Dokumentvorlagen Briefvorlage in Writer

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Vorwort

Schema-Bild - Dokumentvorlage (OTT) wird zum Dokument (ODT)

Das Video "Dokumentvorlagen in Writer - LibreOffice" zeigt, wie ein Brief als "Dokumentvorlage in Writer - LibreOffice" erstellt werden kann und verlinkt zu dieser Seite hier, die weitergehende Informationen enthält.

Link zum Video

Link zum Video:

Dokumentvorlagen in Writer - LibreOffice

Wozu sind denn nun Dokumentvorlagen gut?

Alle Dokumente in LibreOffice basieren auf Dokumentvorlagen.

Im einfachsten Fall, ist dies ist dies in Writer ein leeres weißes Blatt.

Es kann aber auch eine Briefvorlage, ein auszufüllendes Formular oder eine Berichtsvorlage sein.

Eine Dokumentenvorlage ist ein Modell oder Muster, das verwendet wird, um neue Dokumente damit zu erstellen.

Nehmen wir als Beispiel, Sie wollen häufiger Briefe schreiben.

Da wäre es sehr arbeitsintensiv, wenn Sie jedes mal den Absender schreiben müssten, und den Platz für die Anschrift zu bestimmen.

Da tauchen dann bei jedem Brief Fragen auf, wie z.B.:

Welchen Rand hatte ich wo eingestellt?
Welche Schriftart und -größe hatte ich verwendet?
Und so weiter.

Was ist der Vorteil einer Dokumentvorlage?

Der große Vorteil der Dokumentvorlagen besteht darin, dass die immer wiederkehrenden Einstellungen und Vorgaben nur einmal vorgenommen werden müssen.

Dazu sollten Sie sich genügend Zeit nehmen und alles nach Ihren Vorstellungen vornehmen.

Ein Dokument "Brief" für eine Vorlage erstellen

Man erstellt also zunächst einen Brief für eine Vorlage, in der alles Wiederkehrende festgelegt wird.

Anschriftenfeld
Adressfeld
Seitenränder
eventuell eine Grafik
Formatvorlagen / Absatzvorlagen für die Textauszeichnungen
Formatvorlagen / Seitenvorlagen für unterschiedliche Seitenränder

Hinweis:
Der Muster-Brief hat bereits eine zweite Seite mit einer anderen Seitenvorlage.

Den "Brief" als Dokumentvorlage speichern

Ist der Brief fertig gestellt, kann er nun als Dokumentvorlage gespeichert werden.

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Als Dokumentvorlage speichern….

Der Dialog "Als Dokumentvorlage speichern…" zeigt die "Kategorien der Dokumentvorlage" (die Vorlagenordner) an.

Hinweis:
Kategorie ist hier ein Synonym für Ordner oder Mappe.

Wählen Sie den Ordner aus, in dem die neue Dokumentvorlage gespeichert werden soll.

Als Beispiel nehmen Sie den Ordner "Meine Dokumentvorlagen".

Oben im Dialog tragen Sie den Namen "Brief Max Mustermann" für die neue Dokumentvorlage ein.

Sie können nun noch entscheiden, ob der Brief als Standardvorlage gespeichert werden soll.

Wenn Sie bei "Dokumentvorlage als Standard setzen" ein Häkchen setzen, wird beim Öffnen von Writer immer diese Briefvorlage geöffnet.

Hinweis:
Wenn Sie kein Häkchen bei "Dokumentvorlage als Standard setzen" gesetzt haben, können Sie die Briefvorlage wie alle anderen Dokumentvorlagen aufrufen. Wählen Sie im Menü Datei ▸ Neu ▸ Dokumentvorlagen…. Wählen Sie eventuell im Dialog "Dokumentvorlagen" oben den Filter, dann die Dokumentvorlage und klicken Öffnen.

Dann klicken Sie auf Speichern.

