DE/Doku/Calc/02 EingabeAenderungFormatierung

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Contents

Einführung

k-j (Name)

Sie können Daten in Calc auf verschiedene Art und Weise eingeben: über die Tastatur, mit der Maus (Ziehen&Ablegen), über das Füllwerkzeug [Was ist mit Füllwerkzeug gemeint? Der Befehl Unten/Rechts ausfüllen (dann besser "den Befehl Ausfüllen") oder Autovervollständigen oder noch etwas Anderes?] und über Auswahllisten. Calc bietet auch die Möglichkeit, Informationen in mehrere Tabellen des gleichen Dokuments gleichzeitig einzugeben.

Nach Eingabe der Daten können Sie diese formatieren und in vielfältiger Weise anzeigen.

Daten mithilfe der Tastatur eingeben

k-j (Name)

Die meisten Dateneingaben in Calc können mit der Tastatur eingegeben werden.

Zahlen eingeben

k-j (Name)

Klicken Sie in eine Zelle und geben Sie die Zahlen mit den Zifferntasten auf der Haupttastatur oder dem Ziffernblock ein.

Um eine negative Zahl einzugeben, tippen Sie entweder ein Minus (-) vor der Zahl ein oder setzen Sie die Zahl in runde Klammern, z.B.: (1234).

Standardmäßig werden Zahlen rechtsbündig dargestellt und negative Zahlen haben ein führendes Minus-Symbol.

Text eingeben

k-j -
- Franziska (Name)

Klicken Sie in die Zelle und geben Sie den Text ein. Text wird standardmäßig linksbündig ausgerichtet.

Während Sie Text eingeben schlägt Calc übereinstimmende Einträge aus der gleichen Spalte vor. Sie haben folgende Möglichkeiten, mit der Funktion AutoEingabe umzugehen. Sie können

  • den Vorschlag übernehmen, indem Sie die Eingabetaste drücken.
  • den Eintrag in der eingegebenen Form beibehalten, indem Sie die Rücktaste drücken.
  • die AutoEingabe deaktivieren, indem Sie im Menü Extras -> Zellinhalte -> AutoEingabe wählen. Das Häkchen vor AutoEingabe fehlt anschließend, wie Sie durch Erneute Wahl des Menüeintrags prüfen können, und die Funktion ist deaktiviert.
Hinweis
Die Funktion AutoKorrektur von Calc korrigiert während der Eingabe häufige Tippfehler und nimmt andere Änderungen vor. In Kapitel 14 "Anpassen von Calc" dieses Handbuchs ist beschrieben wie Sie die Autokorrektur konfigurieren können.

Text mit manuellen Zeilenumbrüchen eingeben

Franziska - -

Das Einfügen von manuellen Zeilenumbrüchen passt für mich besser in den Teil der Dateneingabe, als zur Formatierung. Deshalb habe ich den Abschnitt "Formatting multiple lines of text" hierher verschoben.

1. Klicken Sie in eine Zelle und geben Sie die erste Zeile des Textes ein.
2. Drücken Sie Ctrl+Eingabetaste.

→ Der Cursor springt an den Beginn einer neuen Zeile.

3. Geben Sie den Text der nächsten Zeile ein.
4. Um die Eingabe zu beenden drücken Sie die Eingabe- oder eine Pfeiltaste.

Hinweis

Damit ein mehrzeiliger Text als Ganzes in der Eingabezeile sichtbar wird, klicken Sie rechts neben der Eingabezeile auf die Schaltfläche mit dem Pfeil.

To insert a manual line break while typing in a cell, press Ctrl+Enter. This method does not work with the cursor in the input line. When editing text, first double-click the cell, then single-click at the position where you want the line break.

When a manual line break is entered, the cell width does not change. Figure 14 shows the results of using two manual line breaks after the first line of text.

Figure 14: Cell with manual line breaks

Zahlen als Text eingeben

k-j Franziska

Wenn eine Zahl im Format 01481 (z.B. eine Telefonvorwahl) eingegeben wird, lässt Calc die führende 0 entfallen (Ausnahme: Siehe Tipp unten). Um die führende Null zu erhalten, geben Sie ein Apostroph (') (ein einfaches Anführungszeichen) vor der Zahl ein, also z.B. '01481.

Die Daten werden nun als Text behandelt und so angezeigt, wie sie eingegeben wurden. Normalerweise behandeln Formeln solch einen Eintrag als Null und Funktionen ignorieren ihn.

Achtung
Wenn eine Zahl als Text formatiert ist, achten Sie darauf, dass die Zelle mit der Zahl nicht in einer Formel verwendet wird, da Calc den Wert dann ignoriert.
Tipp
Nummern können führende Nullen haben und dennoch als Zahlen betrachtet werden (im Gegensatz zu Text), wenn die Zelle entsprechend formatiert wird. Dazu klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die entsprechende Zelle und wählen aus dem Kontextmenü Zellen formatieren... -> Zahlen. Passen Sie im Abschnitt Optionen die Einstellung "Führende Nullen" an, um die Anzahl der angezeigten Ziffern festzulegen. Um eine führende Null zu erhalten, muss die gewählte Anzahl um eins höher sein als die Anzahl der einzugebenden Stellen der Zelle.
Hinweis
Wenn ein einfaches Apostroph verwendet wird, damit eine führende 0 angezeigt wird, ist es in der Zelle nach dem Drücken der Eingabetaste nicht mehr sichtbar. Wenn "typographische Apostrophe" als Apostrophe verwendet werden, bleibt das Apostroph in der Zelle sichtbar. Um diese Art des Apostrophs zu erhalten, wählen Sie im Menü Extras -> AutoKorrektur-Optionen -> Gebietsschemaabhängige Optionen.... Wählen Sie die Option "Ersetzen" für Einfache Anführungszeichen, um diese Funktion zu aktivieren. Die Auswahl des Apostrophtyps betrifft dabei sowohl Calc als auch Writer.

Datum und Zeit eingeben

k-j -
- Franziska (Name)

Markieren Sie die Zelle und geben Sie das Datum oder die Uhrzeit ein. Calc erkennt eine Vielzahl an Datumsformaten. Sie können die Datumselemente mit einem Punkt (.) oder einem Bindestrich (-) trennen. Oder Sie verwenden einen Text wie "3. Okt 10". Zeitelemente trennen Sie durch Doppelpunkte wie zum Beispiel "10:43:45".

Um die Umwandlung in ein Datums- oder Zeitformat zu verhindern, geben Sie ein Apostroph (') vor dem Datum oder der Zeit ein. Die Eingabe wird dann exakt so, wie Sie sie vorgenommen haben (ohne das führende Apostroph (')), als Text in der Zelle angezeigt.

Sonderzeichen eingeben

Franziska (Name) (Name)

Sonderzeichen sind Zeichen, die man auf einer normalen deutschen Tastatur nicht findet. Beispiele sind: ©, ¾, æ, ç, ň, Ø.
1. Platzieren Sie den Cursor in der Eingabezeile an dem Ort, an dem Sie Sonderzeichen eingeben wollen.
2. Wählen Sie Einfügen -> Sonderzeichen. Der Dialog Sonderzeichen erscheint.
3. Wählen Sie das Sonderzeichen, das Sie einfügen wollen. Das gewählte Sonderzeichen erscheint am unteren Rand des Dialogs Sonderzeichen im Feld Zeichen.
Hinweis

Nicht alle Schriftarten verfügen über die gleiche Auswahl an Sonderzeichen. Falls Sie das gewünscht Sonderzeichen nicht finden, können Sie im Feld Schrift eine Schriftart wählen, die über das gewünschte Sonderzeichen verfügt.

4. Klicken Sie auf OK. Das angezeigte Sonderzeichen wird in die Tabelle übertragen.

Entering special characters

A “special” character is one not found on a standard English keyboard. For example, © ¾ æ ç ñ ö ø ¢ are all special characters. To insert a special character:

  1. Place the cursor in your document where you want the character to appear.
  2. Click Insert -> Special Character to open the Special Characters dialog ( Figure 1).
  3. Select the characters (from any font or mixture of fonts) you wish to insert, in order; then click OK. The selected characters are shown in the bottom left of the dialog. As you select each character, it is shown alone at the bottom right, along with the numerical code for that character.
Note
Different fonts include different special characters. If you do not find a particular special character you want, try changing the Font selection.

