Koordination der deutschsprachigen Gemeinschaft

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• Article Title: DE/Koordination

Einführung

Im Zuge mehrerer Gespräche und E-Mails hat sich ergeben, dass die deutschsprachige Gemeinschaft eine Revision ihrer Struktur und Koordination durchführen will. Dabei sollen auch die Aktivitäten, die im deutschsprachigen Raum stattfinden, beurteilt werden.

Einstiegsfragen sollen dabei helfen:

Funktioniert alles reibungslos, hat jeder seinen Platz gefunden?
Welche Tätigkeitsbereiche gibt es?
Wie füllen wir sie am besten?
Wie bekommen wir die Leute an einen "Tisch", die jetzt schon aktiv sind, um mögliche Verbesserungen zu besprechen:
Kick-Off-Meeting
Mailingliste
Projektwochenende
Telefonkonferenz
Dokumentation im Wiki (Ideen/Brainstorming bzw. Fakten auf TDF-Webseite)

Die Diskussion wurde auf der deutschsprachigen Discuss-Mailingliste von Florian E. gestartet: http://listarchives.libreoffice.org/de/discuss/msg11966.html

Ein weiterer Beitrag ist die von Nino angeregte Diskussion bezüglich eines Vergleiches mit dem "professionellen" Vorgehen bei AOOo: [1]. Dabei ist (subjektiv) festzustellen, dass zur Zeit das "professionelle" Vorgehen die Freiwilligen wegtreibt.

Bisherige Ergebnisse und Anmerkungen

TDF-Struktur:

Die Darstellung der (TDF-)Struktur ist wichtig: Ein Konzept ist notwendig. Wer macht, koordiniert, betreut was und wie sind die kommunikativen Zusammenhänge? => Organigramm

Für einen groben Überblick wurde bereits ein Organigramm erstellt: (Zum Vergrößern darauf klicken).

Ein Organigramm im deutschsprachigen Raum gibt es nicht. Ob eine Umsetzung sinnvoll ist, müsste noch diskutiert werden (außer jemand hat einfach so Lust dazu). Betroffen ist dabei hauptsächlich der Bereich "Aktivitäten" des oben gezeigten Organigramms, da die Verwaltung auf internationaler Ebene läuft.

Wichtig ist, für einzelne Abschnitte Verantwortliche zu finden. Meist haben sie sich ihren "Anspruch" durch Kompetenz und vielfältigem Einbringen verdient.

Projekte

Projektabläufe

Es werden Projekte angestoßen, aber sie finden nie das Ziel, weil

• sie zu groß angelegt sind
• sich niemand dafür verantwortlich zeigt
• die Mitwirkenden nicht ausreichend motiviert sind, mit Nachdruck daran zu arbeiten oder "Einbrüche" zu kommunizieren, um die Arbeit weiter zu geben
• die Verantwortlichen nicht entsprechend nachfragen.

Meist liegt es am Zeitmangel und an der Überhäufung bei Einzelner mit Aufgaben; selten an fehlender Kompetenz.

Welche Projekte im deutschsprachigen Raum haben welche Priorität bzw. wo sind Engpässe?

vorhandene Mitwirkende

• Wie sieht die Motivation der momentan Beteiligten aus?
• individuelle "Skills" (Fähig-, Fertigkeiten und Begabungen): Setzen wir die Leute richtig ein?
• Spaß an der Sache
• Wie kommunizieren wir untereinander: Mailingliste, Telko, IRC, Facebook/Google+, Treffen+Messen
• Wie werden die still Beteiligten/Mitarbeitenden wahr genommen und wie kann man sie in die Prozessabläufe besser integrieren?

Manchmal hilft es schon, die Leute überhaupt zu registrieren und zu kennen.

Neue

Neugierige Helferwillige haben es sehr schwer sich zurecht zu finden => hohe Fluktuation. "Wie gewinnen wir deutschsprachige Mitstreiter und welche Aufgaben können wir ihnen geben, ohne sie gleich ins Englische zu hetzen und damit zu vergraulen?" Welche Möglichkeiten bieten sich, die Neuankömmlinge zu platzieren und einzubinden? Wie können wir die Meritokratie besser verankern bzw. deutlich machen?

Bereiche (mit Zuständigkeiten)

Nachfolgend sind einige Schwerpunktbereiche der deutschsprachigen Gemeinschaft aufgelistet. Eine umfangreichere Liste mit Aufgaben, die bei uns anfallen ist unter DE/Beitragen zu finden.

