Serienbrief in Writer

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Vorwort

Das Video "Serienbrief in Writer" verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen enthält. Diese Seite beschreibt, wie Sie ein Serienbrief mit dem Serienbrief-Assistenten erstellen können. Grundlage ist die LibreOffice Online-Hilfe.

Link zum Video

Link zum Video: Serienbrief in Writer – LibreOffice

Den Serienbrief erstellen

Um einen Serienbrief zu erstellen, benötigen Sie ein Textdokument, das Felder für Adressdaten enthält, sowie eine Adressdatenbank. Anschließend kombinieren oder führen Sie die Adressdaten und das Textdokument zusammen, um die Briefe entweder zu drucken oder per E-Mail zu versenden.

Hinweis:
Ein Ausgangsdokument entsteht dadurch, dass Sie ein Textdokument mit den Adressdaten zusammenführen.

Dazu downloaden Sie das Dokument "202110_Musterbrief" und öffnen es. Öffnen Sie das Menü Extras ▸ Serienbrief-Assistent. Es erscheint der Dialog Serienbrief-Assistent in dem Sie Festlegungen für das Ausgangsdokument des Serienbriefs vornehmen können. Wenn Ihre Adress-Datenquelle noch nicht registriert ist, erhalten Sie eine Meldung. Siehe auch - Registieren von Datenquellen -

Schritt 1 - Ausgangsdokument wählen

Bei "1.Ausgangsdokument festlegen" - Schritt 1, markieren Sie "Aktuelles Dokument verwenden" oder es ist schon vorgewählt. Wenn das Dokument keine registrierte Datenquelle hat, wird dies im Dialog mit einem gelb hinterlegten Text gemeldet: "Die Datenquelle des aktuellen Dokuments ist nicht registriert. Bitte die Datenbank austauschen"

Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenbanken austauschen. Es erscheint der Dialog "Datenbank austauschen".

Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen. Wählen Sie in Ihrem Verzeichnissystem den Ordner aus, in dem die Datenbank (Tabelle) vorhanden ist und wählen Sie sie aus. Markieren Sie dann im Dialog die zugehörige Tabelle. Klicken Sie auf die Schaltfläche Festlegen. Die gelb hinterlegte Meldung sollte nun weg sein. Klicken Sie auf die Schaltfläche Vor >.

Schritt 2 - Dokumenttyp wählen

Bei "2.Dokumenttyp wählen" - Schritt 2, wählen Sie "Brief" und klicken auf den Button Vor >.

Schritt 3 - Adressblock einfügen

3.1

Bei "3.Adressblock einfügen - Schritt 3", können Sie über "Andere Adressliste auswählen", falls gewünscht, eine andere Adressliste auswählen. Da sie ja bereits in Punkt 1.eine Adressliste gewählt haben, müssen Sie aber hier nichts machen.

Hinweis:
Der Button erscheint als Adressenliste auswählen, wenn noch keine Adressenliste ausgewählt wurde. Der Button erscheint als Andere Adressenliste auswählen, wenn schon eine Adressenliste ausgewählt war.

3.2

Bei "Dieses Dokument muss einen Adressblock enthalten" - Schritt 3.2, setzen Sie ein Häkchen. Mit der Auswahl Mehr haben Sie vier Adressformen zur Auswahl, belassen Sie es aber bei der Vorgegebenen.

3.3

Bei "Felder zuordnen" - Schritt 3.3 müssen Sie noch die Adress-Felder zuordnen.

Klicken Sie auf den Button Felder zuordnen. Ordnen Sie die Felder zu und klicken auf OK.

In unserem Beispiel entsprechen die Zuordnungen der Felder dieser Tabelle:

Anrede = Anrede
Vorname = Vorname
Name = Nachname
Adresszeile 1 = Strasse
PLZ = PLZ
Stadt = Wohnort
alle anderen = [Keine]

3.4

"Bei "Überprüfen, ob alle Adressdaten verfügbar sind" Schritt 3.4 sehen Sie ob alle zugeordneten Adressfelder angezeigt werden.

Unterhalb des Adressanzeigefeldes können Sie durch die Dokumente klicken, um alle Adressen zu überprüfen. Wenn alle Felder, wie gewünscht, angezeigt werden, klicken auf den Button Vor >.

Schritt 4 - Briefanrede erstellen

Im Schritt "4. Briefanrede erstellen" setzen Sie ein Häkchen bei "Eine Briefanrede in das Dokument einfügen" und "Personalisierte Briefanrede einfügen".