Figure 1: The Special Characters dialog

Gedanken- und Spiegelstriche eingeben

Franziska (Name) (Name)

Es gibt zwei Varianten um Binde-, Gedanken- und Spiegelstriche einzugeben. Sie können diese Striche wie Sonderzeichen einfügen (siehe oben) oder die Funktion AutoKorrektur verwenden.
1. Wählen Sie Extras → AutoKorrekturOptionen.
→ Der Dialog AutoKorrektur öffnet sich.
2. Aktivieren Sie in der Registerkarte Optionen das Kontrollkästchen Gedankenstriche ersetzen.
→ Calc ersetzt eingegebene Bindestriche gemäß der untenstehenden Tabelle mit Gedanken- oder Spiegelstrichen.

Text den Sie eingeben Angezeigter Text
A - B (A, Leerschlag, Bindestrich, Leerschlag, B) A – B (A, Leerschlag, Gedankenstrich, Leerschlag, B)
A -- B (A, Leerschlag, Bindestrich, Bindestrich, Leerschlag, B) A – B (A, Leerschlag, Gedankenstrich, Leerschlag, B)
A--B (A, Bindestrich, Bindestrich, B) A—B (A, Spiegelstrich, B)
A-B (A, Bindestrich, B) A-B (gleich wie der eingegebene Text)
A -B (A, Leerschlag, Bindestrich, B) A -B (gleich wie der eingegebene Text)
A --B (A, Leerschlag, Bindestrich, Bindestrich, B) A –B (A, Leerschlag, Gedankenstrich B)

Tabelle xyz: Zusammenstellung von eingegebenem und angezeigtem Text wenn in der AutoKorrektur die Option Gedankenstriche ersetzen aktiviert ist. A und B stehen für beliebigen Text oder positive Zahlen.

To enter en and em dashes, you can use the Replace dashes option under Tools -> AutoCorrect Options -> Options tab. This option replaces two hyphens, under certain conditions, with the corresponding dash.

In the following table, the A and B represent text consisting of letters A to z or digits 0 to 9.

Text that you type: Result
A - B (A, space, hyphen, space, B) A – B (A, space, en-dash, space, B)
A -- B (A, space, hyphen, hyphen, space, B) A – B (A, space, en-dash, space, B)
A--B (A, hyphen, hyphen, B) A—B (A, em-dash, B)
A-B (A, hyphen, B) A-B (unchanged)
A -B (A, space, hyphen, B) A -B (unchanged)
A --B (A, space, hyphen, hyphen, B) A –B (A, space, en-dash, B)

Deactivating automatic changes

Franziska -

Abschnitt gestrichen und Inhalt in die Unterkapitel 2.2 und 2.4 verschoben.

Dateneingabe erleichtern

Franziska (Name) (Name)

In Calc stehen mehrere Funktionen zur Verfügung, welche die Eingabe von sich wiederholenden Daten erleichtern.
Mit der Funktion Ausfüllen können Sie mehrere Zellen mit dem gleichen Inhalt oder mit Reihen füllen. Über die Funktion Auswahlliste können Sie häufig auftretende Inhalte in einzelne Zellen einfügen. Zudem gibt es die Möglichkeit den gleichen Inhalt gleichzeitig in mehrere Tabellen einzugeben.

Entering data into a spreadsheet can be very labor-intensive, but Calc provides several tools for removing some of the drudgery from input.

The most basic ability is to drop and drag the contents of one cell to another with a mouse. Many people also find AutoInput helpful. Calc also includes several other tools for automating input, especially of repetitive material. They include the Fill tool, selection lists, and the ability to input information into multiple sheets of the same document.

Mehrere Zellen mit dem gleichen Inhalt füllen

Franziska (Name) (Name)

Mit der Funktion Ausfüllen können Sie mehrere Zellen mit dem gleichen Inhalt füllen.

1. Markieren Sie die Zellen in die Sie den Inhalt einfügen wollen.

Vorsicht

Gefahr von Datenverlust durch Überschreiben!
Bei der Wahl einer falschen Füllrichtung können Daten verloren gehen.
  • Speichern Sie die Datei bevor Sie die Funktion Ausfüllen nutzen.
  • Wählen Sie die Richtung, welche von der Zelle mit dem gewünschten Inhalt zu den Zellen die gefüllt werden sollen zeigt.

2. Wählen Sie Bearbeiten -> Ausfüllen und dann die Richtung in die Sie fükken wollen.
Beispiel: Wählen Sie Rechts, wenn der Inhalt in der ersten Zelle einer Zeile steht und Sie die Zellen rechts davon füllen wollen.

Abbildung xyz: Funktion Ausfüllen verwenden

Tipp
Sie können Kopieren und Einfügen verwenden um Zellen mit gleichen Inhalten zu füllen.

  1. Geben Sie den Inhalt in die erste Zelle ein und drücken Sie die Eingabetaste.
  2. Markieren Sie die Zelle.
  3. Wählen Sie Bearbeiten -> Kopieren oder drücken Sie Strg + C.
  4. Markieren Sie die Zellen, die Sie füllen wollen.
  5. Wählen Sie Bearbeiten -> Einfügen oder drücken Sie Strg + V. Die markierten Zellen werden mit dem Inhalt der kopierten Zelle gefüllt.

At its simplest, the Fill tool is a way to duplicate existing content. Start by selecting the cell to copy, then drag the mouse in any direction (or hold down the Shift key and click in the last cell you want to fill), and then choose Edit -> Fill and the direction in which you want to copy: Up, Down, Left or Right.

Caution
Choices that are not available are grayed out, but you can still choose the opposite direction from what you intend, which could cause you to overwrite cells accidentally.

Kommentar: Den Tipp verschiebe ich ans Ende der Beschreibung Reihe füllen, weil bei Zahlen vom Programm diese Option ausgeführt wird.

Tip
A shortcut way to fill cells is to grab the “handle” in the lower right-hand corner of the cell and drag it in the direction you want to fill. If the cell contains a number, the number will fill in series. If the cell contains text, the same text will fill in the direction you chose.

Figure 2: Using the Fill tool

Zellen mit sich wiederholenden Datenblöcken füllen

- Franziska (Name) (Name)

Sie können den Anfasser verwenden um Zellen mit sich wiederholenden Werten eines Datenblocks zu füllen. Der Anfasser ist das Quadrat an der rechten unteren Ecke eines markierten Bereichs.

  1. Geben Sie die Werte des ersten Datenblocks in die entsprechenden Zellen ein.
  2. Markieren Sie diese Zellen.
  3. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt, während Sie den Anfasser mit der Maus über die Zellen ziehen, die gefüllt werden sollen.
  4. Lassen Sie die Maustaste und die Strg-Taste los. Die Zellen werden mit Wiederholungen des Datenblocks gefüllt.

Kommentar: Das oben beschriebene Vorgehen habe ich in der Hilfe von LibreOffice gefunden und deshalb hier eingefügt.

Zellen mit Reihen von Werten füllen

Franziska (Name) (Name)

Kommentar: Dieses Unterkapitel habe ich in der Hierarchie eine Stufe angehoben, weil ich die Titel geändert habe, so dass die Tätigkeit und nicht die Funktion im Vordergrund steht. Ich denke so ist es für den Leser leichter zu entscheiden ob der Abschnitt wesentlich ist oder nicht.

Mit der Funktion Reihe füllen können Sie Zellen mit Reihen wie den Tagen einer Woche oder einer Reihe aufsteigender Zahlen füllen. Sie können eine der vordefinierten Reihen nutzen oder selbst eine Reihe definieren.

