief" können wir ausserdem "Serienbriefdokument speichern", "Serienbriefdokument drucken", "E-Mail-Nachrichten senden". Zum Speichern klicken wir auf Serienbriefdokument speichern und geben einen Dokumentnamen ein (z.B. "Serienbrief -fertig-") und klicken auf Speichern. Alternativ klicken wir "Serienbriefdokument drucken" oder "E-Mail-Nachrichten senden".

Verwendete Arbeitsdokumente

Siehe Übungsaufgaben, dort unter Writer-Übungen Teil 2. Die Übungsaufgabe besteht aus drei Dokumenten, "Aufgabe_Serienbrief" (ODT), "Beispieladressen" (ODS) und "Beispielbrief" (ODT).
Und "Beispielbrief_5.2" (LO_5.2).