Die genannten Namen haben im letzten halben Jahr in der deutschsprachigen Mailingliste diese Bereiche intensiv betreut und vorangetrieben. Sie haben Neuen dabei geholfen, sich zu integrieren und einzubringen. Zudem haben sie die Verbindung zu den internationalen Abschnitten gehalten und die Belange vertreten.
Die Liste ist nicht vollständig.

Projektaktivitäten
Bereich	Zustand	Akteure	Einschätzung der Lage (Management summary)
Kernaktivitäten
Entwicklung		Regina, Christian L.
QA		Florian	QA erhält (trotz etlicher Verbesserungsbemühungen) immer noch zu wenig Fokus im Gesamtprojekt, alle NL-Communities können beitragen.
Übersetzung		Jochen, Christian K., Gerald
Design		k-j
Aufwertende Aktivitäten
LibOx		---	Projekt wird derzeit nicht betreut. Fortführungslösungen bzw. Alternativen werden gesucht
Extensions&Templates		Andreas M.
Dokumentation		Jochen, Christian K., k-j
Wiki		Dennis R.	für den dt.-sprachigen Raum wünsche ich mir eine Übersetzung der Faq Seiten...
Querschnittsaktivitäten
Außenrepräsentation		Florian E., Thorsten
Marketing		Florian E., Jacqueline, Thorsten
Community-Support		Friedrich, Walter	Aufbau eines Mentorings für Mitmachwillige; Ask u.a. steht zur Verfügung für User-Support.
Website		Volker, Christian L.
Infrastruktur		Christian L.
Weitere Bereiche
Fachartikel		Florian E.
Messen
Spendenaufrufe			De-Donate-Seite wurde eingerichtet, Verlinkung sind vorhanden, allgemein: internationalisiert
soziale Netzwerke		Ellen	im Aufbau

Zustand: Bewertung nach folgendem System

gut

passt

mittel

verbesserungswürdig

nicht gut

Natürlich brauchen auch die Bereiche, die mit gut bewertet werden, noch Einsatzkräfte. Manchmal kann es auch hilfreich sein, wenn gerade in diesen Bereichen sich Neue mit einbringen, damit die "alten Hasen" etwas angreifen können, das noch im Argen liegt.
Die Bewertung soll dabei keine Schuldzuweisung an die Verantwortlichen sein. Meist sind die Verantwortlichen für so viele Bereiche zuständig, dass sie die Aufgaben nicht mehr bewältigen können und Prioritäten setzen müssen.

Koordination = nicht "Lead" als formale Rolle, sondern mehr "Wer hat den Hut auf, hilft anderen Leuten, lernt Neue ein, koordiniert Dinge, hat ein Ohr für andere, geht den Belangen als auch den Leuten nach".

Eine gute Erklärung zur Rolle eines "Lead" oder "Guide" in unserem Projekt hat Charles gegeben: [2]. Sie ist leider auf Englisch. Einige Beispiele für "Leads", die ihre Rolle genau in diesem Sinne in unserem Projekt ausfüllen bzw. ausgefüllt haben sind Christoph N., Jean W., Bernhard.

Ideen

Hier wollen wir Ideen, Anregungen, Kommentare und ähnliches zu diesem Thema sammeln. Füge bitte nach Deinen Eintrag folgende Zeichen (Vier Wellen [ALT GR +]) ein: ~~~~ Dann wird automatisch Dein Benutzername und das Datum Deines Eintrags ähnlich dem hier mit eingefügt: K-j 2012-05-06T00:50:33 (CEST)