Vordefinierte Reihe verwenden

Franziska (Name) (Name)

1. Geben Sie in die erste Zelle den Startwert der Reihe ein.
2. Markieren Sie die Zellen, die Sie mit einer Reihe von Werten füllen wollen.
3. Wählen Sie Bearbeiten -> Ausfüllen -> Reihe. Der Dialog Reihe füllen wird angezeigt.
4. Wählen Sie in der Spalte Richtung aus, in welcher Richtung die Zellen gefüllt werden sollen.
5. Wählen Sie in der Spalte Reihentyp die Art der Verknüpfung zwischen den Zellen aus.

Arithmetisch Inkrement wird zum vorhergehenden Wert addiert.
Geometrisch Vorhergehender Wert wird mit Inkrement multipliziert.
Datum Eine Zeiteinheit wird zum vorhergehenden Wert addiert.
Auto-Ausfüllen Je nach Startwert wird mit Auto-Ausfüllen ein anderer Reihentyp verwendet.
  • Zahl als Startwert: Addition von 1
  • Datum oder Wochentag: Addition von 1 Tag
  • Datum (nur Monat und Jahr): Addition von 1 Jahr

6. Falls Sie Datum gewählt haben, wählen Sie unter Zeiteinheit aus welches Zeitintervall zu zum Datum addiert werden soll.
7. Falls Arithmetisch oder Geometrisch gewählt haben, können im Feld Inkrement eingeben welche Zahl addiert oder mit welcher Zahl mulipliziert werden soll.
8. Falls die Reihe nach einem bestimmten Wert neu begonnen werden soll, können Sie im Feld Endwert den letzten Wert der Reihe eingeben.
Zum Beispiel 10, falls sie die Zellen von 1 bis 10 durchnummerieren und dann wieder bei 1 anfangen wollen.
9. Klicken Sie auf OK.

Hinweis

Wenn Sie den Reihentyp Datum verwenden und der Startwert von Calc nicht als Datum erkannt wird, werden die Zellen mit fünfstelligen Zahlen gefüllt. Sie können das Problem in dem Sie den Zellen das Datumsformat zuweisen.
  1. Markieren Sie die Zellen mit den fünfstelligen Zahlen.
  2. Wählen Sie Format -> Zellen.
  3. Wählen Sie im Dialog Zellen formatieren im Register Zahlen unter Kategorie Datum und unter Format das gewünschte Datumsformat.
  4. Klicken Sie auf OK. Die Zahlen werden im Datumsformat angezeigt.

Tipp

Sie können den Anfasser verwenden um die Funktion Auto-Ausfüllen direkt ausführen zu lassen. Der Anfasser ist das Quadrate in der rechten unteren Ecke einer markierten Zelle.
  1. Geben Sie den Startwert in die Zelle ein.
  2. Markieren Sie die Zelle.
  3. Klicken Sie auf den Anfasser, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus bis zur letzten Zelle die gefüllt werden soll. Rechts neben dem Cursor erscheint der Wert, der in die letzte markierte Zelle eingefüllt wird.
  4. Lassen sie die Maustaste los. Die markierten Zellen werden über die Funktion Auto-Ausfüllen gefüllt.

A more complex use of the Fill tool is to use a fill series. The default lists are for the full and abbreviated days of the week and the months of the year, but you can create your own lists as well.

To add a fill series to a spreadsheet, select the cells to fill, choose Edit -> Fill -> Series. In the Fill Series dialog, select AutoFill as the Series type, and enter as the Start value an item from any defined series. The selected cells then fill in the other items on the list sequentially, repeating from the top of the list when they reach the end of the list.

Figure 3: Specifying the start of a fill series (result is in Figure 5)

Figure 4: Result of fill series selection shown in Figure 5

You can also use Edit -> Fill -> Series to create a one-time fill series for numbers by entering the start and end values and the increment. For example, if you entered start and end values of 1 and 7 with an increment of 2, you would get the sequence of 1, 3, 5, 7.

In all these cases, the Fill tool creates only a momentary connection between the cells. Once they are filled, the cells have no further connection with one another.

Eigene Reihe definieren und verwenden

Franziska (Name) (Name)

Wenn Sie häufig die gleiche Reihe von Textinhalten verwenden, können Sie dafür eine Sortierliste erstellen1. Diese Sortierliste können Sie über die Funktion Ausfüllen nutzen.

  1. Wählen Sie 'Extras -> Optionen -> LibreOffice Calc -> Sortierlisten. Im Dialog Sortierlisten sehen Sie unter Listen die Namen der bereits definierten Sortierlisten. Unter Einträge werden die Elemente der angewählten Sortierliste angezeigt.
  2. Klicken Sie auf Neu. Der Cursor erscheint in der rechten Spalte.
  3. Geben Sie die Einträge der neuen Liste in die rechte Spalte ein.
  4. Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Einträge der neuen Liste erscheinen auf der linken Seite.
  5. Klicken Sie auf OK.
  6. Geben Sie den ersten Eintrag der Liste in die erste der Zellen ein, die Sie füllen wollen.
  7. Markieren Sie die Zelle.
  8. Klicken Sie auf den Anfasser, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus bis zur letzten Zelle die gefüllt werden soll. Rechts neben dem Cursor erscheint eine Anzeige mit dem Wert der in die letzte markierte Zelle eingefüllt wird.
  9. Lassen sie die Maustaste los. Die markierten Zellen werden mit den Inhalten der Sortierliste gefüllt.
Fussnote 1: Diese Funktion ist erst ab LibreOffice 3.6.3 ohne Einschränkungen verfügbar. In früheren Versionen kann nur eine eigene Sortierliste erstellt werden. Mehr Informationen finden Sie unter: tdf#53870

Wenn Sie eine eigene arithmetische Reihe oder Datumsreihe definieren wollen, können Sie die ersten Werte der Reihe und den Anfasser verwenden.

  1. Geben Sie die ersten Werte der Reihe in die ersten Zellen ein.
  2. Markieren Sie die Zellen mit den Werten.
  3. Klicken Sie auf den Anfasser, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus bis zur letzten Zelle die gefüllt werden soll. Rechts neben dem Cursor erscheint eine Anzeige mit dem Wert der in die letzte markierte Zelle eingefüllt wird.
  4. Lassen sie die Maustaste los. Die markierten Zellen werde nach dem Muster, das aus den ersten Werten abgeleitet wurde, gefüllt.

Abbildung xyz: Beispiele für die Weiterführung arithmetischer Reihen oder Datumsreihen.

(Mögliche Beispiele für die Abbildung:
Beispiel 1: Startwerte 1, 3, 5
Beispiel 2: Startwerte Daten 01.01.99 und 15.01.99)

To define your own fill series, go to Tools -> Options -> LibreOffice Calc -> Sort Lists. This dialog shows the previously-defined series in the Lists box on the left, and the contents of the highlighted list in the Entries box.

Figure 5: Predefined fill series

Click New. The Entries box is cleared. Type the series for the new list in the Entries box (one entry per line), and then click Add.

Figure 6: Defining a new fill series

Auswahllisten verwenden

k-j (Name)
k-j Franziska (Name)

Auswahllisten sind nur für Text verfügbar und sind auf die Verwendung von Text, der bereits in der gleichen Spalte eingegeben wurde, beschränkt.

Um eine Auswahlliste zu verwenden, wählen Sie eine leere Zelle und drücken Sie Alt+Nach unten. Eine Dropdown-Liste erscheint an jeder Zelle in der gleichen Spalte, die entweder mindestens ein Textzeichen hat oder deren Format als Text definiert ist. Klicken Sie auf den Eintrag, den Sie benötigen.

Abbildung XYZ

Weil ich die Titel der vorhergehenden Abschnitte verändert habe, ist hier eine Alternative für die Übersetzung mit einem Titel der zu den vorhergehenden passt.
Textinhalte wiederverwenden
Über Auswahllisten können Sie Text der bereits in der gleichen Spalte eingegeben wurde wiederverwenden.

  1. Klicken Sie in die Zelle in die Sie den Text einfüllen wollen.
  2. Drücken Sie Alt + Nach-Unten. Ein Kombinationsfeld erscheint. Es zeigt alle Texte, die sich in der aktuellen Spalte befinden oder über die Funktion Gültigkeit festgelegt worden sind. Die Texte der aktuellen Spalte sind alphabetisch geordnet. Mehrfache Einträge werden nur einmal angezeigt.
  3. Wählen Sie in der Liste den Eintrag, den Sie in die aktuelle Zelle kopieren möchten.