Writer speichert die neue Dokumentvorlage (als OTT-Datei) und der Dialog wird geschlossen.

Sie können den "Brief" nun schliessen.

Eine Dokumentvorlage wird zum neuen Dokument

Dokumentvorlagen sind in Vorlagenordnern gespeichert.

Um eine Dokumentvorlage für die Erstellung eines Dokuments zu verwenden, gehen Sie wie folgt vor:

Öffnen Sie Writer.

Wählen Sie aus dem Menü Datei ▸ Neu ▸ Vorlagen… aus.

Im sich öffnenden Dialog "Dokumentvorlagen" ist als Filter bereits "Textdokumente" vorgewählt, da wir uns in Writer befinden.

Hier werden je nachdem einige Vorlagen angezeigt.

Wählen Sie hier den Ordner "Meine Dokumentvorlagen" aus.

Die im Ordner enthaltenen Dokumentvorlagen werden angezeigt.

Klicken Sie auf die Dokumentvorlage "Brief Max Mustermann" und auf Öffnen.

Der Dialog "Vorlagenverwaltung" wird geschlossen.

Die vorher gewählte Dokumentvorlage wurde nun automatisch zu einem neuen Dokument.

Sie können das neue Dokument nun bearbeiten (also einen Brief schreiben) und anschließend mit einem aussagefähigen Namen speichern, genauso wie Sie es von jedem anderen Dokument gewohnt sind.

Die Dokumentvorlage wieder verwenden

Die Dokumentvorlage "Brief Max Mustermann" bleibt dabei unverändert erhalten und kann somit immer wieder verwendet werden.

Eine Standard-Dokumentvorlage festlegen

Sie können jedes beliebige Dokument zur Standard-Dokumentvorlage machen.

Bei Bedarf kann man auch wieder zur alten Standardvorlage zurück wechseln.

Wenn Sie das Dokument, dass Sie zur Standard-Dokumentvorlage machen wollen, ausgewählt oder erstellt haben, wählen Sie über das Menü Datei ▸ Dokumentvorlage ▸ Als Dokumentvorlage speichern….

Im Dialog "Als Dokumentvorlage Speichern" wählen Sie den Vorlagenordner und geben Sie einen sinnvollen Namen ein.

Klicken Sie unten auf "Dokumentvorlage als Standard setzen".

Klicken Sie nun auf Speichern….

Das nächste mal, wenn Sie Writer öffnen oder über das Menü Datei ▸ Neu ▸ Textdokument wählen, wird ein Dokument auf Basis der eben als Standard festgelegten Dokumentvorlage erstellt.

Dokumentvorlagen verwalten

Hinweis:
Writer kann nur Dokumentvorlagen verwalten, die zuvor in Vorlagenordnern gespeichert wurden.

Einen Vorlagenordner erstellen

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Dokumentvorlage verwalten… ( Strg ▸ Umschalt ▸ N ).

Der Dialog "Dokumentvorlagen" wird geöffnet.

Im Dialog können Sie auf die Schaltfläche Verwalten klicken und dann "Neue Kategorie" auswählen.

Es öffnet sich der Dialog "Neue Kategorie", in dem Sie den Kategorie-Namen angeben können.

Hier geben Sie einen Ordnernamen, z.B. "Briefvorlagen" ein.

Klicken Sie auf OK.

Die Kategorie (Ordner) wird dadurch gespeichert.

Klicken Sie auf Abbrechen.

Einen Vorlagenordner löschen

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Dokumentvorlagen verwalten… ( Strg ▸ Umschalt ▸ N ).

Der Dialog "Dokumentvorlagen" wird geöffnet.

Im Dialog können Sie auf Verwalten und dann Kategorie löschen (Ordner) auswählen.

Hinweis:
Sie können nur Kategorien löschen, die benutzerdefiniert erstellt wurden.

Es öffnet sich ein Dialog, in dem Sie gefragt werden: "Soll die ausgewählte Kategorie gelöscht werden?".