• Erstellen einer Vorlage für Aufgabenbeschreibung (Whiteboard) in Anlehnung am Template des Designteams. K-j 2012-05-06T10:57:15 (CEST)
• Erstellen von Aufgabenbeschreibungen. K-j 2012-05-06T10:57:15 (CEST)
• Reduzieren, reduzieren, reduzieren! Aus meiner Sicht als "gelegentlich Beitragender" hat das deutsche Projekt im Moment ein unausgewogenes Verhältnis von Quanitität zu Qualität. Schon diese Koordinations-Themen-und-Gesichtspunkte-Sammel-Seite ist übervoll. Gut, sie ist ja auch "historisch gewachsen", insofern war sie bisher eher eine Art Brainstorming-Seite. Aber hier zeigt sich meiner Ansicht nach beispielhaft, was dem Projekt fehlt - oder, besser ausgedrückt, was dem Projekt nützen könnte: Reduktion der Quantität durch beherzte Entscheidungen! Auch das Wiki ist übervoll mit Befindlichkeits-Geschwafel, man tut sich oft schwer (nicht nur als Anfänger), herauszubekommen, wo die relevanten Informationen stehen; wenn man etwas sucht, findet man es an X verschiedenen Stellen - was gilt denn nun? usw. Ich persönlich würde mir jedenfalls deutlich weniger Vielfalt bei mehr Qualität wünschen. Um etwas zu erreichen, muss man Abstriche machen: "Alles" geht halt nicht! Also lieber was Kleines aber feines als zu vieles auf Kosten der Qualität. Nino 2013-04-21T08:43:19 (UTC)

Nächste Schritte

Revision der bisherigen Arbeitsabläufe

• Best Practice: "Was hat bisher (OOo, LibO) gut funktioniert?"
  • Vorschlag (Jochen):
    • Kommunikation über die deutschsprachige discuss-ML
    • Deutschsprachige LO-community-Mitglieder stellen Kontakt zu internationalen ML sicher
    • Lokalisierung ins Deutsche
    • Base: deutschsprachiges Handbuch und QA (Bugzilla)
    • Deutschsprachige TDF-Webseite
    • Deutschsprachige LibreOffice-Box
• "Was hindert Neuankömmlinge daran, mitzuwirken und dran zu bleiben?"
• "Was beobachten wir bei anderen offenen Projekten?"

Es wird Koordinierungsmodell für einzelne Aufgaben gesucht:

• Aufgaben werden von "Gremium" mit Zeitrahmen verteilt
• Suche/Biete-Liste
• Einfache Arbeiten-Liste (Easy-Hacks)
• Aufgabenbeschreibungen

Meritokratie

Meritokratie muss besser verankert bzw. sichtbar gemacht werden: Dies ist eine internationale Aufgabe. Sie wurde ansatzweise bereits auf der QA-Liste andiskutiert, aber nicht weiter verfolgt.

Wie gewinnen wir Mitstreiter?

Internationale Einflechtung => Englisch-Übersetzer Internationale Aufgaben auf deutschsprachige Liste zu transponieren

Dokumentation der Arbeitsabläufe

Bessere Dokumentation des Workflows, kleine dokumentierte Aufgaben, beispielhafte Doku, wie die Arbeit real aussieht und durchgeführt wird (Screencasts/kleine Filme), Tipps zur Arbeitsumgebung => Wie gestaltet sich hier die Umsetzung? Gutes Beispiel: LibO-Box

Außenpräsentation

Die LibO-Webseite muss stark verbessert werden. Die TDF-Seite sollte auf Deutsch verfügbar sein. Immerhin sind wir eine deutsche Stiftung und sollten uns auch entsprechend repräsentieren.

Mehr auf das Mitarbeiten in Flyern etc. hinweisen. Wir machen meist "Get it now" aber selten "Hilf' mit, unterstütze uns".

Ressourcen

Hier sollen Quellen aufgelistet werden, die für die Weiterentwicklung des Themenkomplexes geeignet sind:

Gute Beispiele

LibOx: Beschreibung der Arbeitsabläufe, Übersicht der Arbeit (sehens- und nachahmenswert für andere Bereiche)

Vorlagen

Vorlage für Ideen-Workflow (Arbeitsablauf) des Design-Teams (englisch): Design/Whiteboards/Whiteboard Template

Vorlage für die Gestaltung einer Aufgabenliste: User:Nik#Proposed rearrange of Design Work items

Hier ist eine umfangreiche Liste mit Aufgaben, die bei uns anfallen: DE/Beitragen

Vortrag über die Geschichte, Entwicklung und Struktur von TDF und LibreOffice: [3]

Graphiken

Um das weitere Vorgehen zu verdeutlichen, können fünf Symbole zur Visualisierung verwendet werden:

	Kann Auswirkungen auf andere Bereiche und Befindlichkeiten haben, beinhaltet Stolperfallen
	Zu merken, festzuhalten, zu dokumentieren
	Muss noch näher diskutiert/weiter bearbeitet werden
	Übergabe an internationale Ebene, dabei soll die Prozessentwicklung und Steuerung aktiv unterstützt werden
	Dient lediglich zur Information

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