Tipp

Sie können die Auswahllisten auch aus der Zelle über das Kontextmenü aufrufen.

Inhalte gleichzeitig in mehrere Tabellen eintragen

Franziska (Name) (Name)

Da es in diesem Unterkapitel auch um eine Erleichterung der Dateneingabe handelt, habe ich es zu einem Unterkapitel von "Dateneingabe" gemacht.

Die folgende Anleitung zeigt, wie Sie die gleichen Inhalte, zum Beispiel die Namen der Mitglieder einer Gruppe oder eine Gruppe Firmen, in mehrere Tabellen gleichzeitig einfüllen können. Dieses Vorgehen funktioniert nur für Tabellen die sich im gleichen Dokument befinden.
1. Wählen Sie Bearbeiten -> Tabelle -> Auswählen. Der Dialog Tabellen auswählen erscheint.
2. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie mit der Maus die Tabellen aus, in die Sie Daten einfüllen wollen.
3. Wählen Sie OK.
Vorsicht

Gefahr von Datenverlust durch Überschreiben!
Bei der Wahl der falschen Tabellen können Daten verloren gehen.
  • Speichern Sie die Datei bevor Sie weiterfahren.
  • Kontrollieren Sie, dass in den ausgewählten Tabellen keine Daten in die Zellen eingetragen sind, die Sie mit den neuen Inhalten füllen wollen.

4. Geben Sie die Inhalte in die angezeigte Tabelle ein. Die gleichen Werte werden in allen ausgewählten Tabellen in die gleichen Zellen eingetragen.
5. Wählen Sie Bearbeiten → Tabelle → Auswählen. Der Dialog Tabellen auswählen erscheint.
6. Halten Sie die Strg-Taste gedrückt und wählen Sie mit der Maus alle Tabellen bis auf eine ab.

You might want to enter the same information in the same cell on multiple sheets, for example to set up standard listings for a group of individuals or organizations. Instead of entering the list on each sheet individually, you can enter it in all the sheets at once. To do this, select all the sheets (Edit -> Sheet -> Select), then enter the information in the current one.

Caution
This technique overwrites any information that is already in the cells on the other sheets—without any warning. For this reason, when you are finished, be sure to deselect all the sheets except the one you want to edit. (Ctrl+click on a sheet tab to select or deselect the sheet.)

Gültigkeitsregeln für Daten festlegen und ihre Einhaltung überprüfen

Der Titel gefällt mir noch nicht, aber mir ist bisher nichts besseres eingefallen.

Franziska (Name) (Name)

Calc bietet mit der Funktion Gültigkeit die Möglichkeit einzelnen Zellen oder Zellbereichen Informationen über die Art der Daten die in den Zellen enthalten sein sollen zuzuordnen.
Diese Funktion kann zum Beispiel in den folgenden Fällen hilfreich sein:

  • die Daten werden von Personen in ein Calc-Dokument eingegeben, das sie nicht selbst erstellt haben.
  • ein Datensatz ist umfangreich und enthält viele verschiedene oder ungewöhnliche Datenformate.
  • ungültige Daten müssen schnell auffindbar sein.

Sie können die Funktion Gültigkeit auf zwei verschiedene Arten nutzen, die sich gegenseitig ausschließen:

  • einen Informationstext, eine Eingabehilfe zu einer markierten Zellen anzeigen.
  • Kriterien festlegen, welche die Daten in einer Zelle erfüllen müssen.

Wenn Sie die zweite Variante wählen, haben Sie die Möglichkeit festzulegen, wie Calc reagieren soll, wenn ungültige Daten eingegeben werden und sie können den Detektiv nutzen um ungültige Daten zu finden.

Hinweis

Alle Informationen die Sie einer Zelle über die Funktion Gültigkeit zuordnen sind Teil der Formatangaben. Sie werden
  • überschrieben, wenn Werte in die Zelle kopiert werden.
  • gelöscht, wenn der Zellinhalt über die Entf-Taste gelöscht wird.

Eingabehilfe erstellen

Über die Eingabehilfe kann ein Text angezeigt werden, wenn eine Person in eine Zelle klickt um Daten einzugeben. Das kann zum Beispiel eine Beschreibung der Art oder des Formats der Daten sein, die eingegeben werden sollen.
1. Markieren Sie die Zellen, für welche die Eingabehilfe angezeigt werden soll.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Eingabehilfe das Kontrollkästchen Eingabehilfe bei Selektion einer Zelle anbieten.
4. Geben Sie in die Felder Titel und Eingabehilfe den Text ein, der angezeigt werden soll.
5. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte definieren

Mit der Funktion Gültigkeit können Sie entweder Kriterien definieren, welche die Daten einer Zelle erfüllen müssen oder Sie können eine Liste mit gültigen Werten festlegen.

Kriterien definieren, welche gültige Werte erfüllen müssen

Über die Funktion Gültigkeit können Sie festlegen:

  • welches Format die Daten einer Zelle haben müssen z.B. Zahl, Datum oder Text.
  • zu welchem Bereich die Daten gehören müssen z.B. Daten des Jahres 2013 oder Text mit einer maximalen Länge von 20 Buchstaben.

1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen aus, für welche Art von Daten Sie einen gültigen Bereich definieren wollen.

Auswahl Wirkung
Jeden Wert Alle Werte sind erlaubt.
Ganze Zahl Nur ganze Zahlen, welche die Kriterien erfüllen, sind erlaubt.
Dezimal Alle Zahlen, welche die Kriterien erfüllen, sind erlaubt.
Datum Alle Daten im Format Tag.Monat.Jahr, welche die Kriterien erfüllen, sind erlaubt.
Zeit Alle Zeitangaben im Format Stunden:Minuten:Sekunden, welche die Kriterien erfüllen, sind erlaubt.
Textlänge Erlaubt sind Reihen aus Buchstaben und Leerschlägen, einem Gemisch aus Buchstaben, Zahlen und Leerschlägen oder Zahlen die durch Leerschläge getrennt sind und die Kriterien erfüllen.

4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind.
5. Wählen Sie unter Daten' einen für ihren Datensatz geeigneten vergleichenden Operator aus.

→ Unterhalb des Kombinationsfeldes Daten werden entweder das Feld Minimum oder Maximum oder beide Felder angezeigt. Welche Felder angezeigt werden hängt vom gewählten Operator ab.

6. Geben Sie für Ihren Datensatz passende Werte in die angezeigten Felder ein.
7. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte im Dialog Gültigkeit eingeben

Wenn nur ganz bestimmte Werte gültig sind, können Sie diese im Dialog Gültigkeit eingeben. Klickt jemand auf eine Zelle, erscheint rechts davon ein Pfeil über den die Liste mit den gültigen Werten aufgerufen werden kann. Die Liste kann Wörter und Zahlen umfassen und ein Eintrag kann aus einem oder mehreren Wörtern bzw. Zahlen bestehen.
1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Liste aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen 'Auswahlliste anzeigen, falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen.
7. Geben Sie im Feld Einträge die gültigen Werte ein.
8. Klicken Sie auf OK.

Gültige Werte in einer Calc-Tabelle festlegen

Wenn nur ganz bestimmte Werte gültig sind, können Sie diese in eine Calc-Tabelle eintragen und über die Funktion Gültigkeit als Auswahlliste beim Eingeben der Daten zur Verfügung stellen. Die Daten müssen in einem Bereich aus zusammenhängenden Spalten oder Reihen enthalten sein. Sie können Daten aus dem gleichen oder aus einem anderen Calc-Dokument verwenden.
1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Zellbereich aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahlliste anzeigen, falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen.
7. Klicken Sie in das Feld Quelle.
8. Geben Sie an, in welchen Zellen sich die gültigen Werte befinden.