Klicken Sie auf Ja or Nein.

Wenn Sie auf Ja klicken, wird der gewählte Ordner gelöscht.

Klicken Sie auf Schließen.

Eine Dokumentvorlage verschieben

Kontextmenü Vorlage Verschieben

Dialog Kategorie auswählen (Verschieben)

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Dokumentvorlagen verwalten.

Der Dialog "Dokumentvorlagen" wird geöffnet.

Im Dialog "Dokumentvorlagen" wählen Sie die Kategorie, die die Dokumentvorlage enthält, die zu verschieben ist.

Es werden die dort vorhandenen Dokumentvorlagen angezeigt.

Rechts-klicken Sie auf die Dokumentvorlage, die verschoben werden soll.

Im Kontextmenü klicken Sie auf Verschieben.

Im sich öffnenden Dialog "Kategorie auswählen" kann eine beliebige Kategorie ausgewählt werden, in die verschoben werden soll.

Alternativ können Sie auch oder eine neue Kategorie erstellen, indem Sie einen Namen in diesem Feld eintragen.

Die verschobene Dokumentvorlage liegt nun in der Kategorie, die Sie ausgewählt oder neu angelegt haben.

Eine Dokumentvorlage importieren

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Dokumentvorlagen ▸ Dokumentvorlagen verwalten… ( Strg + ⇧ Umschalt + N ).

Der Dialog "Dokumentvorlagen" wird geöffnet.

Wählen Sie eine Kategorie, in die Sie importieren möchten.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Verwalten.

Wählen Sie Importieren.

Es öffnet sich der Dialog "Öffnen".

Wählen Sie die gewünschte Dokumentvorlage aus Ihrem Verzeichnis aus.

Klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen.

Klicken Sie auf Schließen.

Benutzer Pfade

Den Benutzerpfad für Dokumentvorlagen finden Sie im Menü Extras ▸ Optionen ▸ LibreOffice ▸ Pfade.

Der Pfad wird im Dialog "Optionen - LibreOffice - Pfade" in der Spalte "Art"-"Dokumentvorlagen" angezeigt.

Standardmäßig befindet sich der Benutzerpfad im Verzeichnis:
C:\Users\USERNAME\AppData\Roaming\LibreOffice\4\user\template ( Windows ).

Sie können den Benutzerpfad ändern, indem Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten… klicken.

Im Dialog "Pfade bearbeiten: Dokumentvorlagen" klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen….

Im sich öffnenden Dialog "Ordner auswählen", wählen Sie das gewünschte Verzeichnis (Benutzerpfad) aus
und klicken auf die Schaltfläche Ordner auswählen.

Klicken Sie Im Dialog "Pfade bearbeiten: Dokumentvorlagen" auf die "Pfadliste" (sie muss am vorderen Auswahlpunkt markiert sein) und zweimal OK.

Sie können nun die Dokumentvorlagen im neuen Benutzerpfad verwalten.

Arbeiten mit Feldern - Beispiel

Es ist üblich für Serienbriefe, die Serienbrieffunktion zu verwenden.

Wenn jedoch nur wenige oder einzelne Dokumente zu versenden sind, tut mancher sich schwer, dies mit der Serienbrieffunktion auszuführen.

Alternativ kann für einzelne Dokument, die Funktion der "Felder" und "Bedingter Text" sinnvoll sein.

Siehe auch: Handbuch Writer - Kapitel 14 – Arbeiten mit Feldbefehlen

Felder

Es können Felder definiert werden, die überall im Dokument verwendet werden können.

Wählen Sie im Menü Datei ▸ Eigenschaften… und dort den Tab "Benutzerdefinierte Eigenschaften".

Klicken Sie auf den Button Eigenschaft hinzufügen.

Geben Sie "Name", "Art" und "Wert" ein.