Ergänzen Sie noch "Spaltentitel" und "Feldinhalt", wie im Screenshot vorgegeben, sowie die "Allgemeine Briefanrede". Rechts unterhalb der "Vorschau" können Sie wieder in die nächsten Dokumente springen um die zugehörige Vorschau zu sehen. Klicken Sie auf Vor >.

Schritt 5 - Layout anpassen

Bei "5. Layout anpassen" wird Ihnen die Position für den Adressblock im Brief angezeigt.

Sie können die Position des Adressfeldes und der Briefanrede nach Ihren Wünschen anpassen. Den Serienbrief-Assistent beenden Sie mit klicken auf Fertigstellen. Bei Bedarf können Sie anschließend noch manuell in das Layout eingreifen.

Ausgangsdokument speichern

Das Ausgangsdokument speichern Sie im Menü Datei ▸ Speichern. Geben Sie einen für Ihre Belange passenden Namen für die Datei ein.

Weiterer Ablauf über die Symbolleiste "Serienbrief"

Die weitere Steuerung bzw. der Ablauf erfolgt über die Symbolleiste "Serienbrief", diese erreichen Sie über das Menü Ansicht ▸ Symbolleisten ▸ Serienbrief.

Ausgangsdokument vorbereiten

Das Ausgangsdokument enthält die Adressfelder und die entstandene dreifache Anrede und zeigt nun die Anrede-Möglichkeiten (!) für für die einzelnen Dokumente.

Hinweis:
Bitte, dies unbedingt so belassen! Im Serienbrief wird es richtig zugeordnet.

Serienbrief-Dokumente personalisieren

Über die Symbolleiste: "Serienbrief" Individuelles Dokument bearbeiten erhalten Sie die einzelnen Serienbriefe in einem neuen Fenster. Im individuellen Dokument (Beispiel) können Sie jetzt, falls erforderlich, Korrekturen anbringen. Sind alle individuellen Serienbriefe so wie Sie es sich vorstellen, können Sie dass komplette Serienbrief-Dokument, das jetzt noch "Unbenannt 1" heißt, ganz wie sonst als Dokument speichern mit Datei ▸ Speichern oder Datei ▸ Speichern unter und geben einen Dokumentnamen ein, beispielsweise "Serienbrief -fertig-".

Speichern, drucken, versenden

Über die Symbolleiste: "Serienbrief" können Sie ausserdem

"Serienbriefdokument speichern"
"Serienbriefdokument drucken"
"E-Mail-Nachrichten senden".

Zum Speichern klicken Sie auf Serienbriefdokument speichern und geben einen Dokumentnamen ein, beispielsweise "Serienbrief -fertig-", und klicken auf Speichern. Alternativ klicken Sie "Serienbriefdokument drucken" oder "E-Mail-Nachrichten senden".

Datenbank austauschen

Sie können zu Ihrem Ausgangsdokument die Datenbank austauschen. Wählen Sie im Menü Bearbeiten ▸ Datenbank austauschen. Im Dialog "Datenbank austauschen" klicken Sie auf den Button Durchsuchen.

Im Dialog "Öffnen" wählen Sie die gewünschte Datenbank und klicken auf Öffnen.

Im Dialog "Datenbank austauschen" wählen Sie die zuvor ausgewählte Datenbank. Klicken Sie auf den Button Festlegen.

Serienbrief ohne Assistent erstellen

Sie können Serienbriefe auch ohne Assistent erstellen. Lesen Sie hierzu das Writer Handbuch, Kapitel 14 – Serienbriefe. Der Link öffnet eine PDF Datei die Sie direkt lesenk önnen oder herunterladen. Handbuch Writer Kapitel 14 – Serienbrief (PDF)

Weitere Informationen

Registieren von Datenquellen

Wenn Ihre Datenquelle für Adressen noch nicht registriert wurde, müssen Sie die Datenquelle jetzt registrieren.
Siehe: Adressbuch anmelden
Und Siehe: Datenquellen-Übersicht

Arbeitsdateien

"202110_Musterbrief.odt"
"202110_Musterbrief – Ausgangsdokument.odt"
"202110_Musteradressen.ods"

Dokumentation / Handbücher

Hier finden Sie die Dokumentation / Handbücher: Dokumentation / Handbücher

Noch Fragen?

Für Fragen zum Thema gehen Sie zu: Ask.LibreOffice

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