  • Falls die Zellen sich gleichen Calc-Dokument befinden, können Sie die Zellen markieren.
  • Falls die Zellen sich in einem anderen Dokument befinden müssen Sie die folgenden Informationen eingeben: 'Pfad zur Datei'#$Tabellenname.Zellbereich. Beispiel: 'file:///home/libreoffice/Desktop/Testdatei2.ods'#$Tabelle1.$A$1:$A$5

9. Klicken Sie im Dialog Gültigkeit auf OK.

Gültige Werte über eine Formel definieren

Sie können eine Formel verwenden, welche einen Bereich oder eine Matrix liefert, um gültige Werte zu definieren.
1. Markieren Sie die Zellen für die Sie definieren wollen, welche Daten zugelassen sind.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Wählen Sie im Register Kriterien unter Zulassen die Option Zellbereich aus.
4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Leerzellen zulassen, falls leere Zellen im Datensatz erlaubt sind.
5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Auswahlliste anzeigen, falls die Liste angezeigt werden soll, wenn jemand in die Zelle klickt.
6. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einträge aufsteigend sortieren, wenn die Werte sortiert und nicht in der eingegebenen Reihenfolge angezeigt werden sollen.
7. Geben im Feld Quelle die Formel ein und klicken Sie auf OK.

Verhalten von Calc bei der Eingabe ungültiger Daten festlegen

Über die Funktion Gültigkeit können Sie festlegen ob und wie Calc auf die Eingabe ungültiger Daten reagieren soll. Falls Sie Kriterien für gültige Daten festgelegt haben, kann Calc bei der Eingabe ungültiger Daten:

  • nicht reagieren.
  • eine Fehlermeldung anzeigen und den eingegebenen Wert ignorieren.
  • einen Dialog anzeigen mit dem der Eintrag abgebrochen oder akzeptiert werden kann.
  • ein Makro starten.

Fehlermeldung oder Dialog anzeigen

1. Markieren Sie die Zellen für die Sie Kriterien festgelegt haben und für die das Verhalten gelten soll.
2. Wählen Sie Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Fehlermeldung das Kontrollkästchen Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen'.
4. Wählen Sie im Kombinationsfeld Aktion die gewünschte Option aus.

Auswahl Wirkung
Stopp Calc zeigt eine Fehlermeldung an, verwirft den ungültigen Eintrag und behält den vorherigen Eintrag bei.
Warnung Calc öffnet einen Dialog, in dem der Eintrag entweder abgebrochen oder akzeptiert werden kann.
Information Calc öffnet einen Dialog, in dem der Eintrag entweder abgebrochen oder akzeptiert werden kann.

5. Geben Sie im Feld Titel den Text ein, der im Titel der Fehlermeldung bzw. des Dialogs erscheinen soll.
6. Geben Sie im Feld Fehlermeldung den Text ein der in der Fehlermeldung bzw. im Dialog angezeigt werden soll, zum Beispiel die Kriterien für gültige Daten.
7. Klicken Sie auf OK.

Makro starten

1. Markieren Sie die Zellen für die Sie Kriterien festgelegt haben und für die das Verhalten gelten soll.
2. Wählen Sie 'Daten → Gültigkeit.

→ Der Dialog Gültigkeit wird angezeigt.

3. Aktivieren Sie im Register Fehlermeldung des Kontrollkästchen Fehlermeldung bei Eingabe ungültiger Werte anzeigen.
4. Wählen Sie im Kombinationsfeld Aktion die Option Makro aus.
5. Klicken Sie auf Durchsuchen.

→ Der Dialog Makro-Selektor wird angezeigt.

6. Wählen Sie das gewünschte Makro aus und klicken Sie auf OK.

Kriterien und Eingabehilfe löschen

Die Kriterien und die Eingabehilfe sind Teil der Formatangaben einer Zelle. Sie werden gelöscht, wenn Sie alle Inhalte einer Zelle durch Drücken von Entf löschen. Sie können aber auch nur die Kriterien bzw. die Eingabehilfe löschen, ohne andere Zellinhalte wie eingegebene Werte und Formeln zu löschen.
1. Markieren Sie die Zellen bei denen Sie die Kriterien oder die Eingabehilfe Sie löschen wollen.
2. Drücken Sie die Rücktaste.

→ Der Dialog Inhalte löschen erscheint.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Formate und deaktivieren Sie alle anderen Kontrollkästchen.
4. Klicken Sie auf OK.

Kriterien und Eingabehilfe auf andere Zellen übertragen

Die Kriterien und die Eingabehilfe sind Teil der Formatangaben einer Zelle. Sie werden überschrieben, wenn Sie Werte in eine Zelle hineinkopieren. Mit der Funktion Inhalte einfügen können Sie die Kriterien bzw. die Eingabehilfe von einer Zelle auf andere übertragen, ohne die eingegebenen Werte oder Formeln zu verändern.
1. Klicken Sie in eine Zelle, für die Sie die Kriterien bzw. die Eingabehilfe definiert haben.
2. Wählen Sie Bearbeiten → Kopieren oder drücken Sie Strg+C.
3. Markieren Sie die Zellen, auf die Sie die Kriterien bzw. Eingabehilfe übertragen wollen.
4. Wählen Sie 'Bearbeiten → Inhalte einfügen oder drücken Sie Strg+Umschalt+V.

→ Der Dialog Inhalte einfügen wird geöffnet.

5. Deaktivieren Sie unter Auswahl alle Kontrollkästchen außer das Kontrollkästchen Formate.
6. Kontrollieren Sie, dass:

  • unter Rechenoperationen das Kontrollkästchen Keine aktiviert ist.
  • unter Optionen alle Kontrollkästchen deaktiviert sind.
  • unter Zellen verschieben das Kontrollkästchen Nicht verschieben aktiviert ist.

7. Klicken Sie auf OK.

Suchen von ungültigen Daten

Calc verfügt über die Funktion Detektiv, mit der Sie Zellen mit ungültigen Daten in einer Tabelle finden können. Der Detektiv funktioniert nur für Zellen, für deren Inhalt Kriterien definiert sind.
1. Wählen Sie Extras → Detektiv → ungültige Daten einkreisen.

→ Der Detektiv durchsucht die Tabelle auf ungültige Daten und kreist sie rot ein.

2. Korrigieren Sie die ungültigen Eingaben.
3. Wählen Sie Extras → Detektiv → ungültige Daten einkreisen.

→ Der Detektiv durchsucht die Tabelle auf ungültige Daten und entfernt die roten Markierungen bei den Zellen die keine ungültigen Daten mehr enthalten.

When creating spreadsheets for other people to use, you may want to make sure they enter data that is valid or appropriate for the cell. You can also use validation in your own work as a guide to entering data that is either complex or rarely used.

Fill series and selection lists can handle some types of data, but they are limited to predefined information. To validate new data entered by a user, select a cell and use Data -> Validity to define the type of contents that can be entered in that cell. For example, a cell might require a date or a whole number, with no alphabetic characters or decimal points; or a cell may not be left empty.

Depending on how validation is set up, the tool can also define the range of values that can be entered and provide help messages that explain the content rules you have set up for the cell and what users should do when they enter invalid content. You can also set the cell to refuse invalid content, accept it with a warning, or—if you are especially well-organized—start a macro when an error is entered.

Validation is most useful for cells containing functions. If cells are set to accept invalid content with a warning, rather than refusing it, you can use Tools -> Detective -> Mark Invalid Data to find the cells with invalid data. The Detective function marks any cells containing invalid data with a circle.

Note that a validity rule is considered part of a cell’s format. If you select Format or Delete All from the Delete Contents window, then it is removed. (Repeating the Detective’s Mark Invalid Data command removes the invalid data circle, because the data is no longer invalid.) If you want to copy a validity rule with the rest of the cell, use Edit -> Paste Special -> Paste Formats or Paste All.

Figure 7 shows the choices for a typical validity test. Note the Allow blank cells option under the Allow list.

Figure 7: Typical validity test choices

The validity test options vary with the type of data selected from the Allow list. For example, Figure 8 shows the choices when a cell must contain a cell range.

Figure 8: Validity choices for a cell range

To provide input help for a cell, use the Input Help page of the Validity dialog (Figure 9). To show an error message when an invalid value is entered, use the Error Alert page (Figure 10). Be sure to write something helpful, explaining what a valid entry should contain—not just “Invalid data—try again” or something similar.