Wenn Sie z.B. für das Adressfeld des Briefes den Vornamen und Namen einrichten wollen, so geben Sie als Name "Vorname Name" (oder zur besseren Orientierung den gewünschten Namen, z.B. "Max Mustermann") ein.

Bei "Art" wählen Sie "Text".

Bei Wert tragen Sie den gewünschten "Vorname Name", z.B. "Max Mustermann" ein.

So können Sie Felder für das gesamte Adressfeld vorgeben.

Dialog "Eigenschaften von datei"

Felder, die variieren können, wie z.B. die Anrede (Herrn/Frau) werden weiter unten bei "Bedingter Text" behandelt.

Um die Felder im Dokument einzutragen betätigen Sie Strg + F2, den Tab "Dokumentinfo" Typ "Benutzerdefiniert".

Markieren sie das gewünschte Feld und klicken Sie auf die Schaltfläche Einfügen.

Der gewünschte Text ist nun im Dokument eingefügt.

Feld einfügen

Drücken Sie Strg + F2.

Im Dialog wählen Sie den Tab "Dokumentinfo" und bei "Typ" Benutzerdefiniert/Max Mustermann.

Klicken Sie auf Einfügen.

Dialog "Feldbefehle|Dokumentinfo|Benutzerdefiniert|MM"
Doc mit Feld MM

Bedingter Text

Grundlage dieser Beschreibung ist die Bedingter Text Online-Hilfe.

Sie können in Ihrem Dokument Feldbefehle einrichten, die einen bestimmten Text anzeigen, wenn eine zuvor definierte Bedingung erfüllt ist.

Beispielsweise können Sie bedingten Text für eine Anrede im Brief einrichten.

In diesem Beispiel besteht die Einrichtung von bedingtem Text aus zwei Schritten.

Sie erstellen zuerst eine Variable und definieren dann die Bedingung.

So definieren Sie eine Bedingungs-Variable

Zuerst wird eine Variable für die Bedingungsanweisung definiert.

Wählen Sie im Menü Einfügen ▸ Feldbefehl ▸ Weitere Feldbefehle… – Tab "Variablen".

Klicken Sie in der Auswahl "Typ" auf den Eintrag "Variable setzen".

Geben Sie in das Eingabefeld "Name" den Namen für die Variable ein, beispielsweise "Anrede".

Klicken Sie in der Liste Format rechts auf den Eintrag "Text".

Geben Sie 1 in das Feld "Wert" unten ein und klicken Sie dann auf Einfügen.

Dialog "Feldbefehle|Variablen|Variablen setzen"

So definieren Sie eine Bedingung mit dem bedingten Text

Im zweiten Teil des Beispiels wird die zu erfüllende Bedingung definiert und ein Platzhalter für die Anzeige des bedingten Textes im Dokument eingefügt.

Setzen Sie den Cursor in Ihrem Dokument an die Stelle, an der Sie den bedingten Text einfügen möchten.

Wählen Sie Einfügen ▸ Feldbefehl ▸ Weitere Feldbefehle… – Tab "Funktionen".

Klicken Sie in der Liste Typ auf den Eintrag "Bedingter Text".

Geben Sie den Text Anrede EQ "3" im Feld "Bedingung" ein.

Das bedeutet, dass der bedingte Text angezeigt wird, wenn die im ersten Teil dieses Beispiels definierte Feldvariable den Wert 3 hat.

Die Anführungszeichen um die Zahl 3 zeigen an, dass es sich bei der im ersten Teil dieses Beispiels definierten Variable um eine Zeichenfolge handelt.

Geben Sie im Feld "Dann" den Text ein, der angezeigt werden soll, wenn die Bedingung erfüllt ist.

Die Texteingabe unterliegt keiner Längenbeschränkung.

Falls gewünscht können Sie sogar einen Absatz von der Zwischenablage in dieses Feld einfügen.

Klicken Sie auf Einfügen und dann auf Schließen.