Figure 9: Defining input help for a cell

Figure 10: Defining an error message for a cell with invalid data

Daten bearbeiten

k-j (Name)

Daten werden fast genauso bearbeitet wie sie eingegeben werden. Der erste Schritt besteht darin, die Zelle mit dem zu bearbeitenden Daten auszuwählen.

Daten einer Zelle entfernen

k-j (Name)

Daten einer Zelle können auf verschiedene Weise entfernt werden.

Nur die Daten entfernen
Die Daten einer Zelle können ohne Entfernen der Formatierung aus der Zelle entfernt werden. Klicken Sie auf die Zelle, um sie auszuwählen, und drücken Sie dann die Rücktaste.
Die Daten und die Formatierung entfernen
Die Daten und die Formatierung können gleichzeitig aus einer Zelle entfernt werden. Drücken Sie die Entf-Taste (oder klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle und wählen Sie aus dem sich öffnenden Kontextmenü Inhalt löschen oder verwenden Sie aus dem Menü Bearbeiten -> Inhalt löschen), um den Dialog Inhalte löschen (Abbildung XY) zu öffnen. In diesem Dialog können verschiedene Aspekte der Zelle gelöscht werden. Um alles in einer Zelle (Inhalt und Format) zu löschen, markieren Sie "Alles löschen". Bestätigen Sie abschließend mit OK.
Abbildung XY: Dialog Inhalte löschen

Alle Daten einer Zelle ersetzen

k-j (Name)

Um Daten zu entfernen und neue Daten einzugeben, überschreiben Sie einfach die alten Daten. Die neuen Daten behalten die ursprüngliche Formatierung.

Daten einer Zelle teilweise ändern

k-j (Name)

Manchmal ist es notwendig, den Inhalt einer Zelle zu ändern, ohne den gesamten Inhalt zu löschen. Wenn zum Beispiel eine Zelle den Text "LibreOffice ist erfolgreich." enthält und in "LibreOffice ist sehr erfolgreich!" geändert werden soll, dann ist es oft nützlich, dies ohne das Löschen des gesamten Zellinhalts zu tun.

Das Verfahren ist ähnlich dem oben beschriebenen, aber Sie müssen dazu den Cursor innerhalb der Zelle platzieren. Sie können dies auf zwei Arten tun.

Benutzen der Tastatur
Nach Auswahl der entsprechenden Zelle drücken Sie die Taste F2 und der Cursor befindet sich am Ende der Zelle. Dann benutzen Sie die Pfeiltasten der Tastatur, um den Cursor durch den Text in der Zelle zu bewegen.
Benutzen der Maus
Mit der Maus doppelklicken Sie entweder auf die entsprechende Zelle (um diese auszuwählen und den Cursor für die Bearbeitung in der Zelle zu platzieren) oder klicken Sie einmal, um die Zelle auswählen, bewegen Sie den Mauszeiger auf die Eingabezeile und klicken Sie hinein, um den Cursor zum Bearbeiten zu platzieren.

Daten formatieren

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Franziska (Name) (Name)


The data in Calc can be formatted in several ways. It can either be edited as part of a cell style so that it is automatically applied, or it can be applied manually to the cell. Some manual formatting can be applied using toolbar icons. For more control and extra options, select the appropriate cell or cells range, right-click on it, and select Format Cells. All of the format options are discussed below.

Note
All the settings discussed in this section can also be set as a part of the cell style. See Chapter 4, Using Styles and Templates, for more information.

Formatting multiple lines of text

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Franziska (Name) (Name)


Multiple lines of text can be entered into a single cell using automatic wrapping or manual line breaks. Each method is useful for different situations.

Using automatic wrapping

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Franziska (Name) (Name)


To set text to wrap at the end of the cell, right-click on the cell and select Format Cells (or choose Format -> Cells from the menu bar, or press Ctrl+1). On the Alignment tab ( Figure 13), under Properties, select Wrap text automatically. The results are shown below ( Figure 12).

Figure 12: Automatic text wrap

Figure 13: Format Cells -> Alignment dialog

Using manual line breaks

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Franziska (Name) (Name)


To insert a manual line break while typing in a cell, press Ctrl+Enter. This method does not work with the cursor in the input line. When editing text, first double-click the cell, then single-click at the position where you want the line break.

When a manual line break is entered, the cell width does not change. Figure 14 shows the results of using two manual line breaks after the first line of text.

Figure 14: Cell with manual line breaks

Shrinking text to fit the cell

Franziska (Name) (Name)

Abschnitt als Punkt 2.3 ins Unterkapitel "2 Daten mithilfe der Tastatur eingeben" verschoben.

The font size of the data in a cell can automatically adjust to fit in a cell. To do this, select the Shrink to fit cell option in the Format Cells dialog ( Figure 13). Figure 15 shows the results.

Figure 15: Shrinking font size to fit cells

Formatting numbers

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Franziska (Name) (Name)


Several different number formats can be applied to cells by using icons on the Formatting toolbar. Select the cell, then click the relevant icon. Some icons may not be visible in a default setup; click the down-arrow at the end of the Formatting bar and select other icons to display.

Figure 16: Number format icons. Left to right: currency, percentage, date, exponential, standard, add decimal place, delete decimal place.

For more control or to select other number formats, use the Numbers tab ( Figure 17) of the Format Cells dialog.

  • Apply any of the data types in the Category list to the data.
  • Control the number of decimal places and leading zeros.
  • Enter a custom format code.

The Language setting controls the local settings for the different formats such as the date order and the currency marker.

Figure 17: Format Cells -> Numbers

Formatting the font

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Franziska (Name) (Name)


To quickly choose the font used in a cell, select the cell, then click the arrow next to the Font Name box on the Formatting toolbar and choose a font from the list.

Tip
To choose whether to show the font names in their font or in plain text, go to Tools -> Options -> LibreOffice -> View and select or deselect the Show preview of fonts option in the Font Lists section. For more information, see Chapter 14, Setting Up and Customizing Calc.

To choose the size of the font, click the arrow next to the Font Size box on the Formatting toolbar. For other formatting, you can use the Bold, Italic, or Underline icons.

To choose a font color, click the arrow next to the Font Color icon to display a color palette. Click on the required color.

(To define custom colors, use Tools -> Options -> LibreOffice -> Colors. See Chapter 14 for more information.)

Figure

To specify the language of the cell (useful because it allows different languages to exist in the same document and be spell checked correctly), use the Font tab of the Format Cells dialog. See Chapter 4 for more information.

Choosing font effects

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Franziska (Name) (Name)


The Font Effects tab ( Figure 18) of the Format Cells dialog offers more font options.

Overlining and underlining
You can choose from a variety of overlining and underlining options (solid lines, dots, short and long dashes, in various combinations) and the color of the line.
Strikethrough
The strikethrough options include lines, slashes, and Xs.
Relief
The relief options are embossed (raised text), engraved (sunken text), outline, and shadow.

Figure 18: Format Cells -> Font Effects

Setting cell alignment and orientation

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Franziska (Name) (Name)


Some of the cell alignment and orientation icons are not shown by default on the Formatting toolbar. To show them, click on the small arrow at the right-hand end of the toolbar and select them from the list of icons.

Figure 19: Cell alignment and orientation

Some of the alignment and orientation icons are available only if you have Asian or CTL (Complex Text Layout) languages enabled (in Tools -> Options -> Language Settings -> Languages). If you choose an unavailable icon from the list, it does not appear on the toolbar.

For more control and other choices, use the Alignment tab ( Figure 13) of the Format Cells dialog to set the horizontal and vertical alignment and rotate the text. If you have Asian languages enabled, then the Text orientation section shows an extra option (labeled Asian layout mode) under the Vertically stacked option, as shown in Figure 20.

Figure 20: Asian layout mode option

The difference in results between having Asian layout mode on or off is shown in Figure 21.

Figure 21: Types of vertical stacking

Formatting the cell borders

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Franziska (Name) (Name)


To quickly choose a line style and color for the borders of a cell, click the small arrows next to the Line Style and Line Color icons on the Formatting toolbar. If the Line Style and Line Color icons are not displayed in the formatting toolbar, select the down arrow on the right side of the bar, then select Visible Buttons. In each case, a palette of choices is displayed.

For more control, including the spacing between the cell borders and the text, use the Borders tab of the Format Cells dialog. There you can also define a shadow. See Chapter 4 for details.

Note
The cell border properties apply to a cell, and can only be changed if you are editing that cell. For example, if cell C3 has a top border (which would be equivalent visually to a bottom border on C2), that border can only be removed by selecting C3. It cannot be removed in C2.

Formatting the cell background

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Franziska (Name) (Name)


To quickly choose a background color for a cell, click the small arrow next to the Background Color icon on the Formatting toolbar. A palette of color choices, similar to the Font Color palette, is displayed.

(To define custom colors, use Tools -> Options -> LibreOffice -> Colors. See Chapter 14 for more information.)

You can also use the Background tab of the Format Cells dialog. See Chapter 4 for details.

Autoformatting cells and sheets

(Name) (Name) (Name)


You can use the AutoFormat feature to quickly apply a set of cell formats to a sheet or a selected cell range.

  1. Select the cells that you want to format, including the column and row headers.
  2. Choose Format -> AutoFormat.
  3. To select which properties (number format, font, alignment, borders, pattern, autofit width and height) to include in an AutoFormat, click More. Select or deselect the required options. Click OK.

Figure 22: Choosing an AutoFormat

If you do not see any change in color of the cell contents, choose View -> Value Highlighting from the menu bar. This function only affects cells with numerical data.

Note
If the selected cell range does not have column and row headers, AutoFormat is not available.

Defining a new AutoFormat

Auch hier gilt wieder: Wer A sagt, muss auch B sagen. Hier nur ein Gliederungsunterpunkt vorhanden. K-j (talk)

(Name) (Name) (Name)


You can define a new AutoFormat that is available to all spreadsheets.

  1. Format a sheet.
  2. Choose Edit -> Select All.
  3. Choose Format -> AutoFormat. The Add button is now active.
  4. Click Add.
  5. In the Name box of the Add AutoFormat dialog, type a meaningful name for the new format.
  6. Click OK to save. The new format is now available in the Format list in the AutoFormat dialog.

Formatting spreadsheets using themes

(Name) (Name) (Name)


Calc comes with a predefined set of formatting themes that you can apply to your spreadsheets.

It is not possible to add themes to Calc, and they cannot be modified. However, you can modify their styles after you apply them to a spreadsheet.

To apply a theme to a spreadsheet:

  1. Click the Choose Themes icon in the Tools toolbar. If this toolbar is not visible, you can show it using View -> Toolbars -> Tools. The Theme Selection dialog appears. This dialog lists the available themes for the whole spreadsheet.
    Figure
  2. In the Theme Selection dialog, select the theme that you want to apply to the spreadsheet. As soon as you select a theme, some of the properties of the custom styles are applied to the open spreadsheet and are immediately visible.
  3. Click OK. If you wish, you can now go to the Styles and Formatting window to modify specific styles. These modifications do not change the theme; they only change the appearance of this specific spreadsheet document.

Using conditional formatting

(Name) (Name) (Name)


You can set up cell formats to change depending on conditions that you specify. For example, in a table of numbers, you can show all the values above the average in green and all those below the average in red.

Note
To apply conditional formatting, AutoCalculate must be enabled. Choose Tools -> Cell Contents -> AutoCalculate.

Conditional formatting depends upon the use of styles. If you are not familiar with styles, please refer to Chapter 4. An easy way to set up the required styles is to format a cell the way you want it and click the New Style from Selection icon in the Styles and Formatting window.

After the styles are set up, here is how to use them.

  1. In your spreadsheet, select the cells to which you want to apply conditional formatting.
  2. Choose Format -> Conditional Formatting from the menu bar.
  3. On the Conditional Formatting dialog ( Figure 23), enter the conditions. Click OK to save. The selected cells are now formatted in the relevant style.
Cell value is / Formula is
Specifies whether conditional formatting is dependent on a cell value or on a formula. If you select cell value is, the Cell Value Condition box is displayed, as shown in the example. Here you can choose from conditions including less than, greater than, between, and others.
Parameter field
Enter a reference, value, or formula in the parameter field, or in both parameter fields if you have selected a condition that requires two parameters. You can also enter formulas containing relative references.

Figure 23: Conditional formatting dialog

Cell style
Choose the cell style to be applied if the specified condition matches. The style must have been defined previously.

See the Help for more information and examples of use.

To apply the same conditional formatting later to other cells:

  1. Select one of the cells that has been assigned conditional formatting.
  2. Copy the cell to the clipboard.
  3. Select the cells that are to receive this same formatting.
  4. Choose Edit -> Paste Special.
  5. On the Paste Special dialog, in the Selection area, select only the Formats option. Make sure all other options are not selected. Click OK.

Figure

Hiding and showing data

(Name) (Name) (Name)


When elements are hidden, they are neither visible nor printed, but can still be selected for copying if you select the elements around them. For example, if column B is hidden, it is copied when you select columns A and C. When you need a hidden element again, you can reverse the process, and show the element.

To hide or show sheets, rows, and columns, use the options on the Format menu or the right-click (context) menu. For example, to hide a row, first select the row, and then choose Format -> Row -> Hide (or right-click and choose Hide).

To hide or show selected cells, choose Format -> Cells from the menu bar (or right-click and choose Format Cells). On the Format Cells dialog, go to the Cell Protection tab.

Figure 24: Hiding or showing cells

Outline group controls

(Name) (Name) (Name)


If you are continually hiding and showing the same cells, you can simplify the process by creating outline groups, which add a set of controls for hiding and showing the cells in the group that are quick to use and always available.

If the contents of cells fall into a regular pattern, such as four cells followed by a total, then you can use Data -> Group and Outline -> AutoOutline to have Calc add outline controls based on the pattern. Otherwise, you can set outline groups manually by selecting the cells for grouping, then choosing Data -> Group and Outline -> Group. On the Group dialog, you can choose whether to group the selected cells by rows or columns.

When you close the dialog, the outline group controls are visible between either the row or column headers and the edges of the editing window. The controls resemble the tree-structure of a file-manager in appearance, and can be hidden by selecting Data -> Group and Outline -> Hide Details. They are strictly for online use, and do not print.

The basic outline controls have plus or minus signs at the start of the group to show or hide hidden cells. However, if outline groups are nested, the controls have numbered buttons for hiding the different levels.

If you no longer need a group, place the mouse cursor in any cell in it and select Data -> Group and Outline -> Ungroup. To remove all groups on a sheet, select Data -> Group and Outline -> Remove.

Figure 25: Outline group controls

Filtering which cells are visible

Auch hier gilt wieder: Wer A sagt muss auch B sagen. Hier nur ein Gliederungsunterpunkt vorhanden. K-j (talk)

(Name) (Name) (Name)


A filter is a list of conditions that each entry has to meet in order to be displayed. You can set three types of filters from the Data -> Filter sub-menu.

Automatic filters add a drop-down list to the top row of a column that contains commonly used filters. They are quick and convenient and almost as useful with text as with numbers, because the list includes every unique entry in the selected cells.

In addition to these unique entries, automatic filters include the option to display all entries, the ten highest numerical values, and all cells that are empty or not empty, as well as a standard filter that you can customize (see below). However, they are somewhat limited. In particular, they do not allow regular expressions, so you cannot use them to display cell contents that are similar but not identical.

Standard filters are more complex than automatic filters. You can set as many as three conditions as a filter, combining them with the operators AND and OR. Standard filters are mostly useful for numbers, although a few of the conditional operators, such as = and < > can also be used for text.

Other conditional operators for standard filters include options to display the largest or smallest values, or a percentage of them. Useful in themselves, standard filters take on added value when they are used to further refine automatic filters.

Advanced filters are structured similarly to standard filters. The differences are that advanced filters are not limited to three conditions, and their criteria are not entered in a dialog. Instead, advanced filters are entered in a blank area of a sheet, then referenced by the advanced filter tool in order to apply them.

Sorting records

(Name) (Name) (Name)


Sorting rearranges the visible cells on the sheet. In Calc, you can sort by up to three criteria, which are applied one after another. Sorts are handy when you are searching for a particular item, and become even more powerful after you have filtered data.

In addition, sorting is often useful when you add new information. When a list is long, it is usually easier to add new information at the bottom of the sheet, rather than inserting rows in the proper places. After you have added the information, you can sort it to update the sheet.

Highlight the cells to be sorted, then select Data -> Sort to open the Sort dialog ( Figure 26) or click the Sort Ascending or Sort Descending toolbar buttons. Using the dialog, you can sort the selected cells using up to three columns, in either ascending (A-Z, 1-9) or descending (Z-A, 9-1) order.

Figure

Tip
You can define a custom sort order if the supplied alphanumeric ones do not fit your requirements. See “====Defining a fill series====” on page 3 for instructions.

Figure 26: Choosing the criteria and order of sorting

On the Options tab of the Sort dialog ( Figure 27), you can choose the following options.

Figure 27: Options for sorting

Case sensitive
If two entries are otherwise identical, one with an upper case letter is placed before one with a lower case letter in the same position if the sort is descending; if the sort is ascending, then the entry with an upper case letter is placed after one with a lower case letter in the same position.
Range contains column labels
Does not include the column heading in the sort.
Include formats
A cell's formatting is moved with its contents. If formatting is used to distinguish different types of cells, then use this option.
Copy sort results to
Sets a spreadsheet address to which to copy the sort results. If a range is specified that does not have the necessary number of cells, then cells are added. If a range contains cells that already have content, then the sort fails.
Custom sort order
Select the box, then choose from the drop-down list one of the sort orders defined in Tools -> Options -> LibreOffice Calc -> Sort Lists.
Direction
Sets whether rows or columns are sorted. The default is to sort by columns unless the selected cells are in a single column.

Finding and replacing in Calc

(Name) (Name) (Name)


Calc has two ways to find text within a document: the Find toolbar for fast text searching and the Find & Replace dialog.

Using the Find toolbar

(Name) (Name) (Name)


The Find toolbar is located by default on the right-hand end of the Standard toolbar. You can hide or show the Find toolbar using View -> Toolbars -> Find.

Figure

Type a search term in the Find box, and then click the Find Next (down-arrow) or Find Previous (up-arrow) button. To find other occurrences of the same term, continue clicking the button.

Using the Find & Replace dialog

(Name) (Name) (Name)


To display the Find & Replace dialog ( Figure 28), use the keyboard shortcut Control+F or choose Edit -> Find & Replace from the menu bar.

In spreadsheet documents you can search for text, formulas, and styles. You can navigate from one occurrence to the next using Find, or you can highlight all matching cells at once using Find All, then apply another format or replace the cell contents by other content.

Text and numbers in cells may have been entered directly or may be the result of a calculation. The search method you use depends on the type of data you are searching for.

Tip
Cell contents can be formatted in different ways. For example, a number can be formatted as a currency, to be displayed with a currency symbol. You see the currency symbol in the cell, but you cannot search for it.

By default, Calc searches the current sheet. To search through all sheets of the document, click More Options, then select Search in all sheets option.

Caution
Use Replace All with caution; otherwise, you may end up with some highly embarrassing mistakes. A mistake with Replace All might require a manual, word-by-word search to fix, if it is not discovered in time to undo it.

Figure 28: Expanded Find & Replace dialog

Finding and replacing formulas or values

(Name) (Name) (Name)


You can use the Find & Replace dialog to search in formulas or in the displayed values that result from a calculation.

  1. To open the Find & Replace dialog, use the keyboard shortcut Control+F or select Edit -> Find & Replace.
  2. Click More Options to expand the dialog.
  3. Select Formulas or Values in the Search in drop-down list.
  4. *Formulas finds parts of the formulas.
  5. *Values finds the results of the calculations.
  6. Type the text you want to find in the Search for box.
  7. To replace the text with different text, type the new text in the Replace with box.
  8. When you have set up your search, click Find. To replace text, click Replace instead.

Finding and replacing text

(Name) (Name) (Name)


  1. Open the Find & Replace dialog, click More Options to expand the dialog, and select Values or Notes in the Search in drop-down list.
  2. Type the text you want to find in the Search for box.
  3. To replace the text with different text, type the new text in the Replace with box.
  4. Click Find, Find All, Replace, or Replace All.

When you click Find, Calc selects the next cell that contains your text. You can edit the text, then click Find again to advance to the next found cell. If you closed the dialog, you can press Ctrl+Shift+F to find the next cell without opening the dialog.

When you click Find All, Calc selects all cells that contain your entry. Now you can, for example, apply a cell style to all of them at once.

Finding and replacing cell styles

(Name) (Name) (Name)


To quickly change all the paragraphs of one (unwanted) style to another (preferred) style:

  1. On the expanded Find & Replace dialog, select Search for Styles. The Search for and Replace with boxes now contain a list of styles.
  2. Select the styles you want to search for and replace.
  3. Click Find, Find All, Replace, or Replace All.

Using wildcards (regular expressions)

(Name) (Name) (Name)


Wildcards (also known as regular expressions) are combinations of characters that instruct LibreOffice how to search for something. Regular expressions are very powerful but not very intuitive. They can save time and effort by combining multiple finds into one.

To use wildcards and regular expressions when searching and replacing:

  1. On the Find & Replace dialog, click More Options to see more choices. On this expanded dialog, select the Regular expressions option.
  2. Type the search text, including the wildcards, in the Search for box and the replacement text (if any) in the Replace with box.
  3. Click Find, Find All, Replace, or Replace All (not recommended).
Tip
The online help describes many of the regular expressions and their uses.

The following points may be of interest to Calc users:

  • In Calc, regular expressions are applied separately to each cell. This means that a search for r.d will match red in cell A1 but will not match r in cell A2 and d (or ed) in cell A3. (The regular expression r.d means the system will try to match r followed by any other character followed by d.)
  • When a match is found, the entire cell is highlighted but only the text found will be replaced. For example, searching for brown will result in highlighting a cell containing redbrown clay, and choosing nothing in the Replace with box leaves the cell containing red clay.
  • If Find is used twice in a row, and the second time the Current selection only box is activated, then the second search will evaluate the whole of each selected cell, not just the strings that caused the cells to be selected in the first search. For example, searching for joh?n, then activating Current selection only and searching for sm.th will find cells containing Jon Smith and Smythers, Johnathon.
  • If a cell contains a hard line break (entered by Ctrl+Enter), it may be found by using the regular expression \n. For example, if a cell contains red [hard line break] clay then searching for d\nc and entering nothing in the Replace with box leaves the cell containing relay.
  • The hard line break acts to mark “end of text” (similar to “end of paragraph” in Writer), found by the regular expression special character $, in addition to the end of text in the cell. For example, if a cell contains red [hard line break] clay then a search for d$ replacing with al leaves the cell with real [hard line break] clay. Note that with this syntax the hard line break is not replaced.
  • Using \n in the Replace with box will replace with the literal characters \n, not a hard line break.
  • The Find & Replace dialog has an option to search within formulas, values, or notes. This option applies to any search, not just one using regular expressions. Searching with the Formulas option for SUM would find a cell containing the formula =SUM(A1:A6) as well as a cell containing the simple text SUMMARY.
  • Searching for the regular expression ^$ will not find empty cells. This is intentional, to avoid performance issues when selecting a huge number of cells. Note that empty cells will not be found even if you are only searching a selection.
  • Finding cell contents using the regular expression .+ (or similar) and replacing them with & effectively re-enters the cell contents without any formatting. This technique can be used to remove formatting automatically applied by Calc when importing data from the clipboard or from badly formatted files. For example, to convert text strings consisting of digits into actual numbers, first format the cells as numbers and then perform the search and replace.

See Chapter 7, Using Formulas and Functions, for the use of regular expressions within formulas.